AXA France a choisi oodrive_meeting pour la gestion de ses conseils d’administrations, afin de faciliter la mise à disposition de tous les documents liés au bon déroulement de leurs comités internes.
AXA France est une société qui intervient sur toutes les branches d’assurances, elle tient une position leader sur le marché Français et rayonne sur la scène internationale. AXA France c’est plus de 25 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2019. En France, AXA jouit d’un large réseau d’agents généraux, de salariés, mais aussi de courtiers.
M. Marck Directeur des Affaires Publiques et Secrétaire des Conseils d’Administration d’AXA France, nous livre son expérience avec oodrive_meeting, et comment cette solution l’accompagne dans ses missions.
Secrétaire des Conseils d’Administration chez AXA France, qu’est-ce que c’est ?
Aux côtés du Président Directeur Général d’AXA France, Hubert Marck est chargé d’animer et de préparer les ordres du jour ainsi que les comptes rendus des conseils d’administration et des trois comités spécialisés d’AXA France, à savoir : le comité rémunération et RSE, le comité des risques et le comité d’audit. Il fait le lien entre l’ensemble des interlocuteurs et administrateurs de ces différents comités avec le conseil d’administration. À travers ses missions, Hubert Marck doit régulièrement gérer la diffusion de contenus sensibles. Ces documents doivent pouvoir être partagés rapidement, simplement et en toute sécurité.
La dématérialisation comme facilitateur du quotidien
« L’intérêt majeur de oodrive_meeting, c’est la suppression du papier. » nous confie Hubert Marck. Cette solution d’oodrive lui permet tout d’abord d’héberger en ligne les documents souhaités (convocations, présentations, notes, comptes rendus) puis de les transmettre aux interlocuteurs concernés. Une fois dématérialisés, les documents sont disponibles pour tous les interlocuteurs autorisés et partout.
Plus de papier donc, et la possibilité de gérer les fichiers sur une seule et unique plateforme. Un gain de temps considérable pour Hubert Marck, mais aussi pour ses administrateurs.
« Pour donner un cas concret, il arrive en comité que les administrateurs n’aient pas accès aux documents de présentation. Plutôt que d’envoyer un email, je charge directement les éléments sur oodrive_meeting, et ils les reçoivent immédiatement. » rapporte Hubert Marck.
Un outil pratique, mais avant tout garant de la confidentialité
« oodrive_meeting, c’est la dématérialisation d’une part et la sécurité d’autre part » poursuit-il. La dématérialisation lui permet aussi de contrôler l’accès aux documents partagés. Seuls les administrateurs déterminés préalablement peuvent avoir accès aux documents attribués. Sans papier, et dans l’univers sécurisé oodrive, l’utilisation de oodrive_meeting permet finalement à Hubert Marck de garantir une bulle de confidentialité et de sécurité autour de ces comités stratégiques pour AXA France.
En plus de l’aspect sécurisant de la solution, celle-ci facilite le quotidien de ses utilisateurs. Le fait de pouvoir mettre à disposition tous les fichiers sur une seule et même plateforme permet de faire gagner du temps non seulement à Hubert Marck mais aussi aux administrateurs, qui n’ont plus besoin de rechercher dans leur boîte mail tous les documents liés à leur réunion.
« Pour définir oodrive_meeting en trois mots je dirais : dématérialisation, sécurité, simplicité d’utilisation. » conclut Hubert Marck.
