A partir du 1er janvier 2015, la dématérialisation de la chaine comptable et financière est obligatoire. Cela implique que les collectivités territoriales sont obligées de transmettre les pièces comptables au trésorier par voie électronique. Sont ainsi concernées par cette transmission dématérialisée, les budgets, les mandats, les titres de recettes, les bordereaux et les pièces justificatives des dépenses et recettes. Pour faciliter la gestion informatique de la transmission dématérialisée des pièces comptables des collectivités locales et des établissements publics locaux, la direction générale des Finances publiques (DGFiP) a mis en place une application informatique de gestion comptable et financière : Hélios.
Qu’est ce que la transmission Hélios ?
Hélios est une application mise en place pour faciliter la gestion des flux financiers des collectivités locales et des établissements publics locaux tels que les établissements publics de santé, les établissements publics sociaux et médico-sociaux ainsi que les établissements publics d’habitations à loyer modéré. Hélios est la nouvelle télétransmission des données comptables qui repose sur la modernisation du système de gestion informatique et sur l’avènement d’Internet. L’application est paramétrable et devra améliorer dans l’immédiat la gestion quotidienne des comptables. Ainsi, les comptables et les ordonnateurs peuvent suivre l’ordonnancement et l’exécution des dépenses et des recettes des collectivités.
Un outil moderne au service des gestionnaires publics
Avec le développement de la technologie d’échange qu’est Internet, il est logique que la DGFiP suive le changement pour la dématérialisation complète de la chaîne budgétaire et comptable entre les collectivités et le trésorier. Cette nouvelle application de la gestion comptable et financière des collectivités locales et établissements publics locaux devra ainsi apporter beaucoup plus d’avantages que les autres applications précédemment utilisées par la DGFiP. Les données comptables et financières provenant des collectivités territoriales sont présentées en fichier XML, d’après le Protocole d’Échange standard (PES). Ces données sont ensuite transmises dans le système Hélios après transmission et contrôle en trésorerie.
La modernisation des échanges entre les collectivités locales et les comptables publics apportée par Hélios et qui se traduit par la dématérialisation des pièces comptables et par la mise en place de la signature électronique devra ainsi garantir une rapidité, une simplicité, une efficacité et une souplesse dans les échanges. Les collectivités locales et la trésorerie sont toutes les deux bénéficiaires des avantages proposés par Hélios. Ce dernier garantit des échanges enrichis que ce soit pour les situations de trésorerie, le paiement des mandats de dépense ou encore le recouvrement des titres de recette. Il en est de même pour la qualité d’information échangée sur le suivi des marchés publics et l’inventaire des éléments d’actif.
En somme, la mise en place de l’application Hélios permet d’accélérer les paiements et les recouvrements. En effet, l’échange entre les collectivités locales et les comptables publics pour l’exécution des budgets constitue près de 550 millions de documents papier chaque année. Cette dématérialisation des pièces d’exécution budgétaire et comptables permet de réduire le coût, de fiabiliser la transmission, et d’améliorer le contenu des missions d’exécution et sa gestion.
L’exploitation du traitement Helios
Hélios permet le suivi du recouvrement des titres de recette, des dépenses, des régies et la gestion des ressources des personnes hébergées. Pour le suivi du recouvrement des titres de recette, Hélios permet de traiter diverses informations telles que les caractéristiques du titre, le suivi des encaissements et du recouvrement et l’identification du débiteur. Pour les dépenses, les informations traitées sont les caractéristiques du mandat, l’identification et référence bancaire des fournisseurs, l’identification des titulaires et caractéristiques des marchés, les cessions-oppositions éventuelles, le suivi des paiements … Pour le suivi des régies, les informations relatives à la régie, au régisseur et à ses mandataires seront exploitées. L’accès aux données est réservé aux personnels utilisateurs habilités émanant du poste comptable gestionnaire des collectivités locales, des trésoreries générales et des recettes des finances chargées de la gestion, du pôle spécialisé de la DGCP chargé du recouvrement contentieux, des services chargés de l’audit et de l’organisme ordonnateur des collectivités locales.
Pour les données à caractère personnel, quelques destinataires peuvent exploiter le traitement Hélios. Les organismes bancaires peuvent être des destinataires des données pour le règlement des dépenses, le recouvrement et les prélèvements. C’est aussi le cas pour les huissiers dans la procédure des actes de saisie ou encore des gérants des établissements de santé pour les personnes hébergées concernées. Cependant, l’accès sur l’application HELIOS est limité seulement aux données relatives au domaine de compétence des utilisateurs. Les ordonnateurs ne peuvent pas consulter par exemple que les données qu’eux-mêmes avaient initialement transmises au Trésor public.
Identifier les numéros de marché en cohérence avec Hélios
Lors de la transmission des données entre ordonnateur et comptable vers le trésorier (Hélios), un identifiant unique doit être créé et figuré sur la pièce d’ordonnancement (titre ou mandat) pour lier les pièces justificatives dématérialisées et les pièces comptables. Deux modes de référencement s’offrent aux ordonnateurs pour créer un lien entre les pièces justificatives « papier » et les titres ou mandats dématérialisés avec le Protocole d’échange standard d’Hélios : un référencement par identifiant unique et un référencement par numéro de mandat ou de titre.
L’identifiant unique doit comporter au minimum un certain nombre d’informations précises à savoir le SIRET du budget collectivité, l’année d’origine, le domaine conformément aux « objets comptables » d’Hélios (dépense, recette…) ou le domaine principal pour des pièces justificatives, le numéro chronologique (identification des numéros de marché en cohérence avec Hélios) et les autres données d’identification choisies par l’ordonnateur pour garantir le lien entre les pièces justificatives dématérialisées et les pièces comptables.
