Le travail collaboratif est le (nouveau) grand défi lancé aux entreprises. Si les bénéfices d’une gestion de projet en coopération sont nombreux, encore faut-il pouvoir en profiter. Et pour cela, avancer sans encombre sur un chemin semé d’embûches. C’est que le travail collaboratif, pour être 100 % effectif, doit aller au-delà de simples mesures cosmétiques – c’est toute l’organisation interne qu’il faut réinterpréter afin de favoriser la coproduction, la co-création et l’innovation au sein de l’entreprise. Pour répondre à ce défi, il existe heureusement une arme secrète : la plateforme collaborative.
Un tremplin pour réussir la « transformation collaborative »
Le travail collaboratif est un idéal pour nombre d’entreprises – et d’employés. 28 % des salariés déclarent travailler en mode collaboratif au quotidien, et 58 % d’entre eux estiment que la culture collaborative est en progrès au sein de leur entreprise (enquête Ipsos/OpenMinde Kfé). Responsables RH et managers souhaitent aller vers toujours plus de coopération et d’entraide au sein de leur organisation, gagner en agilité et en innovation pour développer la productivité et la compétitivité. Quitte à bousculer la sacro-sainte structure hiérarchique d’antan pour mettre tous les collaborateurs au même niveau. Avec un objectif commun : faire grandir l’entreprise.
Mais pour que cette « transformation collaborative » ait lieu, de beaux discours et de bonnes volontés ne suffisent pas. L’implémentation d’un outil adapté, en l’occurrence une plateforme collaborative, est un préalable incontournable. C’est ce qui fait toute la différence entre une entreprise qui réussit son pari et une autre qui multiplie les échecs en matière de projets collaboratifs.
Une solution collaborative, c’est un espace virtuel qui centralise tous les éléments nécessaires à une gestion efficace des projets. Les documents, les ressources, les méthodes et les outils y sont mis à la disposition des collaborateurs dans le but d’optimiser la communication au sein des équipes (ou entre équipes distinctes), de garantir l’accès aux mêmes informations pour tous les utilisateurs autorisés (en simultané), et de favoriser l’échange et le partage des données (en toute sécurité). Elle peut être utilisée exclusivement en interne (entre les managers et les employés d’une même structure) ou en externe (pour mettre en relation plusieurs filiales d’un même groupe, pour permettre la collaboration avec des prestataires ou des clients, etc.).
Une solution collaborative pour garantir la cohésion des projets
Les solutions apportées par une plateforme collaborative pour la gestion des projets coopératifs sont très concrètes. Pour une entreprise « libérée » qui multiplie les projets collaboratifs, les obstacles sont nombreux : manque de communication entre les parties prenantes, dispersion ou perte des fichiers, duplication des tâches, complexité des outils, absence de vision globale, etc. Et ces problématiques peuvent, à leur tour, générer des tensions au sein des équipes, ou bien entre des départements distincts censés travailler main dans la main. Il est donc essentiel de pouvoir garantir la cohésion des projets en permettant à tous de communiquer aisément et d’avoir accès aux informations indispensables. À tout moment, depuis n’importe quel endroit, et sur n’importe quel appareil.
Imaginez un projet transversal faisant participer plusieurs départements en interne, ainsi que des équipes délocalisées. Imaginez la cacophonie chaque fois qu’un nouveau document est partagé ou modifié, chaque fois qu’il faut prendre une décision, ou dès qu’il s’agit de réunir les collaborateurs pour faire le point. Par défaut, un tel projet tient de la mission impossible. Mais l’utilisation d’une plateforme collaborative permet de contourner avec efficacité l’ensemble de ces obstacles. Les documents sont accessibles sur le Cloud, toute action sur un fichier se fait en temps réel, et les réunions sont organisées via l’interface web. C’est la fin des longs échanges improductifs par emails interposés… et du fameux fichier Excel qui passe de main en main, sans qu’on sache jamais quelle est la bonne version.
Cloud et mobilité obligent, l’aspect sécuritaire peut drainer son lot d’inquiétudes. Optimiser la gestion de projet n’a pas de sens si l’intégrité et la confidentialité des données ne peuvent pas être assurées. Or, là encore, la plateforme collaborative apporte une réponse concrète. Les données sont stockées sur des serveurs extérieurs au réseau de l’entreprise (un bon point pour la confidentialité), les échanges sont chiffrés, et les accès à l’interface protégés par un double système de mot de passe et de gestion des droits d’utilisation (de quoi garantir la sécurité du système).
