A travers Hélios, la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) offre un nouveau moyen de transmission dématérialisée des pièces budgétaires et comptables entre les collectivités locales et le trésorier. Pour assurer la gestion financière et comptable des collectivités locales avec l’application Hélios, le passage au Protocole d’échanges standard Version 2 est obligatoire. La DGFiP a aussi mis à la disposition des collectivités un logiciel gratuit de traitement de la signature électronique et un portail « gestion publique ».
En effet, la gestion budgétaire et comptable des collectivités par l’application informatique Hélios implique l’adoption du nouveau PES V2 par la collectivité locale et la signature électronique mise en œuvre par l’ordonnateur. Toutefois, les précédentes versions des protocoles ne sont plus en charge par Hélios étant donné que les collectivités locales sont tenues d’utiliser le nouveau PES pour leur échange de documents avec le trésor public. Ainsi, les protocoles des collectivités locales (BUDMRE, MAIDEP, MAIREC versions 88 et 92), des protocoles hospitaliers (HBUDGET, HMANDAT, HTITRE versions 88 et 92) et de l’INDIGO version A ne seront pas utilisés. D’autres protocoles acceptés par l’application EAU (HOMERE et VMV) ne seront pas connus d’Hélios.
Le Protocole d’échanges standard (PES V2)
La dématérialisation des pièces comptables est passée du stade d’expérimentation en 2008 à l’unique outil d’échange entre les collectivités locales et les comptables publics. Le passage au PES V2 est indispensable pour la dématérialisation de la totalité de ces documents comptables « papier », introduite par l’application hélios. Ce support adapté à la dématérialisation en vue d’un envoi électronique de données permet de traiter rapidement les documents tout en minimisant les coûts liés à la transmission et au traitement. Ce nouveau protocole d’échanges des données permet la transmission dématérialisée de toutes les pièces comptables telles que les titres de recettes, les mandats de dépenses et les bordereaux récapitulatifs.
Les apports du protocole
- Du côté des collectivités locales, le PES permet à l’ordonnateur d’optimiser l’information par rapport à l’utilisation des autres protocoles existants tout en réduisant le risque de rejet. Le PES permet une dématérialisation totale du flux comptable entre l’ordonnateur et le comptable. Toutes les données de comptabilité et les pièces jointes sont prises en charge par le PES V2 d’Hélios. Mais les plus grands avantages de l’adoption du PES V2 sont la qualité comptable, la réduction des coûts papier et l’affranchissement. Mais cette absence de transmission « papier » nécessite la signature électronique des bordereaux de mandats et de titres.
- Du côté de l’administration, le PES V2 est l’outil idéal pour les échanges de flux dématérialisés avec l’ordonnateur. Le PES est plus riche que les protocoles existant en permettant la transmission des titres, mandats, bordereaux et pièces jointes. Son adoption par les collectivités facilite le travail du comptable qui effectue moins de contrôle sur le flux grâce à l’absence de champs obligatoires. Le PES V2 facilite aussi le recouvrement en précisant la sortie des états de reste. Avec le PES V2, l’ordonnateur et le comptable bénéficient des avantages d’Hélios. De plus, il est possible de transmettre diverses informations sur le même flux pour gagner du temps pendant l’échange. Et enfin, le PES V2 offre au comptable des gains qualitatifs et organisationnels
Le formulaire d’adhésion au PES
La mise en œuvre du PES ne peut être effectuée qu’après l’adhésion du CEPL, ce qui implique le remplissage et la signature du formulaire par l’ordonnateur. Le formulaire d’adhésion au PES est conforme au modèle référencé à l’annexe n°2 de l’arrêté du 27 juin 2007 qui met en application l’article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales (CGCT). Après signature du document, le document est transmis au comptable public assignataire et à la Chambre régionale des comptes. Le formulaire d’adhésion au PES présente la méthode de transmission des documents de la chaîne comptable et financière entre la CEPL et Hélios. Le formulaire doit ainsi porter les domaines qui ont engendré la dématérialisation ou la validation des travaux (dépense, recette, transmission des pièces justificatives dématérialisées, signature électronique nécessaire pour la dématérialisation des bordereaux …). Et pour faciliter la lecture, le dernier formulaire transmis au comptable public après sa signature devra contenir l’historique et indiquer l’annulation du formulaire précédent.
La signature électronique
La signature électronique est inséparable avec la dématérialisation. Elle permet d’identifier l’envoyeur et de garantir l’authenticité des documents. A cet effet, la DGFiP met à disposition des collectivités locales un certificat électronique qu’elle diffuse gratuitement à travers les logiciels de traitement d’Hélios déjà utilisés par les collectivités. La DGFiP propose également le logiciel XéMéLios qui intègre l’outil de signature et des outils de traitement et de visualisation des pièces comptables et justificatives dématérialisées.
Le portail « gestion publique »
L’application Hélios est accessible aux collectivités locales et le trésorier public via Internet. Ce portail d’accès est appelé « gestion publique », et accessible gratuitement aux gestionnaires publics locaux. Le portail « gestion publique » de la DGFiP offre l’opportunité de consulter les écritures comptables et de suivre en temps réel la gestion financière et comptable des collectivités locales et de leurs établissements publics locaux (paiement des mandats, situation de trésorerie, situation des fournisseurs et des débiteurs, …). Le portail « gestion publique » sert aussi de passerelle aux collectivités pour la transmission sécurisée des fichiers. Le portail intègre aussi un outil qui facilite la préparation du budget. Pour pouvoir accéder au portail, les gestionnaires publics locaux doivent s’adresser à leurs comptables. Ces derniers sont les seuls habilités à indiquer la procédure à suivre pour bénéficier du portail « gestion publique ». Avec le portail « Gestion publique », la DGFiP assure une véritable interopérabilité sur les échanges entre ordonnateur et comptable via l’application Hélios.
A noter que l’application Hélios est assurée par différentes entités concernées par la gestion financière et comptable telle que le département informatique du Trésor Public, les postes comptables du secteur public local, les trésoreries générales ou encore les services centraux de la Direction générale de la Comptabilité publique (DGCP).