La dématérialisation tend à devenir un moyen courant dans la transmission des données en phase avec le développement de la technologie. Actuellement, le secteur public local commence à laisser les documents en papier au profit des données numériques aussi bien pour faciliter les échanges que de réduire les coûts liés au traitement et à la transmission. Pour la transmission des pièces comptables dématérialisées au trésorier (Hélios), la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) a développé le Protocole d’Echange Standard dans sa version 2 (PES V2) pour les collectivités. Les ordonnateurs (progiciel financier) et les comptables du Trésor Public sont tenus d’utiliser ce nouveau protocole pour faciliter et améliorer le traitement des flux comptables. A compter du 1er janvier 2015, le PES V2 sera le seul protocole disponible pour l’ordonnateur en remplaçant les protocoles actuels (INDIGO, HTITRE, HMANDAT, OCRE …). Si le PES V2 de l’application Hélios est actuellement le principal protocole pour la transmission dématérialisée de la chaîne comptable et financière, comment s’effectuait la transmission des flux avant le PES V2.
Le PES V2
Le Protocole d’Echange Standard dans sa version 2 (PES V2) est le nouveau protocole pour les échanges électroniques entre les collectivités locales et la trésorerie publique. Le PES V2 remplace les protocoles actuels de transmission des flux pour transmettre les pièces comptables (mandats, titres et bordereaux) et les Pièces Justificatives dématérialisées. L’adoption du PES V2 permet un gain de temps, une optimisation des coûts, une réduction des documents papier, une amélioration du délai de paiement, un accès rapide aux Pièces Justificatives, une amélioration de la qualité des flux et une sécurisation des échanges.
Transmission des flux avant le PES V2
Avant le PES V2, les collectivités locales utilisaient des protocoles standards comme l’INDIGO, l’HMANDAT ou l’HTITRE pour la transmission des flux comptables. Les collectivités envoient via un progiciel financier les données de prise en charge par les protocoles vers l’application Hélios de la Direction générale des Finances publiques (DGFiP). En parallèle avec l’envoi de ce flux numérique au trésorier (Hélios), un flux papier est transmis pour les mandats, titres et bordereaux.
Transmission des flux avec le PES V2
Avec le PES V2, seul un flux comptable est véhiculé entre l’ordonnateur et le comptable. Le PES assure ainsi une dématérialisation complète de la chaine comptable et financière. Par rapport aux anciens protocoles, le PES V2 se veut être plus complet et plus précis en ce qui concerne la transmission des flux. En effet, le nouveau protocole apporte un meilleur niveau d’information, des flux plus riches, permet la suppression totale du flux papier. Le PES V2 permet ainsi la dématérialisation des titres et mandats, des bordereaux signés électroniquement par un certificat référencé et des Pièces Justificatives dématérialisées produites par les tiers ou par l’établissement. Si l’INDIGO se contente d’un format dit « plat » pour la transmission des données comptables uniquement, le PESV2 assure la transmission de flux enrichis (champs de données plus complets et
Dématérialisation totale ou partielle
La dématérialisation des flux comptables peut être totale ou partielle selon la décision de chaque collectivité. Une dématérialisation partielle n’impliquant que les titres et les mandats implique la transmission des pièces justificatives au format papier. Les collectivités sont aussi tenues d’apporter certaines informations sur les pièces justificatives telles que les références du mandat. La dématérialisation des titres, des mandats et des pièces justificatives nécessite la transmission au format papier du bordereau portant la signature manuscrite. La dématérialisation totale (titres/mandats, pièces justificatives et signature électronique) permet la transmission par voie électronique de toutes les informations. Cela permet une économie d’échelle optimale et une diminution des manipulations de papier.
Les pré-requis techniques
Pour pouvoir générer des flux au format PES V2, les collectivités devront en premier lieu disposer d’un logiciel comptable et financier pouvant produire des flux PES V2. Le passage à ce nouveau protocole implique aussi la disposition d’un logiciel permettant la signature électronique des flux et d’un certificat électronique ainsi que l’utilisation d’un dispositif de télétransmission homologué par le Ministère des Finances permettant l’envoi de flux PES V2. Les collectivités sont tenues d’utiliser un logiciel comptable et financier qui permet le suivi et l’exécution du budget dans le respect des normes budgétaires (M14, M22, M31, M4, M41, M42, M43, M49, M52) pouvoir générer des flux au format PES. La plupart des logiciels financiers sont capables de générer les flux comptables selon le PES, mais le plus utilisé auprès des collectivités reste l’Ecompta – Magnus. En général, ces logiciels permettent la dématérialisation des échanges avec la Trésorerie pour les mandats et les titres.
Un parapheur électronique est indispensable étant donné que la dématérialisation requiert la disposition d’un certificat. Si les collectivités font appel à la DGFiP ou à l’Association des maires de France (AMF) pour la délivrance des certificats électroniques, l’outil de signature utilisé est XéMéLios. Ce logiciel mis gratuitement à la disposition des collectivités par la DGFiP permet une dématérialisation totale de la chaine comptable. Si par ailleurs, la fourniture des certificats est confiée à prestataire informatique, un parapheur électronique est requis. A noter que l’usage d’un certificat électronique par une personne autre que celle habilitée est qualifiée de « faux et usage de faux ».
Et enfin pour envoyer le flux au format PES, l’ordonnateur d’une collectivité doit recourir à un Tiers de Télétransmission (TDT), une sorte de postier électronique. Le TDT permet en fait aux collectivités d’accéder au programme Hélios, c’est-à-dire le transfert des pièces comptables vers le Trésor public.