Quant aux besoins auxquels peut répondre une plateforme collaborative, ils sont potentiellement infinis. Si les interfaces de gestion de projet sont généralement proposées en version standard, avec un « pack » de briques élémentaires (gestion des versions, base de connaissances structurée, outil de partage de fichiers, galerie, calendrier partagé, modification en simultané, etc.), il est toujours possible de les personnaliser en fonction de vos besoins et objectifs. Tout dépend si vous ambitionnez de conduire des projets plus efficacement, de favoriser la coproduction de contenus, d’encourager les collaborateurs à améliorer les process en continu, de booster l’innovation et la recherche… De plus, rien ne vous empêche d’opter pour une plateforme collaborative spécialisée : par exemple, dans l’organisation des instances de gouvernance, ou dans le stockage, l’exploitation et l’utilisation des contenus médias (Asset Media Management).
8 raisons qui font de la solution collaborative un indispensable de l’arsenal des entreprises
Dans l’expression « gestion de projet collaboratif », le terme « collaboratif » ne doit surtout pas rester un vain mot. C’est le cœur du problème. Faire aboutir un tel projet n’est possible qu’à condition que les collaborateurs travaillent tous ensemble… Et qu’ils aient un socle solide sur lequel s’appuyer. Ce socle, c’est la plateforme collaborative, l’indispensable instrument sur lequel doivent pouvoir compter les organisations et l’ensemble des participants au projet. Et ce, pour huit raisons qui sont autant d’avantages :
- La solution collaborative centralise toutes les informations dans un même espace virtuel. Ce qui facilite la recherche, la modification et le partage des documents ou des ressources.
- L’accès aux informations est instantané et simultané. Ce faisant, la plateforme répond aux enjeux liés à la délocalisation des équipes et à la mobilité des collaborateurs.
- La sécurité est garantie à tous les niveaux: gestion des accès utilisateurs par mots de passe, chiffrement des données échangées entre l’entreprise et les serveurs, traçabilité des données et des échanges, etc. N’importe quel collaborateur peut se connecter à l’interface depuis n’importe quel endroit, sans risque pour la sécurité du système et des informations qu’il contient, même s’il le fait sur un réseau public non protégé.
- La solution collaborative permet un suivi des projets en temps réel, dans tous leurs aspects (workflows, calendrier, réunions…). Les chefs de projet savent à tout moment qui a fait quoi, ce qu’il reste à faire, etc.
- Le gain de temps est indiscutable, de par la possibilité de consulter et de partager des documents en temps réel, sans avoir à chercher pendant des heures le bon fichier ou la bonne version d’un fichier.
- Le gain financier l’est tout autant. La diminution des besoins en termes de communication physique (papier, cartouches d’encre), de matériel (imprimantes, copieurs et autres) et de transport (envois postaux, coursiers) permet de réduire substantiellement les coûts. Le système d’abonnement qu’implique l’acquisition d’une plateforme collaborative en mode SaaS offre également une meilleure maîtrise du budget alloué à la gestion de projet.
- Le gain en mobilité n’est pas négligeable non plus. Tous les participants au projet peuvent accéder à la plateforme collaborative à tout moment, de partout, depuis n’importe quel appareil fixe ou mobile et notamment à l’abris des problèmes de transport.
- Enfin, la solution collaborative contribue à développer la dimension sociale du travail en coopération. Une plus grande souplesse permet une meilleure organisation. Les salariés travaillent mieux ensemble et sont plus impliqués dans les projets. En cas d’absence d’un participant, il est aisé d’accéder à ses documents pour ne pas freiner l’ensemble du groupe. Ainsi, l’esprit d’équipe est préservé.
En peu de temps, la plateforme collaborative s’est imposée comme l’outil indispensable pour la gestion des projets coopératifs. L’arme secrète dont toute entreprise a besoin pour améliorer son organisation du travail, optimiser ses processus et booster sa productivité. Pour autant, n’oubliez pas que la réussite du travail collaboratif ne repose pas uniquement sur les outils utilisés. La clé du succès, c’est l’implication des collaborateurs, tant pour animer cette plateforme au quotidien que pour l’utiliser à bon escient dans le cadre d’un projet commun. Derrière un outil de qualité, il y a toujours des talents de chair et d’os !
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