Une plateforme collaborative est un outil qui permet à plusieurs personnes de partager et de gérer des informations sur le cloud (données, fichiers, etc.). Utilisées par les secteurs privés (prestataires, fournisseurs) et publics, à niveau interne (collaborateurs d’une même entreprise) ou externe (entreprises collaborant sur un même projet), les plateformes collaboratives présentent de nombreux avantages.
Un partage et une gestion des données simples et rapides
Grâce aux plateformes collaboratives, les employés d’entreprises ayant un intérêt commun partagent leurs informations rapidement, où qu’ils se trouvent. Les plateformes collaboratives constituent une bonne réponse aux nouvelles formes de travail telles que le télétravail et le nomadisme. Les collaborateurs se connectent à la plateforme grâce à un mot de passe sécurisé et ont un accès direct à toutes les informations dont ils ont besoin. Par ailleurs, le regroupement d’informations dans un même endroit favorise une meilleure compréhension globale et augmente les compétences des collaborateurs. Une plateforme collaborative permet ainsi un gain de temps qui a pour effet de diminuer les coûts.
L’union virtuelle fait la force réelle
Les plateformes collaboratives sont très utiles pour les secteurs d’activité qui requièrent une étroite collaboration de la part des entreprises, à l’instar de grands groupes dans les télécoms, l’automobile, la banque, l’hôtellerie ou encore l’agroalimentaire. Les acteurs peuvent échanger leurs idées, rechercher des nouveaux marchés ou des financements conjointement. Les projets sont créés et gérés simultanément, chaque collaborateur conduit la partie qui lui correspond de manière autonome.
L’outil de plateforme collaborative en mode SaaS
Certains projets mobilisent plusieurs équipes de travail et requièrent un échange d’informations permanent. La distance géographique, le manque de communication et l’inaccessibilité aux informations nuisent souvent à l’avancée d’un projet. La plateforme collaborative en mode SaaS vise à pallier à ces difficultés.
Le fonctionnement de la plateforme collaborative en mode SaaS :
- Grâce à la plateforme collaborative en mode SaaS, les informations sont centralisées sur des serveurs distants hautement sécurisés. Tous les collaborateurs internes et externes travaillant sur un même projet (marketing, communication, études, prestataires, clients, presse…) possèdent un mot de passe et accèdent via Internet à une interface web où qu’ils se trouvent, 24h/24 et 7j/7. Ils peuvent consulter les informations stockées et publier celles qu’ils détiennent, les données sont actualisées en temps réel.
Les avantages de la plateforme collaborative en mode SaaS :
- La centralisation des informations sur une plateforme collaborative simplifie le management d’un projet. Elle propose en permanence une vision globale du projet en cours, ce qui permet un meilleur suivi et une bonne gestion des tâches. Les fichiers sont facilement partagés et les informations sont stockées à la demande en fonction des besoins du projet. Un système à utilisateurs multiples offre la possibilité aux chefs d’équipe de se réunir dans une salle de réunion virtuelle pour finaliser leurs tâches. Enfin, le stockage des données sur des serveurs distants garantit une protection des données et une confidentialité optimales.
En bref : 10 raisons d’utiliser une plateforme de travail collaboratif
- Gain de temps : Lorsqu’un utilisateur dépose un fichier sur la plateforme, les autres collaborateurs peuvent le consulter en temps réel. L’envoi des documents par email, long et fastidieux, n’est plus nécessaire.
- Réduction des coûts : Les entreprises qui adoptent une solution de travail collaboratif réduisent leurs dépenses en communication (impression, photocopies, envois postaux), en matériel (fax, photocopieuses, imprimantes, etc.), en transport (partage par voie électronique) et en électricité.
- Budget mieux maîtrisé : L’entreprise paie un abonnement de manière récurrente au prestataire, ce qui lui permet de mieux contrôler ses dépenses.
- Une grande mobilité : L’accès à la plateforme est possible 24/24h depuis n’importe où depuis un PC, un smartphone ou une tablette.
- Une utilisation simple et rapide : Pour se connecter, l’utilisateur doit simplement introduire son identifiant et son mot de passe.
- Protection des données à caractère confidentiel : De nombreux outils garantissent la sécurité et la confidentialité des documents partagés : gestion du choix des mots de passe, chiffrements des transferts, antivirus intégré, traçabilité, etc.
- Centralisation des documents : Très utile aux collaborateurs lorsqu’ils souhaitent retrouver un fichier. L’utilisation de mots-clés ou des métadonnées facilite la recherche des documents.
- Suivi en temps réel : Les responsables du projet en cours peuvent suivre l’évolution d’un projet en temps réel : respect du calendrier, circuits de validation (workflows), visioconférences, etc.
- Une solution qui stimule chaque individu : Chaque collaborateur se sent plus impliqué dans le projet auquel il participe, en particulier les personnes réservées, qui ont des difficultés à exposer leurs idées en public.
- Importance de la dimension sociale : Qui dit flexibilité dit meilleure organisation. Les collaborateurs peuvent mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie privée. Ce meilleur équilibre peut avoir un impact positif sur leur rendement.