Le référencement par identifiant unique permet l’apposition d’un identifiant unique sur chaque pièce justificative. Ce type de référencement est effectué selon les modalités techniques que l’ordonnateur a définies à savoir des étiquettes ou une référence manuscrite à la pièce justificative. Pour faciliter le classement, l’identifiant unique doit comporter l’année d’origine, le domaine et le numéro chronologique. L’ordonnateur effectue le classement selon l’ordre de l’identifiant pour assurer un classement chronologique par domaine. Ce type de référencement reste le même avant et après l’arrivée de la dématérialisation au niveau des pièces justificatives.
Le référencement par numéro de mandat ou de titre incombe à l’ordonnateur d’accompagner les pièces justificatives du numéro du mandat ou de titre rattaché. Ainsi, pour ce deuxième mode de référencement assure le classement des pièces justificatives par numéro d’objet comptable.
Le Protocole d’Echange Standard Version 2 (PES V2)
Tous les autres protocoles de transmission des titres et mandats qui existent précédemment seront remplacés petit à petit par le Protocole d’Echange Standard d’Hélios (PES) qui est actuellement dans sa version 2. Et la dématérialisation de la chaine comptable et financière doit adopter le PES V2 à compter du 1er janvier 2015. Par rapport à la première version, le PES V2 d’Hélios offre la possibilité de dématérialiser des pièces justificatives.
Les formats des pièces et signatures
Dans le cadre d’Hélios, on privilégie le format des fichiers électroniques dématérialisés par l’émetteur. Cependant, il existe des formats référencés par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) pour les collectivités et leurs établissements publics que puissent fluidifier les échanges avec le comptable du Trésor. Le XML est le format le plus privilégié par Hélios, mais il doit cependant respecter les schémas référencés ou validés par la convention cadre nationale relative à la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière des collectivités, établissements publics locaux et établissements publics de santé. L’utilisation du format PDF est aussi sollicitée surtout dans sa version PDF-A. Il existe aussi des formats qui sont temporairement acceptés comme le format CSV (comma separated value), le format Open Document (ODT) pour les documents « texte » (norme ISO 26300) et le format bureautique « Word RTF ». Comme pour les pièces comptables, les formats XML et PDF sont aussi privilégiés pour la dématérialisation des pièces justificatives. Et pour faciliter la transmission des documents, il est conseillé d’utiliser les formats ZIP, TAR ou GTAR pour les documents liés. Ces formats de compression garantissent l’archivage des documents et la préservation des noms des fichiers durant la transmission.
Hélios requiert la signature électronique des pièces comptables et des pièces justificatives liées comme les bordereaux de mandats/titres, acte d’engagement des marchés publics, etc. XadES est le format de signatures privilégié pour les fichiers XML selon l’article 289V du CGI. La signature PADES est le format utilisé pour signer les pièces justificatives au format PDF-A telles que les documents contractuels et les factures. Les pièces comptables au format XML simplifié PES (PES facture) peuvent être visualisées avec XéMéLios. Pour les fichiers PES, la signature XadES est le format de signature conseillé.L’utilisation d’un certificat électronique est indispensable pour signer un document dématérialisé. Le certificat délivré par la DGFiP est reconnu pour la signature des fichiers Protocole d’échange standard d’Hélios. Ces certificats électroniques permettent pour rappel de garantir l’identité du signataire et l’intégrité du document. Ainsi, tous les certificats de signature électronique dans les marchés publics doivent être référencés dans la liste de catégories de certificats « listes de confiance » selon l’arrêté du ministre de l’Économie et des Finances en date du 15 juin 2012.
Hélios et la notification de l’horodatage
L’horodatage permet d’associer un fichier à sa date de création ou de réception. Dans les cas où les collectivités et établissements publics locaux(CEPL) utilisent un horodatage, les documents notifiés doivent être accompagnés d’un lien permanent. Les documents accompagnant la notification doivent être signés par le titulaire. Un jeton d’horodatage (Dont le format RFC3161 est le plus privilégié) accompagne la signature électronique pour représenter la date de notification. Cette préconisation devenue obligatoire a été établie pour qu’un tiers horodateur puisse toujours avoir une vision objective surtout si la CEPL exploite la plate-forme de dématérialisation et selon les dispositions des articles 12 et 81 du code des marchés publics, les dispositifs de l’horodatage doivent permettre de déterminer la date de réception de la notification par le titulaire. Le jeton d’horodatage doit être stocké dans une signature électronique.
Les services de certification et d’horodatage proposent différents types de services pour la dématérialisation des marchés publics. Déjà, le certificat numérique permet d’authentifier le titulaire de la signature et de l’identifier lors de la connexion sur le Portail de la gestion publique. Les services de certification et d’horodatage permettent aux ordonnateurs des flux comptables des collectivités locales de sceller et de protéger un document contre toute altération ultérieure grâce à la signature électronique ou à l’horodatage. Le scellage du document permet de garantir son intégrité. L’horodatage électronique permet d’enregistrer la date et l’heure de création ou de réception du document. L’horodatage est comme le cachet de la poste faisant foi de la date d’envoi. Et enfin, le certificat électronique peut garantir la confidentialité d’un document et le protéger contre les consultations non autorisées.
L’application Helios permet en somme un gain de temps significatif pour ce qui est de la procédure de validation et de signature de toutes les pièces comptables et financières. La solution Hélios permet aussi de garantir la confidentialité, l’intégrité, la traçabilité et la non-répudiation des documents.