Depuis plus d’une décennie, la dématérialisation des documents est une forme très courante dans l’environnement des entreprises et des administrations. Tous les documents sont nativement sous format électronique. Dans la dématérialisation, la conservation des documents est plus qu’importante. En plus de son cycle de vie (création, évolution, validation, signature, envoi aux destinataires, etc.), le document numérique devra aussi conserver sa valeur juridique et son intégrité. Et c’est là l’enjeu de la conservation des documents. On distingue deux types de conservations, coffre-fort électronique et archivage numérique, qui se distinguent sur la portée et le domaine de l’archivage.
Archivage numérique
L’archivage numérique ou Système d’Archivage Électronique (SAE) a remplacé peu à peu le rôle que tenait le disque dur d’ordinateur personnel ou le serveur dans la conservation de documents au sein d’une entreprise. La SAE offre plus de garanties pour ce qui est de l’intégrité, de la pérennité, de la traçabilité, et de la confidentialité des documents. La SAE peut aussi prouver l’authentification d’un document par rapport à l’original. L’archivage numérique respecte la norme NF Z42-013 de l’AFNOR.
L’archivage électronique pour la sauvegarde des données importantes
L’archivage électronique est incontournable pour sauvegarder les données importantes d’une entreprise. En effet, il est difficile de prévoir les sinistres comme l’incendie, le vol, les dégâts des eaux ou autres défaillances électriques auxquels les dossiers sont exposés en permanence. L’utilisation des systèmes de protection classique est souvent adoptée, pourtant les supports physiques comme les bandes DLT et S – DLT ne sont pas infaillibles.
L’archivage électronique : quand simplicité et performance vont de pair
L’archivage électronique consiste à sauvegarder les documents électroniques sur un support performant et sécurisé afin d’en faciliter l’accès à tout moment. La durée d’archivage des fichiers peut varier selon les besoins des propriétaires et les contenus archivés sont souvent figés et ne peuvent être modifiés que par ces derniers.
L’archivage électronique a l’avantage de permettre à l’entreprise de posséder en permanence une copie de ses fichiers les plus importants en cas de dysfonctionnement de son dispositif de sauvegarde. Il faut savoir qu’au regard de la loi, les données électroniques ont la même valeur qu’un support papier ordinaire.
Le coffre-fort électronique
Afin de garantir un espace d’archivage sécurisé, la notion de coffre-fort électronique a été mise en place et standardisée par l’AFNOR au sein de la norme NF Z42-020. Par rapport au Système d’Archivage Électronique, le coffre-fort électronique garantit un maximum de fonctionnalités nécessaires à un espace de stockage.
Un coffre-fort comme composant de l’archivage permet ainsi de conserver les documents et les « métadonnées » qui, a posteriori, permettent de faire des recherches sur les documents en question. Le coffre-fort électronique garantit l’intégrité des documents grâce à l’empreinte numérique apposée lors du dépôt, la pérennité des documents grâce aux contrôles périodiques et à la duplication du stockage, la confidentialité lors des échanges grâce au cryptage et au contrôle d’accès, et enfin la traçabilité de tous les utilisateurs qui ont accédé aux documents.
En d’autres termes, le coffre-fort électronique est donc une évolution de l’archivage numérique grâce à une meilleure garantie tant sur la conservation elle-même que sur l’intégrité des documents. Ces dernières font la plus grande différence entre un coffre-fort électronique et un simple archivage numérique. Le coffre-fort électronique garantit un espace d’archivage à vocation probatoire. Ce système d’archivage de données se repose sur des mécanismes de sécurité qui apporte une valeur juridique à la conservation des documents d’après la loi du 12 mars 2000 portant sur le droit de la preuve matérialisée par la signature électronique.
Le coffre-fort électronique : l’archivage probatoire
Le coffre-fort électronique permet l’archivage des documents grâce au développement des technologies de l’information. L’archivage électronique se distingue par la simplicité du stockage, l’accessibilité de l’information, la réduction des coûts et la réduction des risques (confidentialité, perte et sinistre). Le principal intérêt de l’archivage est sa fonction de mémoire mais il s’avère aussi utile pour sa fonction de preuve pour se conformer aux exigences légales et règlementaires. En effet, les législations imposent aux entreprises un certain nombre d’obligations pour ce qui est de la conservation de leurs documents. Depuis la démocratisation de la dématérialisation des documents auprès des entreprises et des administrations depuis la fin des années 1990, des textes ont été introduits pour conférer au document dématérialisé la même valeur probante qu’un document papier. Toutefois, l’appréciation de la valeur probatoire d’une archive électronique revient au Juge et tous les éléments de preuve pour sa validité doivent être réunis pour qu’on puisse parler d’archivage à valeur probatoire. En effet, le dépositaire doit disposer de preuves numériques qui attestent l’archivage légal des documents en cas de litige.
Les principes fondamentaux de la valeur probatoire
Chaque pays a ses propres règlementations pour définir les modalités pratiques de l’archivage électronique pour démontrer la valeur probatoire d’un document archivé dans un coffre-fort électronique. Mais en général, il est impératif de garantir l’authenticité, l’accessibilité et l’intégrité du document.
