La définition de la signature dans le droit privé affirme qu’il s’agit d’un graphisme grâce auquel une personne donne son approbation sur le contenu d’un document. La force probatoire du document lui est donnée par la signature manuscrite. La signature électronique professionnelle constitue un alinéa supplémentaire d’envergure à cette définition. Elle permet non seulement de donner une valeur légale à un document mais également d’authentifier l’identité du signataire. Elle constitue un élément avancé de dématérialisation des processus en entreprise apportant fluidité et rapidité aux validations et accords. Son déploiement dans la sphère professsionnelle, bien qu’avéré, est encore bien timide, c’est pourquoi il est utile d’analyser ce constat mitigé et d’en tirer des enseignements.
Nous avons donc lancé, avant la crise du COVID-19, en partenariat avec OpinionWay, une étude afin de comprendre l’usage de la signature électronique dans les entreprises de plus 500 salariés. La transformation numérique en cours a conduit au développement de ce processus en lui offrant sécurité et cadre réglementaire exigeant. Nous tirons de cette étude d’importants enseignements que nous partageons avec vous.
Mettre en place la signature électronique devient en l’espace de quelques semaines un objectif de digitalisation des processus très recherché par les entreprises. Nous faisons donc le point pour décrypter, avec vous, l’utilité de cet outil face à la signature manuscrite. Nous abordons également ce sujet dans notre 3ème podcast de notre série ITnéraire vers le monde de demain. Dans cet épisode, notre COO Stéphane Ankaoua, interrogé par Emmanuelle Servaye, notre Head of Marketing, vous livre son témoignage de gestionnaire d’entreprise en temps de crise.
Signature manuscrite, signature électronique professionnelle : une différence ?
La signature papier : un procédé toujours très ancré
La signature manuscrite est vieille de plusieurs siècles, elle permet d’identifier l’auteur d’un document et/ou de signifier l’approbation des informations présentes sur celui-ci. Ce n’est qu’à l’aube des années 2000 que sa position de monopole est remise en cause. L’utilisation du papier pour valider des processus dans la sphère professionnelle est, cependant, encore largement favorisée. Malgré les évidentes faiblesses de cette forme de la validation, les entreprises signent encore énormément de manière manuscrite.
La signature électronique se distingue par ses nombreux avantages
La signature électronique professionnelle est la version numérique de la signature manuscrite. Elle dispose de la même valeur juridique. Elle a aussi pour but de prouver la validation des informations qui constituent le document. Contrairement à son homologue sur papier, il n’est pas nécessaire d’imprimer les informations pour les approuver via une signature. Ce processus de validation est également très peu gourmand en temps car il permet aux signataires de ne pas avoir à se déplacer pour donner leurs accords, l’ensemble de l’opération pouvant se passer par échange de mail. Il existe 3 types de signature électronique, simple, avancé et qualifié. Elles se différencient par leur niveau de sécurité dictés dans le cadre réglementaire eIDAS (electronic Identification, Authentification and Trust Services). Il régit l’identité électronique et la confiance dans les transactions numériques au sein de l’Union Européenne.
- La signature électronique simple
Elle est dédié aux accords à faible niveau de sécurité et qui ne génèrent pas de risque juridique de grande ampleur. (souscription à un abonnement, signature sur une borne etc…) L’identité du signataire n’est pas prouvée de manière univoque. - La signature électronique avancée
Son utilisation correspond à un risque juridique moyen, elle offre plus de garanties quant à l’identité puisqu’elle l’assure de manière univoque. Elle permet une plus large utilisation en entreprise notamment concernant les factures, les contrats, les accords inter-entreprises par exemple). - La signature qualifiée
C’est le niveau le plus élevé en terme de sécurité. Elle nécessite un certificat électronique afin d’authentifier le signataire ou l’entreprise elle-même. Celui-ci ne s’obtient qu’avec la présentation en face à face des preuves d’identité. (elle est utile aux appels d’offre du marché public, opérations bancaires… etc.)
Les entreprises se montrent très réceptives aux outils de signatures électroniques professionnelles car une organisation sur deux utilise ces solutions. Nous notons, néanmoins, dans notre étude, de fortes disparités d’utilisation. L’e-signature était encore considérée, il y a de cela quelques mois, comme une solution de confort.
