Avez-vous mis en place un logiciel de partage au sein de votre entreprise ? Les outils numériques simplifient et fluidifient les échanges au sein des entreprises mais également en externe. Les offres pour ces solutions sont nombreuses sur le marché. Mais il ne faut pas oublier un élément
Le partage et la collaboration en ligne sont deux piliers fondamentaux de toute entreprise performante. Aujourd’hui, pouvoir partager des informations est essentiel à la communication et à la productivité de toute organisation. Pour cela, il faut choisir la solution qui offre les meilleures fonctionnalités pour développer les échanges entre collaborateurs tout en offrant un très haut niveau de sécurité. Si l’email reste le mode de communication n°1 en entreprise (utilisé par 99% des personnes interrogées pour l’étude menée par Spiceworks en Amérique du Nord et en Europe), d’autres outils se généralisent, comme le logiciel de partage par exemple ou les plateformes collaboratives.
Logiciel de partage : quelle valeur ajoutée pour les équipes ?
La question de la valeur ajoutée est centrale dès lors qu’il est question de l’intégration d’un nouveau logiciel de partage de données au sein d’une organisation. Les équipes ont pourtant tout à y gagner. Accélération des échanges, simplification et harmonisation des pratiques, sécurisation des données partagées ou diffusées, traçabilité… Les gains d’efficacité et la réduction des risques pour l’entreprise peuvent être nombreux, à condition de mettre en place la solution la plus pertinente et la mieux adaptée.
Encore aujourd’hui, les solutions de partage de données utilisées dans l’entreprise sont bien souvent issues des usages des particuliers. Hétérogènes, mal adaptées aux besoins des entreprises et aux enjeux de sécurité, ces solutions nécessitent plus que jamais une approche plus structurée et professionnalisée. Et plus les données sont sensibles, plus la nomenclature d’échange mise en place devra être fiable et sûre.
Découvrez dans cet article comment un logiciel de partage peut optimiser le travail collaboratif et faciliter la mise à disposition ou la diffusion de vos fichiers pour une efficacité renforcée.
Logiciel de partage : la fluidité en jeu
La qualité du travail collaboratif est plus que jamais un enjeu majeur dans l’entreprise. Celui-ci implique de plus en plus d’acteurs, notamment pour des projets d’envergure. Son optimisation est un facteur clé d’efficacité. Accéder rapidement aux données, gérer la multiplicité des versions d’un même fichier, bénéficier d’outils de consultations et de diffusion fiables et pratiques, sont donc plus qu’essentiel.
Le collaboratif : quel impact au sein des entreprises ?
Selon une étude Ipsos/Open Mind Kfé, le collaboratif a un impact positif sur le partage de connaissance, la productivité des équipes, la résolution des problèmes, la motivation des salariés ou encore la créativité. Pourtant, d’après une étude récente menée par Beeshake, 60% des collaborateurs interrogés en ETI déclarent que les équipes ne partagent pas le savoir dans leur entreprise. « Là où on pensait a priori qu’il s’agissait d’un problème de culture d’entreprise, l’étude a révélé qu’il s’agit d’une question d’outils », a déclaré Cécile Le Galès, CEO de Beeshake dans Solutions Numériques.
Le bon logiciel de partage permet de rendre plus fluides les échanges d’informations autant que d’accélérer les processus de production, de gestion et de décision dans l’entreprise.
Une palette de fonctionnalités à disposition
Le logiciel de partage doit assurer la protection des données contenues dans les documents tout au long de leur cycle de vie. Mais pas seulement. Les meilleures solutions de partage s’utilisent de manière intuitive, sans nécessité de formation ni d’assistance. Ce type de logiciel de partage aide surtout les collaborateurs à devenir plus productifs.
Une palette de fonctionnalités est à disposition des entreprises en fonction du logiciel de partage choisit :
- Synchronisation automatique
- Notification en cas de modification, d’ajout ou de suppression de fichiers
- Service de contrôle des versions pour éviter la perte d’importantes modifications
- Outil de recherche intégré pour retrouver rapidement les fichiers
- Portail de collaboration personnalisable aux couleurs de l’entreprise
Les avantages d’un logiciel de partage sécurisé sont :
- Réduction des coûts
- Gain de temps
- Meilleure productivité
- Meilleur suivi des projets
- Plus de transparence
- Flexibilité
Logiciel de partage et sécurité des données
Selon une étude du Ponemon Institute, deux entreprises sur trois pensent que le partage de fichiers représente un danger pour leur entreprise. Les responsables encore réticents à la mise en place d’un logiciel de partage en ligne sont convaincus que leurs fichiers de sont pas bien protégés. Pourtant, il existe des outils qui proposent un ensemble de fonctionnalités qui permettent d’assurer une protection maximale à vos données.
Traçabilité, hébergement, chiffrement, certification… La sécurité en matière de logiciel de partage soulève de nombreuses questions et introduit nombre de critères qualifiants. Quels outils et technologies privilégier ? Comment distinguer les bonnes pratiques des mauvaises ? Voici quelques repères qui devraient faciliter et fiabiliser vos choix futurs.
Chiffrement : la clé de la sécurité de votre logiciel de partage
Le chiffrement permet le cloisonnement des données afin de limiter l’accès aux informations confidentielles. Mais chiffrer les supports ne suffit plus. Les données nécessitent également d’être protégées où qu’elles se trouvent, à tout instant. Une solution de chiffrement efficace doit donc être globale, sécurisant à la fois les contenus et les contenants. Chiffrement des mots de passe, chiffrement des données, solution HSM de protection des clés de chiffrement client : de nombreux protocole répondent aujourd’hui aux nouvelles exigences de sécurité.
Parmi les principales fonctionnalités qui y sont rattachées, on peut citer :
- Chiffrement TLS pour la communication
- Authentification double facteur
- Authentification SSO
- Restriction des accès à l’application par un filtrage d’adresse IP
- Chiffrement des mots de passe
- Partage avec accès en lecture seule (avec autorisation/interdiction d’impression avec ou sans filigrane)
- Filigrane dynamique
- Gestion des DRM
- Traçabilité/journalisation
- Chiffrement complexe des données
L’ensemble de ces paramètres de sécurité doit être géré par votre futur logiciel de partage de données. Il devra être déployé et administré à grande échelle ou sur un nombre de postes et de périphériques restreints, sans pour autant générer de coûts supplémentaires en termes de formation ou de serveur dédié.