La dématérialisation des données est un processus très utilisé dans les secteurs d’activité pour les échanges de documents. Les documents électroniques (fichier texte, audio, vidéo, etc) doivent comporter des dates et heures de référence appelées « horodatage électronique ». Prenant la forme d’un sceau électronique, l’horodatage de documents numériques peut servir de preuve irréfutable sur l’existence d’un fichier à une date et une heure précise, mais aussi de garantir la non-modification du document depuis cette date. L’horodatage électronique peut être utilisé comme une preuve devant les tribunaux ou d’autres instances légales en cas de litige. Le sceau électronique, faisant foi comme le cachet de la Poste, garantit la valeur probante des actes et documents électroniques tels que les factures, les contrats et autres documents administratifs.
Les principes d’usage de l’horodatage électronique
L’horodatage des documents sert de preuve irréfutable sur :
- La non-altération du document c’est-à-dire que le document n’a pas été modifié depuis son horodatage.
- Le respect des délais légaux : la date de l’horodatage faisant foi comme le cachet de la Poste.
- L’accusé de réception après envoi des documents
- La traçabilité des actions
Lors d’un horodatage d’un document électronique, un jeton d’horodatage ou sceau électronique est délivré par des services d’horodatage. Le sceau électronique scelle le document avec une datation à la seconde près pour en garantir son intégrité et sa valeur probante, utilisable comme un élément de preuve. Le sceau électronique est un fichier délivré par l’association de l’empreinte des données horodatées avec une heure provenant d’une source de temps fiable signé par l’Autorité d’Horodatage. Chaque document électronique dispose d’une empreinte unique après son horodatage. L’horodatage constitue une preuve juridique pour les entreprises qui répondent à un appel d’offres, car il permet de démontrer que le dossier de candidature a été déposé dans les délais impartis.
Assuré l’intégrité d’un document électronique
L’horodatage électronique apporte une date et une heure de référence universelle aux documents utilisés dans le cadre des échanges électroniques. Elle permet entre autres de garantir l’intégrité des documents. Le sceau électronique est délivré par un tiers horodateur en respectant les protocoles juridiques et les techniques normalisées pour sceller les données électroniques. Le sceau électronique permet ainsi de protéger le contenu d’un fichier électronique, mais aussi sur les preuves liées à sa date de réception ou d’émission. Il permet entre autres de garantir la non-modification du document entre la date d’horodatage et la date de vérification. L’intégrité et la valeur probante des documents sont assurées avec le sceau électronique grâce à sa datation automatique à la seconde près.
Utilisation un système d’horodatage des documents électroniques
Les services d’horodatage sont très utiles pour l’horodatage des fichiers lors des échanges électroniques. L’horodatage est utiliser pour :
- Dater une signature électronique ;
- Prouver l’heure de réception ou d’émission d’un fichier par voie électronique ;
- Apporter des dates à des créations intellectuelles ;
- Sceller des documents numériquement avant l’archivage ;
- La clôture des enchères électroniques ;
- La programmation des bulletins de paie ;
- Assurer la traçabilité des actions ;
- Assurer la non-altération des documents ;
- Respecter les délais légaux et l’accusé de réception opposable.
- Pour les ventes en ligne, l’horodatage offre la possibilité de dater les conditions générales de vente ou d’assurer une part des transactions.
L’horodatage, une intégrité optimale
Grâce à l’horodatage, les utilisateurs d’une plateforme collaborative peuvent partager le document en ligne tout en ayant la certitude qu’il n’a pas été modifié.