Travailler plus efficacement grâce à un outil de travail collaboratif
Pourquoi un outil de travail collaboratif est-il indispensable au sein de votre entreprise ? Aujourd’hui, les outils de travail collaboratif utilisées dans l’entreprise sont encore bien souvent issus des usages des particuliers. Hétérogènes, mal adaptés aux besoins des professionnels et aux enjeux de sécurité de l’entreprise, ces solutions nécessitent plus que jamais une approche plus structurée et professionnalisée. Et plus les données sont sensibles, plus la nomenclature d’échange mise en place devra être fiable et sûre.
Comment optimiser le travail collaboratif et faciliter la mise à disposition ou la diffusion de vos fichiers pour une efficacité renforcée ? Comment garantir la maîtrise et la confidentialité de vos données ? Comment concilier, dans une même solution, simplicité d’usage, verticalisation métier et facilité d’intégration?
Une étude du cabinet Penn Shoen Berland révèle que 52% des professionnels du tertiaire dans le monde passent aujourd’hui du temps, voire la majorité de leur temps, à travailler à distance. L’entreprise évolue. Les challenges liés à la collaboration également. Aujourd’hui, pour avancer avec des collègues ou des partenaires extérieurs, plus besoin de partager le même espace physique en permanence. Les outils de travail collaboratif sont là pour vous permettre de collaborer efficacement, que vous soyez au bureau… ou pas !
Outil de travail collaboratif : pour partager quoi ?
Que partage-t-on aujourd’hui dans les entreprises ?
- Des fichiers bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Des fichiers de plus en plus lourds (vidéos, cahrtes graphiques, dossiers techniques, suivi de projets)
- Des données plus ou moins sensibles (agendas et ordres du jour, contrats, présentations et propositions commerciales, comptes-rendus de réunion, reporting, données financières et comptables, appels d’offres, données stratégiques, etc)
La multiplication des données qui sont partagées, leur nature, leur diversité et leur degré de confidentialité impliquent un traitement différencié et la mise en place de protocoles de sécurisation adaptés.
Outil de travail collaboratif : la fuidité en jeu
La qualité du travail collaboratif est plus que jamais un enjeu majeur dans l’entreprise. celui-ci implique de plus en plus d’acteurs, notamment pour des projets d’envergure. Son optimisation est un facteur d’efficacité. accéder rapidement aux données, gérer la multiplicité des versions d’un même fichier, bénéficier d’outils de consultation et de diffusion fiables et pratiques, sont donc plus qu’essentiel.
Un bon outil de travail collaboratif permet de rendre plus fluides les échanges d’informations autant que d’accélérer les processus de production, de gestion et de décision de l’entreprise.
Le nomadisme plébiscité par les salariés
Gain de temps, flexibilité, meilleure productivité… Les bénéfices des outils de travail collaboratif et du travail distant sont nombreux et bien identifiés au sein des entreprises. Une étude de 2018 de FaberNovel Institute et BAP a montré que le travail à distance est compatible avec la collaboration pour 93% des personnes interrogées. D’après une étude internationale menée par Fuze, une très large majorité des sondés, (84% au niveau mondial, 75% en France) estiment qu’ils pourraient être plus productifs en dehors du bureau à condition de disposer des bonnes technologies.
Selon l’ANSSI, le nomadisme numérique désigne toute forme d’utilisation des technologies de l’information permettant à un collaborateur d’accéder au SI de son entreprise, depuis des lieux distants, ces lieux n’étant pas maîtrisés par l’entreprise. Le lieu de connexion du travailleur nomade peut présenter des niveaux de sécurité variables selon l’environnement.
Sécurité et mobilité : points névralgiques des systèmes d’échange en ligne
Nombre de décideurs craignent que les différentes pratiques d’accès au système d’information via des appareils mobiles puissent compromettre la sécurité de leur entreprise. deuxc études soulignent cette méfiance à l’égar de la mobilité.
Publié en novembre 2014, l’indice GTAI de Dell montre que pour 44% des PME interrogées dans le monde, les questions de sécurité constituent le principal obstacle au déploiement des technologies de mobilité.
Une étude commanditée par HP s’est intéressée à une pratique controverséée de la mobilité : le BYOD (Bring Your Own Device). Parmi les entreprises autorisant l’utilisation d’appareils informatiques personnels pour un usage professionnel, 20% ont déclaré au moins une faille de sécurité au cours de l’année écoulée. 43% des DSI sont convaincus que les terminaux personnels utilisés pour le travail sont correctement protégés. s’agissant plus généralement des dispositifs de mobilité, seulement 24ù des sondés affirment que leur entreprise est bien équipée pour en assurer la sécurité, alors que 8% estiment leur entreprise mal armée.
Le travail nomade oui. Mais avec le bon outil de travail collaboratif
Dans tous les lieux de travail non maîtrisés par l’entreprise (un hôtel pendant un déplacement professionnel, dans les transports en commun, dans un espace de coworking, etc) les risques sont exacerbés : perte ou vol de matériel, compromission des informations contenues dans le matériel volé, perdu ou emprunté, l’accès illégitime au système d’information de l’entreprise, l’interception voire l’altération des informations (perte de confidentialité et/ou d’intégrité).
Il est donc essentiel de mettre à disposition des salariés l’outil collaboratif approprié au travail distant. De cette manière, ils pourront travailler sereinement, où qu’ils se trouvent, sans compromettre la sécurité des données de l’entreprise ou du système d’information. Fort heureusement, des solutions existent aujourd’hui pour résoudre ces problématiques.
En effet, la mobilité, des personnes comme des données, est un enjeu majeur pour les organisations. Mais accéder à ses informations tout le temps et partout doit se faire en toute sécurité. Le recours au Cloud apparaît alors comme une voie pertinente pour répondre à ces challenges. Pour collaborer simplement avec les interlocuteurs internes comme externes, tout en assurant la sécurité des données de l’entreprise, il est primordial d’avoir recours à des outils de travail collaboratif adaptés.
Oodrive vous accompagne
C’est le cas d’un outil de travail collaboratif comme oodrive_share d’Oodrive. Cette solution permet de synchroniser ses fichiers sur plusieurs périphériques fixes ou mobiles pour pouvoir ensuite les consulter, les partager, et les modifier sans contrainte de temps, de lieux et d’accès au réseau. Avec oodrive_share, vous conjuguez intuitivité, mobilité et sécurité, pour faciliter la collaboration et booster votre productivité. Cette plateforme de travail collaboratif en ligne permet une meilleure coopération entre les interlocuteurs internes et externes.
=> Les recommandations de l’ANSSI sur le nomadisme numérique
Besoin d’un outil de travail collaboratif efficace et sécurisé ?