La dématérialisation des échanges dans les entreprises se démocratise. Mais à y regarder de plus près, la route sera encore longue avant de pouvoir parler de généralisation. Le bulletin de paie électronique (BPE) est un bon exemple de cette situation. Dans ce domaine, la France est en retard par rapport à de nombreux pays européens. Le BPE a pourtant de nombreux avantages qui jouent en sa faveur. Les nouvelles règles en vigueur dans les mois à venir vont-elles permettre d’inverser la tendance ?
Le taux de dématérialisation des bulletins de paie en France est de 15%, contre 95% en Allemagne, 73% en Grande-Bretagne et 54% en Belgique. Le BPE est pourtant annoncé depuis plus de 10 ans. Mais ce n’est qu’en 2009 (loi n°2009-526 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures) que les salariés ont pu bénéficier d’un cadre légal plus protecteur vis-à-vis de la dématérialisation de leurs fiches de salaire. Cependant, ce texte n’autorisait pas une entreprise à imposer cette solution. Elle devait obtenir l’accord préalable de ses collaborateurs.
De nouveaux textes pour favoriser l’adoption du bulletin de paie électronique
Malgré certaines avancées juridiques, le bulletin de paie papier continue pourtant de faire de la résistance sur le territoire français. 2017, sera-t-elle l’année du changement ? A partir du 1er janvier, de nouveaux textes vont permettre aux entreprises privées comme au secteur public de généraliser ce système.
Et c’est l’administration qui ouvre la marche avec un décret du 3 août 2016. Au 1er janvier 2020 « au plus tard », les bulletins de paie des agents civils de l’Etat, des magistrats et des militaires devront être mis à disposition des intéressés « sous forme électronique, dans un espace numérique propre, créé et administré par la Direction générale des finances publiques ».
Pour les entreprises, les nouveautés se trouvent dans la loi Travail publiée le 9 août 2016 au Journal officiel après sa validation par le Conseil constitutionnel. A partir du 1er janvier 2017 et « sauf opposition du salarié », un employeur pourra « procéder à la remise du bulletin sous forme électronique », par email et/ou via le futur compte personnel d’activité (CPA). En revanche, si le salarié en fait la demande, son employeur aura l’obligation de lui remettre une version papier.
Des économies à la clé
La France compte aujourd’hui près de 40 millions de salariés. Ce sont près de 500 millions de fiches de paie qui sont émises tous les ans. Si l’on prend en compte l’impression, la mise sous pli et la distribution (manuelle ou postale), le coût moyen d’un seul bulletin est estimé entre 1,5 et 3€. A la fin de l’année, cela représente un budget conséquent, en particulier pour les petites structures.
L’objectif du BPE est, entre autres, de permettre à une entreprise de faire des économies sur ce poste précis. En moyenne, la dématérialisation d’un bulletin occasionne des économies de l’ordre de 33 à 67%. A l’échelle de tout un pays, les économies sont considérables.
Les avantages du bulletin de paie électronique vont au-delà des coûts. Cette solution permet également un gain d’espace non négligeable. Les entreprises sont légalement contraintes de conserver, pendant au moins 5 ans, les pièces administratives et comptables de chacun de leurs salariés, même lorsque ces derniers ne font plus partie des effectifs. Les documents, auparavant stockés dans les locaux, seront désormais dans une bibliothèque en ligne. La gestion documentaire est bien plus simple de cette façon.
Travailler avec un partenaire de confiance
La Loi El Khomri (loi Travail) prévoit que le BPE doit être remis et conservé « dans les conditions de nature à garantir l’intégrité des données, leur disponibilité pendant une durée qui sera prochainement fixée par un décret et leur confidentialité ». Il devra être hébergé dans un espace sécurisé associé au compte personnel d’activité. Le salarié aura accès à tous ces bulletins de paie de façon illimitée et à distance. « Chaque titulaire d’un CPA a accès à une plateforme de service en ligne qui lui fournit une information sur ses droits sociaux et la possibilité de les simuler ; Lui donne accès à un service de consultation de ses bulletins de paie, lorsqu’ils ont été transmis par l’employeur sous forme électronique ». La fiche de paie devient mobile. Le système d’archivage électronique (SAE) choisi par l’entreprise devra assurer la conservation à long terme et garantir l’intégrité, la pérennité, la traçabilité, la lisibilité et la sécurité des documents de chaque salarié.
Pour mettre en place le BPE, les entreprises vont devoir se tourner vers des prestataires de confiance comme CertEurope (société du groupe Oodrive), capables de répondre à toutes les exigences de la loi Travail. Les solutions en mode SaaS présentent l’avantage de ne demander aucun investissement matériel. Les services RH qui mettent à disposition de leurs salariés leurs bulletins de paie au format électronique ont recours à sa solution CertSign Server. L’association au service de coffre-fort électronique, au service d’archivage à valeur probante et l’horodatage de la signature font partie des points forts de cette solution.
La signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite (loi n°2000-230 du 13 mars 2000). En sa qualité de Tiers de Confiance, CertEurope réalise chaque étape de la signature selon les normes et textes réglementaires en vigueur.