Le document électronique est actuellement bien implanté dans les relations commerciales et administratives : carte d’identité, contrats, bons de commande, signature, documents juridiques, factures, déclarations fiscales, appels d’offres, bulletins de vote, etc. Actuellement, on peut rendre à tous les documents commerciaux ou administratifs leur équivalent électronique à des fins de simple archivage ou pour la constitution de preuve. Il a remplacé peu à peu le document papier et partage dans la foulée la même valeur juridique ou de preuve que son homologue en papier. En effet, les documents électroniques permettent de jouer un rôle équivalent à ceux des documents papier vis-à-vis de la loi. Mais lorsque les caractéristiques qui leur confèrent ce rôle équivalent n’existent pas lors de la dématérialisation des documents, la conservation des originaux en papier est obligatoire.
La dématérialisation en France, une obligation légale
Au regard du code des marchés publics, la dématérialisation est obligatoire pour les marchés dont le montant est supérieur à 90 000 € HT. Autrement dit, le pouvoir adjudicateur ne doit accepter pour les marchés importants que les candidatures transmises par voie électronique. L’acheteur peut accéder à une plate-forme et créer un profil acheteur, sur lequel il publie les dossiers de consultation des entreprises (DCE) et les avis d’appel public à la concurrence (AAPC).
Le code des marchés publics aborde plusieurs points importants tels que :
- la possibilité de recourir à la signature électronique (Article 44-I, Article 48, Article 80-I-3º) ;
- la définition du profil d’acheteur (Article 39) ;
- la validité des offres reçues (Article 48) ;
- la méthode de sélection des offres (Article 54) ;
- le système d’acquisition dynamique (Article 78).
La signature électronique
La signature électronique est l’élément de preuve le plus important pour conférer la même valeur juridique des documents papier à son équivalent électronique. La signature électronique permet de remplir les exigences en matière de confiance numérique et de valeur juridique. Elle permet aussi au destinataire d’identifier l’auteur du document reçu et aussi de garantir sa non-altération pendant le transfert. Signer un document électronique implique un certificat octroyé par une Autorité de Certification pour identifier le signataire et garantir qu’il est l’auteur du document. Le certificat électronique est aussi délivré par une administration ou une grande entreprise à ses salariés pour échanger les documents par voie électronique. La validité juridique de la signature électronique dans la dématérialisation des documents est définie par l’article 1316-4 du Code civil. L’appel d’offres et la facturation sont les deux principaux échanges auxquels la dématérialisation est devenue courante. A noter qu’un document papier scanné n’a pas de valeur juridique.
Validité d’un document électronique
L’apposition d’une signature électronique et la validité du certificat octroyé au signataire permettent de valider un document. Et afin de garantir la validité du certificat accompagnant le document, la signature est horodatée. La signature est associée à un jeton d’horodatage qu’une Autorité d’Horodatage délivre au moment où l’envoi du document a été réalisé. Le document électronique peut revêtir plusieurs aspects et on peut dématérialiser tout type d’échanges, allant des simples mails avec accusé de réception électronique à valeur légale aux échanges commerciaux, en passant par les lettres recommandées dématérialisées.
Les échanges commerciaux avec d’importants aspects juridiques et législatifs
Les aspects juridiques et législatifs de la dématérialisation de documents sont plus importants dans les échanges commerciaux notamment l’appel d’offres et la facturation. Depuis le 1er janvier 2005, le Code des marchés publics (CMP) autorise la télétransmission par voie électronique en remplacement des échanges de documents papier pour les procédures de passation des marchés publics. Pour la facturation, la dématérialisation peut être totale si les conditions requises par le Code général des impôts sont remplies. La dématérialisation fiscale ne requiert pas la conservation de support papier.
Les documents dématérialisés sont conservés sur des systèmes d’archivage électronique qui répondent à la norme NF Z 42-013. L’archivage à valeur probante permet aux documents d’être utilisés en cas de litige ou de demande d’un tribunal pour faire-valoir de preuve.
Le contrôle de la légalité dématérialisé
Le contrôle de légalité est une procédure par voie électronique en France qui permet d’assurer la conformité à la loi des actes des collectivités territoriales et certains établissements publics. Cette tâche est assurée par le représentant de l’État, tel que le préfet au niveau des collectivités territoriales, depuis que le contrôle de légalité a remplacé la tutelle administrative d’après la loi de décentralisation du 2 mars 1982.
Le projet ACTES
Le projet ACTES (Aide au Contrôle de légalité dématérialisé) s’inscrit dans le cadre de la modernisation de l’État. Il permet d’introduire les collectivités territoriales dans l’e-administration grâce à la dématérialisation de la transmission des actes réglementaires et actes budgétaires pour leur conformité à la loi en égard à la libre administration des collectivités territoriales. Le projet ACTES a été développé par le Ministère de l’Intérieur et de l’Aménagement du Territoire (MIAT) pour dématérialiser les transferts des actes après être rédigés sous format numérique. Le contrôle de légalité porte essentiellement sur des documents, comme les arrêtés ou les délibérations, créés par les collectivités territoriales et leurs établissements publics (EPCI).
Les actes concernés par le contrôle de légalité
Le contrôle de légalité est effectué sur certains actes administratifs du Code général des collectivités territoriales (CGCT) comme certaines décisions municipales, les marchés publics, les décisions liées aux fonctionnaires territoriaux, les permis de construire et certificats d’urbanisme. Par contre, les actes pris au nom de l’État, les actes de droit privé ou encore les décisions sur les marchés publics dont le montant est inférieur au seuil fixé par la CGCT ne sont pas contrôlés. Le contrôle de légalité des préfets porte sur les actes créés par les collectivités territoriales (communes, départements, régions), par les établissements publics locaux (notamment les EPCI), par les sociétés d’économie mixte locales et par les mandataires.
Télétransmission des actes
Les collectivités territoriales et leurs établissements publics sont tenus de transmettre leurs arrêtés, contrats, délibérations, conventions et documents budgétaires selon leur localisation et leur nature aux services préfectoraux pour que les agents de l’état puissent vérifier leur conformité à la loi. Pour télétransmettre les actes, deux choix s’offrent aux collectivités mais en respect du cahier des charges du 26 octobre 2005. Les collectivités territoriales peuvent utiliser son propre dispositif ou passer par un tiers de télétransmission. Ces plateformes de télétransmission des actes sont homologuées par le Ministère de l’Intérieur et permettent de gérer les actes et autres flux administratifs aux services de l’Etat. Ces plateformes ont préalablement signé une convention de raccordement avec le MIAT comme étant le seul interlocuteur du MIAT aux collectivités territoriales dans le projet ACTES.