Le CSE (Comité Social et Economique) de l’UTO EDF, souhaitait faciliter la gestion des réunions de ses équipes au travers d’une solution cloud conforme aux exigences de sécurité informatique du groupe. Dans un contexte où la dématérialisation n’est plus une option, Rodolphe Paunet, Secrétaire du CSE de l’Unité Technique Opérationnelle, a choisi la solution oodrive_meeting (anciennement boardnox) pour simplifier les processus de réunion tout en sécurisant les contenus partagés. Il nous livre les détails de ce choix.
Le choix de la solution cloud française du marché
L’année 2020 est marquée par la crise sanitaire de la Covid-19. Elle fut également l’année de la digitalisation. La dématérialisation a été pour beaucoup une étape cruciale dans la gestion des nouveaux processus de réunion. Avec le télétravail massif, la quantité d’information partagée entre collaborateurs s’est multipliée. C’est dans ce contexte que le CSE de l’UTO a repensé les outils collaboratifs de ses membres.
« Avant de déployer la solution d’oodrive, nous utilisions une solution américaine « maison » qui ne nous satisfaisait pas. Il nous fallait une solution fiable, sécurisée et qui puisse gérer aisément les droits d’accès des 900 utilisateurs de l’UTO » confie Rodolphe Paunet.
Le CSE souhaitait s’équiper d’un outil capable de parer aux problématiques de bugs et surcharges de réseaux. « Depuis que nous sommes équipés d’oodrive_meeting aucune coupure de réseau ou dysfonctionnement n’a eu lieu. » ajoute Rodolphe Paunet.
Oodrive, recommandé par le RSSI de l’UTO, répondait aux exigences de sécurité du groupe EDF, notamment grâce à sa qualification SecNumCloud, garantissant le plus haut niveau en matière de sécurité informatique.. De nombreuses autres entités EDF étaient déjà titulaires de contrats pour la sécurisation et le stockage de leurs données avec l’acteur français. Rodolphe Paunet fait donc le choix d’oodrive_meeting en mars 2020.
Un paramétrage et une gestion des accès pointus
Seul administrateur d’oodrive_meeting au sein de l’UTO, M. Paunet indique que les partages de documents y sont nombreux (plus de 1100 fichiers), tout comme leur typologie ou niveau de sensibilité.
« Toute entreprise fonctionne avec des savoir-faire et des processus spécifiques. Notre CSE est amené à échanger avec les chefs d’entreprises, les décideurs EDF sur un certain nombre de sujets stratégiques. Toutes nos données sont donc sensibles, dites confidentielles ou confidentielles défense » précise Rodolphe Paunet.
Oodrive_meeting apporte une réelle valeur ajoutée grâce aux fonctions de paramétrage des accès. L’administrateur peut définir qui peut consulter, modifier ou partager un contenu en fonction de sa hiérarchie ou des règles de sécurité mises en place.
« Le format cloud de la solution permet aux équipes d’utiliser l’outil depuis n’importe quel appareil et de n’importe où en étant serein au niveau de la sécurité des documents partagés » ajoute Rodolphe Paunet.
Une vraie proximité dans les échanges avec les équipes
Si la prise en main d’oodrive_meeting fut rapide pour les équipes de l’UTO — les utilisateurs sont très positifs quant à l’utilisation de l’outil – le Secrétaire du CSE explique que l’accompagnement a été aussi un facteur clé de succès lors du déploiement. Côté technique d’abord, où l’équipe support est toujours présente pour le guider, mais aussi d’un point de vue commercial pour la prise en main et les 1ers accompagnements.
« Je souhaite louer la démarche intelligente d’oodrive et son équipe, très à l’écoute de nos attentes et totalement compréhensive de nos enjeux. La rencontre du responsable commercial en charge au secteur de l’énergie, m’a permis d’avoir un niveau de confiance et de disponibilité optimal et d’obtenir toutes les réponses à mes questions. » souligne Rodolphe Paunet.
Avec la nouvelle offre unifiée oodrive, oodrive_meeting est maintenant interconnectée aux autres propositions de valeur du groupe : le partage collaboratif, la signature électronique, la gestion d’assets numériques ou encore la sauvegarde. Rodolphe Paunet reconnaît notamment les avantages d’un module de signature et conclue « L’intérêt pour moi, c’est surtout d’avoir une plateforme externe complète et modulaire selon nos besoins. Et si je dois résumer notre relation avec oodrive en 3 mots je dirais : simplicité, écoute et sécurité ».
