Malgré des directives nationales et européennes encourageant la généralisation de la facture électronique, force est de constater que le support papier est encore très largement utilisé dans les organisations françaises. Sur les 2,5 milliards de factures générées chaque année par les entreprises et les administrations, seules 5% d’entre elles sont au format électronique. Mais les choses vont changer à partir de 2017.
Pourquoi les entreprises sont à ce point réticentes à dématérialiser certains processus ? Trop technique ? Trop complexe ? Pas assez rentables ? Appréhensions liées à sa valeur légale ? Bien souvent elles ignorent les véritables avantages que génèrent la dématérialisation et le cadre réglementaire en vigueur.
Pourtant, la facture électronique n’est pas difficile à mettre en place et les bénéfices sont évidents : émission plus rapide, diminution du volume de papier utilisé, diminution des frais d’envoi, rapidité de transmission, garantie d’intégrité…
Depuis 2012, les fournisseurs des administrations de l’État qui le souhaitent ont la possibilité de transmettre leurs factures de façon dématérialisée. Ce dispositif est sur le point d’être élargi aux collectivités locales et à leurs établissements publics respectifs. Les entreprises n’auront bientôt d’autre choix que de s’adapter à ces nouvelles exigences.
2017-2020 : plusieurs échéances pour démocratiser la facture électronique
En effet, à partir de 2017, la législation change et la dématérialisation des factures va progressivement devenir obligatoire pour les entreprises devant demander le paiement de marchés publics. L’ordonnance du 26 juin 2014 a défini le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de facture à destination de ces acheteurs publics :
Au 1er janvier 2017, seules les entreprises de plus de 5000 personnes auront l’obligation de transmettre des factures électroniques à ces entités.
Au 1er janvier 2018 ce seront les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5000 personnes) qui devront se plier à cette nouvelle obligation.
Au 1er janvier 2019, les PME (moins de 250 personnes) devront à leur tour ne transmettre que des factures électroniques pour demander le paiement de leurs prestations.
Au 1er janvier 2020, les micro-entreprises (moins de 10 personnes) seront également concernées.
Une plateforme partagée pour des millions de factures
« Le volume global en cible est d’environ 95 millions de factures annuelles », a indiqué le ministère des finances dans un communiqué en date du 9 avril 2015. Pour gérer ce flux de factures électroniques, l’ordonnance du 26 juin 2014 prévoit entre autres la mise à disposition par l’État d’une plateforme partagée.
L’agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE) a mis en œuvre depuis le 1er janvier 2012 une plateforme de dématérialisation des factures, Chorus factures. Cette plateforme permet aux fournisseurs de l’Etat de transmettre leurs factures par voie électronique. Ils peuvent également suivre l’avancement de leur traitement. Chorus facture propose trois modes de transmission : le dépôt de factures en PDF (signé ou non signé) sur un portail, la saisie de factures sur ce même portail, et la transmission de factures en Echange de données informatisé (EDI) pour les fournisseurs au volume de factures important.
Dans le cadre des futures obligations prévues pour 2017, l’AIFE proposera une nouvelle solution technique mutualisée et gratuite aux entreprises, aux collectivités locales et établissements publics : Chorus Portail pro 2017. Cette plateforme permettra le dépôt, la réception, la transmission des factures électroniques et leur suivi. Elle remplacera Chorus factures.
Intégrez la confiance dans vos échanges numériques
Il existe aujourd’hui des solutions accessibles à tous types de structures, permettant de garantir la sécurité d’un processus de dématérialisation et de lui conférer une valeur probante : contrôle des accès en ligne, traçabilité des échanges, intégrité des documents…
Pierre angulaire de la transformation digitale des entreprises, la facture électronique doit respecter un cadre juridique précis afin de pouvoir se prévaloir d’une valeur légale. Il n’existe que trois procédures certifiant de la légitimité d’une facture dématérialisée, parmi lesquelles la piste d’audit fiable. La construction de cette dernière, en agrégeant les différents éléments constitutifs du cycle de vie du document, permet d’attester de sa validité. Dès lors elle prouve l’authenticité, l’intégrité, la lisibilité d’une facture et fera office de preuve en cas de litige.
A travers sa société CertEurope et en sa qualité de Tiers de confiance certifié, Oodrive se porte garant du respect des exigences techniques et réglementaires élaborées par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) et participe activement à la réflexion sur les normes qui encadrent les procédures de dématérialisation.
Identification, signature électronique, horodatage, archivage et adaptation au cadre légal qui entoure l’édition de factures électroniques… Oodrive vous accompagne dans tous vos projets liés à la confiance numérique.
En savoir plus
Image ©GraphicStock