Si la crise sanitaire a su pousser de nombreuses entreprises vers cette pratique numérique, force est de constater que certains critères indispensables de choix de solution n’ont pas été prioritaires. Or, se doter d’un outil de signature électronique sécurisé répondant aux normes européennes en vigueur est loin d’être un luxe… Découvrez ici comment signer électroniquement un PDF grâce à une solution sécurisée et intuitive.
L’importance des PDF en entreprise
La quasi-totalité des documents traités en entreprise sont des PDF. Et ce dans tous les domaines, au sein de toutes les fonctions. L’intégralité du contenu de ces documents est « scellée » puisque sa spécificité est de préserver la mise en page. Par conséquent, il sera impossible de copier son texte, ses images ou encore ses tableaux dans le but de les réutiliser ou bien de les modifier. Et ce, quels que soient le logiciel, le système d’exploitation ou le device (mobile, tablette ou desktop) utilisés.
Si besoin, les PDF peuvent être compressés ou fusionnés. Et, grâce à des logiciels spécialisés ou à certaines plateformes en ligne (gratuites) ces contenus peuvent être modifiés ou annotés. Plus techniquement, les fichiers PDF peuvent être créés avec différentes options personnalisées, ce tant au niveau de la compression des images et des textes, que de la qualité d’impression du document ou du verrouillage. C’est en partie la raison pour laquelle ce format est tant utilisé en entreprise, au point que plusieurs centaines de millions sont créés chaque jour. Le PDF (Portable Document Format) s’est ainsi imposé progressivement depuis son invention en 1992 comme un format d’échange jusqu’à devenir un standard international.
Comment signer un PDF avec notre solution de signature électronique
Grâce à notre solution de signature numérique odrive_sign, faire signer un PDF n’aura jamais été aussi simple et sécurisé. Voici les 4 étapes clés :
- Choisissez votre document puis déposez-le dans oodrive_sign
- Ajoutez-le(s) signataire(s) puis choisissez un mode de signature (en face à face, à distance, ou les deux si toutefois vous avez plusieurs signataires ayant différents besoins/impératifs)
- Oodrive_sign génère le PDF finalisé tel qu’il doit être présenté, lu et consenti par le(s) signataire(s). Oodrive_sign collecte ensuite les signatures électroniques pour chacun des signataires
- Notre tiers de confiance, Certeurope, certifie et horodate le document, ses éventuelles annexes et l’identité de chaque signataire. Le document est ensuite scellé et archivé avec ses éventuelles annexes et son dossier de preuve dans votre back office.
Les avantages d’oodrive_sign
Le premier avantage d’oodrive_sign est la sécurité de la signature électronique. En effet, faisant partie de notre écosystème, notre solution de signature électronique bénéficie de l’expertise oodrive, leader européen spécialisé dans la gestion de contenus sensibles. Nos nombreuses certifications et qualifications, comme SecNumCloud par exemple, attestent de nos compétences en matière de sécurité informatique, et ce au plus haut niveau. Oodrive_sign est également en conformité avec le règlement eIDAS, qui fût créé en 2014 dans le but d’uniformiser la règlementation sur les signatures numériques au sein de l’Union européenne.
En plus de la sécurité, un autre avantage de notre logiciel de signature électronique est sa simplicité d’utilisation. Le processus pour créer une signature électronique est intuitif, rapide et aussi disponible en API. Cette facilité d’utilisation permet une prise en main rapide donc l’engagement des équipes. Enfin, toutes les signatures faites sur oodrive_sign sont garanties grâce à l’assurance de protection juridique incluse dans l’abonnement, et ce sans surcoût.