– L’authentification d’un document électronique repose sur l’identification de celui qui est à l’origine du document. Ainsi, les documents sont authentifiés par la signature électronique de son créateur. En plus d’identifier le créateur du document, la signature électronique permet de sceller le document. Toute modification apportée au contenu du document après la signature casse sa validité.
– L’accessibilité du document doit être assurée pour garantir sa valeur probatoire. En effet, un Juge ne peut valider un document électronique comme preuve si son contenu n’est pas exploitable. La lecture d’un contenu électronique nécessite l’utilisation d’un logiciel. Et les documents doivent être encodés dans des formats normalisés de l’archivage électronique pour que le Juge puisse exploiter le contenu. Ainsi, l’utilisation des formats propriétaires est déconseillée pour l’archivage à valeur probatoire. Il faut les convertir dans un format universel avant l’apposition de la signature électronique.
– Pour démontrer la valeur probatoire d’un document archivé dans un coffre-fort électronique, il faut garantir son intégrité. L’horodatage permet de garantir l’intégrité de l’archive. Cette sorte de cachet de poste permet de dater à la seconde près la signature électronique. Après réception des données à horodater, un certificateur d’horodatage délivre un jeton confirme l’existence même du document et son antériorité à l’horodatage.
Le système d’archivage à valeur probatoire proposé dans les coffres-forts électroniques doit répondre à ces fondements pour garantir la validité d’un document en tant que preuve. Et tout au long du cycle de vie de l’archive, de son versement à sa destruction, un coffre-fort électronique doit assurer la traçabilité des données dans un cadre réglementaire. Cela permet de garantir l’intégrité des preuves au cours du temps et leur opposabilité en cas de litige.
Conservation des documents par un Tiers Archiveur
Les utilisateurs peuvent traiter l’archivage électronique en interne ou faire appel à un Tiers Archiveur. Ce dernier est un tiers hébergeur qui garantit l’application de la Politique d’Archivage Électronique. Le Tiers Archiveur garantit la confidentialité et l’accès sécurisé aux documents. Lors du processus de conservation électronique des documents, le Tiers Archiveur fournit aux utilisateurs l’ensemble du système d’archivage numérique tel que la sécurité (Intégrité, traçabilité, authenticité et non-répudiation) et la règlementation juridique (contenu accessible et saisissable comme preuve dans le cadre d’une procédure légale).
Coffre-fort électronique: stockage, conservation électronique et règles de gestion
Un coffre-fort électronique est un composant de stockage d’un système d’archivage électronique (SAE). Le SAE est pour rappel le processus de conservation de tout type de documents numériques à des fins administratives ou patrimoniales. Le système permet de faciliter les opérations de recherche mais surtout de garantir la sécurité, la sûreté, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents une fois archivée. Le coffre-fort électronique permet d’archiver des fichiers numériques dans un environnement hautement sécurisé. Dans un premier temps, ce service était utilisé pour stocker des documents importants au sein d’une entreprise et collectivités territoriales. Mais son champ d’action s’est vite élargi auprès des particuliers pour archiver tout sort de documents et fichiers numériques à l’exemple des documents administratifs, contrats, factures, relevés, photos, …
Éléments fondamentaux dans la gestion des documents électroniques
Le coffre-fort électronique est comme précédemment annoncé un des processus de mise en œuvre d’un archivage électronique. Ainsi, le coffre-fort électronique doit permettre la gestion des documents sous diverses paramètres comme le plan de classement, règles de conservation (durées de conservation), métadonnées liées au document, disponibilité et communicabilité des documents, authentification des utilisateurs, intégrité du document, classification des documents, droits et conditions d’accès, traçabilité des opérations (horodatage), lisibilité des documents, format des documents, destruction des documents ou versement sur une plate-forme d’archivage électronique à long terme.
La règle de gestion des documents électroniques
Le stockage des documents dans un coffre-fort électronique nécessite l’application de quelques points qui réglemente la gestion des documents électroniques : calendrier de conservation, métadonnées, formats, nommage des fichiers et des répertoires.
– Le calendrier de conservation est indispensable pour gérer le cycle de vie des documents. Cet outil permet de déterminer la durée de conservation et le sort final d’un document. Ce sort final peut se traduire par une destruction ou un versement aux archives définitives. Le calendrier de conservation permet ainsi de libérer de la place dans les espaces de stockage.
– L’élaboration des métadonnées permet de répondre aux besoins liés à la bonne gestion des documents électroniques à long terme. Le « recueil de métadonnées » est composé de plusieurs métadonnées dont certaines sont obligatoires, à l’exemple de la durée de conservation et le sort final. D’autres métadonnées pourraient être ajoutées en fonction des besoins d’un métier particulier.
– Le format des documents est un point essentiel dans la bonne gestion des documents électroniques à moyen et à long terme. La conservation des données doit se faire dans des formats répondant à des critères prédéfinis. La liste de formats de fichiers adaptés à l’archivage électronique à moyen et long terme est disponible auprès des Archives d’Etat. En général, le nombre de formats acceptés est limité pour garantir la lisibilité des documents sur le long terme notamment pour le format ouvert qui doit être accessible à tous.
– Le nommage des fichiers et des répertoires permet la mise en place d’un classement qui respecte les arborescences informatiques communes pour assurer le transfert, le partage et la conservation à moyen et long terme. Le choix du nom de dossier et de fichier permet d’éviter l’ouverture d’un document pour savoir de quoi il s’agit.