Ces instances sont des moments privilégiés pour échanger et confronter des idées mais également pour partager des documents plus ou moins sensibles. Or, la transformation numérique des entreprises a profondément bouleversé les processus de réunion.
Dans le but de gagner en efficacité et en rentabilité, les réunions digitalisées doivent non seulement être organisées de façon optimale, mais elles doivent aussi se dérouler dans un espace sécurisé. Ce, dans le but d’attribuer le niveau de protection adéquat aux informations échangées aussi bien qu’aux contenus partagés avant, pendant et après la réunion. Véritable pierre angulaire de la collaboration, optimiser les réunions grâce aux nombreuses opportunités d’organisation, d’échanges et de sécurité qu’apportent les outils digitaux est désormais une priorité voire une condition pour le succès des projets d’entreprise.
Typologies des réunions
Il existe différents types de réunions, n’ayant pas vocation à être sécurisés de la même façon. Cependant, il est important de préciser que bien plus de contenus entrent dans la case « contenu sensible » qu’imaginé. En effet, les réunions du board ou encore les instances de gouvernance ne sont pas les seuls meetings partageant des documents critiques. De manière plus générale, tout ce qui à trait au fonctionnement, aux collaboratrices et collaborateurs, ou à la stratégie de l’entreprise doit être considéré comme sensible.
Les réunions d’information :
Il s’agit probablement du type de réunion le plus répandu. Ces meetings véhiculent des informations généralement intégrées dans une présentation. Ce qui place les participants dans une posture relativement passive. Le plus souvent, en vue de rendre l’exercice plus vivant et de s’assurer de la bonne compréhension de toutes et tous, une série de questions/réponses est généralement organisée.
Les réunions de revue :
Il s’agit ici de meetings assez formels réunissant les parties prenantes d’un projet. Le but étant de valider ou non les différents livrables, de revoir les étapes clés du projet afin d’attester de l’avancement ou si nécessaire, repenser la trajectoire restant à effectuer. Ces réunions ont souvent un cadre structuré et récurrent, se plaçant ainsi dans une certaine continuité, entre le démarrage et la finalisation d’un projet.
Les réunions d’échanges :
L’enjeu ici est d’échanger sur des sujets prédéfinis. Chaque membre peut intervenir, poser des questions, émettre un avis ou encore proposer de nouvelles pistes de travail. Il s’agit donc de réunions résolument participatives. Les kick-off meeting ou encore les briefings d’équipes sont de bons exemples types de réunions d’échanges.
Les réunions de résolution de problème :
Il est question ici de se réunir dans l’optique de, comme son nom l’indique, identifier et résoudre un point bloquant dans la réalisation d’un projet. Il s’agit alors de confronter différents points de vue afin de maximiser les opportunités de solutions.
Sécurisez vos contenus échangés en réunion
Les technologies grand public ne sont pas adaptées aux enjeux sécuritaires inhérents aux réunions stratégiques et de gouvernance. Si elles permettent de digitaliser les échanges, de transmettre des documents, et parfois même de travailler en mode collaboratif, elles n’offrent pas le niveau d’efficacité, de planification, et surtout de sécurité des données, attendu dans le cadre d’une instance de gouvernance.
C’est pourquoi la solution oodrive_meeting de Board Room virtuelle a été conçue spécifiquement pour la digitalisation des réunions de gouvernance, afin de répondre aux enjeux propres à ces instances :
- Pour gagner du temps (calendrier, outil de recherche permettant de retrouver des passages précis au sein des documents, accès depuis tout type d’appareil même à distance).
- Pour planifier plus efficacement (gestion des invités, création de l’ordre du jour, accès à un dashboard, partage sécurisé de documents avec possibilité de les annoter).
Pour garantir la sécurité des données et la confidentialité des contenus sensibles (gestion des accès, chiffrement des échanges, partage sécurisé, stockage des données dans des datacenters européens).