Une adoption de l’outil qui reste encore assez faible
Quelques chiffres en demi-teinte pour ce processus dématérialisé
La signature électronique professionnelle est un cap difficile à passer pour les entreprises, en effet 64 % des entreprises interrogées non utilisatrices disent ne pas en être à ce stade de digitalisation. 39 % d’entre elles pensent de plus qu’il ne s’agit pas d’une priorité. L’étude révèle que 87 % des cadres dirigeants interrogées signent tous les jours, parmi eux, ils sont 92 % à signer aussi sur papier. Ces chiffres de l’étude, obtenus avant la crise sanitaire, montrent en effet que l’outil est bien connu et utilisé par les entreprises mais qu’il a encore fort à faire pour remplacer complétement la signature papier.
Au sein des entreprises, d’importantes disparités entre département font également leur apparition. Ainsi, notre étude révèle des différences d’équipement notamment entre directions administratives et financières (DAF) et les départements juridiques. Si 73 % des DAF dans les entreprises équipées utilisent la signature électronique professionnelle, le constat est bien différent dans les directions commerciales. 25 % d’entre elles seulement, usent de cet outil. En moyenne, dans les sociétés équipées, moins de 3 départements l’utilisent.
La signature électronique : outil de réponse à la réglementation
Cette situation contrastée résulte des besoins différents de chacun des services des sociétés en matière de digitalisation. L’administration publique, de par ses exigences juridiques encourage les processus sécurisés de validations numériques, 55 % des répondants utilisateurs se servent ainsi de leur signature électronique professionnelle pour répondre à la réglementation imposée.
En dehors de ces considérations juridiques, la dématérialisation est relativement peu présente lorsqu’il s’agit de signer des contrats BtoB ou BtoC. On signe numériquement résolument pour répondre à des questions légales.
Les départements des entreprises équipées n’utilisent pas l’outil de manière homogène, tout dépend en définitive de l’impulsion qui a généré l’arrivée de cette outil digital dans l’organisation de la société. Les défauts de cette solution sont pourtant bien connus notamment sur sa lenteur, son manque de sécurité et de confidentialité.
La signature électronique professionnelle pour la continuité de l’activité
La crise sanitaire : une prise de conscience des enjeux de la dématérialisation
La crise sanitaire qui a touché le monde a redistribué les cartes des modes de travail du jour au lendemain. Alors que le télétravail apparaissait au cours des dernières années comme une mutation modérée du monde du travail, il est devenu la norme. En quelques jours, une grande majorité des entreprises ont dû abandonner les locaux de leurs entreprises et tendre vers une mise en place du télétravail. C’est ainsi que tous les processus offline des professionnels se sont retrouvés hors de propos.
Dans ce contexte, de nombreuses entreprises et salariés se sont retrouvés dans l’impossibilité d’assurer la continuité d’activité de leurs entreprises. Si les enjeux de la dématérialisation étaient connus grâce à la transformation numérique en cours, les parcours digitaux n’étaient, quant à eux pas complets.
La signature électronique professionnelle sécurisée, sans support papier s’est donc révélé comme étant la seule solution de déblocage des processus de validation. (facture, accords, opération bancaires etc…). La crise a donc été un facteur d’accélération de l’adoption de cette solution, au détriment du support papier.
Une mutation durable du procédé de signature
Le télétravail est le grand gagnant de la crise du COVID-19. De grandes entreprises du digital pensent à l’autoriser à vie car la productivité, munie des bons outils, n’a pas été impactée dans les entreprises du web. Ce sont les signes d’un changement durable des habitudes de travail. L’utilisation de la signature électronique professionnelle ainsi que d’autres outils de collaboration en ligne devraient donc devenir des must have. Ces assets digitaux sont aujourd’hui des outils indispensables à l’activité.
Au cours de notre étude réalisée avec le soutien d’OpinionWay avant la crise sanitaire, nous avons pu conclure que le papier n’avait, pour beaucoup, pas trouvé ses limites pour ce qui est de la signature de document. C’est maintenant chose faite après cet « effet COVID » révélateur de toutes les évolutions digitales nécessaires à l’activité des entreprises.