Selon le code des marchés publics (CMP), lorsque l’État ou une collectivité territoriale souhaite passer un marché public de fournitures, de services ou de travaux dont le montant est supérieur à 90 000 € HT, le pouvoir adjudicateur est tenu de mettre en ligne un dossier de consultation des entreprises (DCE) sur son profil d’acheteur. Le DCE comporte toutes les informations relatives au marché (objet, caractéristiques, conditions d’exécution, etc.) et les opérateurs économiques peuvent y accéder à travers la plateforme de dématérialisation prévue à cet effet. L’acheteur public doit mentionner les conditions d’accès dans l’avis de publicité ou dans la lettre de consultation.
Présentation du DCE à mettre en ligne
La présentation des dossiers de consultation des entreprises (DCE) doit répondre à quelques critères pour assurer sa lisibilité et aussi sa sécurité. Il est avant tout recommandé de mettre en exergue les noms des fichiers constitutifs du DCE afin que les opérateurs économiques puissent connaitre la nature du document sans avoir à l’ouvrir. Ainsi, l’acheteur public est incité à mettre une charte de nommage pour accroitre la visibilité des principaux points du document. Parmi les chartes de nommage les plus classiques, on trouve par exemple le sigle RC pour « règlement de consultation », CC pour « cahier des charges » ou encore AE pour «projet d’acte d’engagement à compléter ».
Il est aussi recommandé de mettre un numéro de version de façon sur chacune des pièces constituant le dossier à ce que les candidats sachent en se rendant à nouveau sur le profil d’acheteur si le DCE comporte des mises à jour par rapport à celui qu’ils ont déjà téléchargé.
Enfin, l’acheteur public doit s’assurer à ce que le contenu des fichiers mis en ligne soit identique à celui du support physique (papier, disquette, CD, …) remis aux opérateurs économiques.
Les formats de fichier recommandés pour la présentation du DCE
L’acheteur public est amené à utiliser un ou plusieurs formats dans la présentation du DCE afin d’assurer l’égalité de traitement entre tous les candidats, la transparence des procédures et surtout afin de respecter les principes de liberté d’accès à la commande publique. Les formats dont l’usage est répandu dans le secteur professionnel sont les plus privilégiés pour rendre le fichier accessible à tous. Et pour faciliter l’échange entre les entreprises et l’acheteur public, l’utilisation des fichiers mentionnés au référentiel général d’interopérabilité est recommandée.
L’utilisation des formats de documents révisables est aussi privilégiée dans certains cas pour permettre aux entreprises de réutiliser le document. Un mode révisable permet par exemple à une entreprise de remplir les champs vides laissés par l’acheteur. Pour les acheteurs, l’utilisation des formats de documents révisables permet d’automatiser la collecte et de comparer des données sans risque de perte de temps. Le format de fichier figé est nécessaire pour certains documents afin de les préserver de toutes manipulations involontaires mais aussi pour conserver la mise en page. Le DCE peut ainsi contenir des fichiers en mode révisable et non révisable. Mais dans tous les cas, les fichiers doivent être compressés en « .rar » ou « .zip » :
- mode révisable : format texte universel (.rtf), format bureautique ouvert ODF, format bureautique de Microsoft, format de CAO « OpenDWG », format propriétaire DWG pour les plans ou dessins techniques, etc,…
- mode non révisable : format PDF, format PDF 1.7, format propriétaire DWF, formats images (JPEG, PNG ou TIFF/EP), formats audio MP3 ou WAV, format vidéo MPEG-4, etc…
La signature électronique du DCE, une mesure optionnelle
L’article 41 du code des marchés publics impose la mise en ligne du dossier de consultation des entreprises pour les marchés supérieurs à 90 000 € HT. La publication peut être effectuée lorsque l’annonce de publicité a été envoyée aux organes de publication et les pouvoirs adjudicateurs ont le droit de ne pas mettre en ligne certains documents volumineux ou confidentiels. Cependant, la signature des documents du DCE par l’acheteur n’est ni obligatoire, ni nécessaire.
Signature électronique du DCE : une sécurité optimale à chaque étape
Bien que la signature électronique du dossier de consultation des entreprises ne soit pas obligatoire, les acheteurs publics doivent en revanche s’assurer que les systèmes techniques informatiques utilisés garantissent :
- l’identité des personnes physiques et morales à travers des procédures d’identification et d’authentification ;
- la confidentialité et l’intégrité des données grâce à des techniques de chiffrement ;
- la traçabilité des évènements.
Mise en ligne partielle du DCE
Lors d’un appel d’offres pour un marché de fournitures, de travaux ou de services dont le montant total excède 90 000 € HT, le pouvoir adjudicateur est tenu de publier en ligne le dossier de consultation des entreprises (DCE). Ainsi, tous les opérateurs économiques intéressés peuvent avoir accès aux documents relatifs à l’objet, aux caractéristiques et à l’exécution du marché. Dans certains cas, la collectivité publique est autorisée à ne pas publier en ligne certaines informations. Tour d’horizon des conditions à remplir pour une mise en ligne partielle du DCE.
La confidentialité des données
En raison du caractère sensible de certaines informations, l’acheteur public peut décider de ne pas publier en ligne certains documents figurant au dossier de consultation des entreprises, de crainte que des données confidentielles ne soient divulguées. Le caractère confidentiel des données d’un DCE est contrôlé par un juge.
Les dossiers volumineux
Certains documents très volumineux supposent un temps de téléchargement important pour les opérateurs économiques, c’est pourquoi le pouvoir adjudicateur est libre de ne pas les mettre en ligne avec le reste du dossier de consultation des entreprises.
Accès aux documents du DCE qui ne sont pas mis en ligne
Tous les documents du DCE qui, pour une raison de confidentialité ou de volume important, ne sont pas mis en ligne sur le profil d’acheteur, peuvent être sollicités auprès du pouvoir adjudicateur par les candidats intéressés. Le pouvoir adjudicateur utilisera d’autres moyens pour faciliter l’envoi les informations demandées, par exemple une clé USB ou un support papier.