Le concept de digital workplace est de plus en plus populaire au sein des entreprises. Mais de quoi s’agit-il ? Elle peut être perçue comme le poste de travail 4.0. Une évolution due à l’essor du numérique et aux nouveaux besoins qui en découlent. Les moyens bureautiques et de communication vieillissants sont progressivement remplacés par des outils digitaux qui offrent de nouvelles perspectives d’échanges et de collaboration tout en permettant à l’entreprise d’accomplir sa transformation digitale au sein d’un écosystème sécurisé.
Digital workplace : espaces collaboratifs
Le concept de digital workplace est né à la fin des années 2000, notamment avec l’évolution des intranets. « Ils sont passés du statut de simples sites web internes à celui de véritables portails fédérant les informations, les collaborateurs et leurs interactions au sein de l’entreprise, les applications métiers, et les connaissances », explique Gilles Balmisse, auteur d’un livre sur le sujet. Cette nouvelle notion englobe toutes les technologies que les collaborateurs utilisent au quotidien pour travailler. Emails, messageries instantanées, médias sociaux d’entreprise, applications RH, outils de réunions virtuelles… En unifiant l’ensemble de ces technologies, la digital workplace met en cohérence les différents moyens de communication et favorise l’efficacité collaborative.
D’après une étude menée par Deloitte (2015), la digital workplace répond à plusieurs préoccupations des organisations, « comme les changements dans les modes de travail, qui sont de plus en plus transverses et collaboratifs ; le renforcement de l’attractivité de la marque employeur, en offrant des environnements de travail dynamiques et innovants ; ou encore l’augmentation de la productivité en fournissant aux collaborateurs les outils et les informations pertinentes au moment adéquat ».
Digital workplace : mieux communiquer pour plus d’efficacité
Le collaboratif est essentiel dans le monde professionnel d’aujourd’hui. Pour accomplir une mission et être productive, une entreprise doit pouvoir tirer parti de la connaissance dispersée à travers l’entreprise avec des outils collaboratifs en ligne intégrés qui permettent à tous les intervenants de travailler ensemble.
La digital workplace permet d’améliorer les communications. Face à un flot d’informations de plus en plus important, il est essentiel d’aider le collaborateur à faire le tri. Pour s’assurer que la bonne information atteigne la cible adéquate, les collaborateurs ont besoin d’outils qui supportent une communication multidirectionnelle.
Prendre en compte les besoins de la collaboratrice ou du collaborateur
La digital workplace permet aux entreprises de trouver des réponses à différentes problématiques liées aux changements dans les modes de travail. Par exemple, cette solution tient compte de la mobilité. Aujourd’hui, 80% des collaborateurs en France travaillent en partie en dehors des locaux de leur entreprise. La digital workplace permet à chacun de rester connecté quelque soit sa position géographique. Aujourd’hui, un salarié doit être en mesure de se connecter n’importe où et n’importe quand. Retrouvez à ce sujet notre infographie sur la culture de la collaboration en entreprise.
Le nouveau poste de travail est également à l’origine d’une baisse des coûts (Coûts de licence grâce au passage en mode cloud, coûts de déplacement grâce aux réunions virtuelles, travail à distance) et d’une hausse de la productivité. Les collaborateurs ont accès à des outils et aux informations pertinentes au bon moment. Pour Gartner, l’entreprise numérique favorise « la convergence des personnes, des entreprises, et des objets ». L’analyste estime que le digital workplace encourage « l’agilité et l’engagement des collaborateurs via un environnement de travail consumérisé ».
Sécuriser l’espace de travail
La digital workplace est l’occasion pour une entreprise de soigner son image de marque mais également de lutter contre des phénomènes tels que le Shadow IT. Les collaborateurs cherchent des outils qui leurs offrent la même souplesse et les mêmes fonctionnalités que ce qu’ils connaissent dans leur vie personnelle. Quitte à mettre en danger la sécurité informatique de leur entreprise. La digital workplace a pour objectif de leur proposer un environnement de travail aussi performant et convivial que ce qu’ils utilisent chez eux. C’est ce qu’on appelle une Digital workplace sécurisée.
Des changements bien accueillis dans les organisations
Le Baromètre « Digital Workplace 2016, évolution ou révolution ? » du cabinet Julhiet Sterwen et de l’Ifop analyse le chemin qu’il reste à parcourir aux entreprises qui souhaitent devenir de véritables digital workplace selon 4 grands axes : la technologie et les usages associés, l’organisation et ses processus, les ressources humaines et la place du travail. L’étude montre que 53% des collaborateurs et 63% des managers « ont le sentiment de vivre une révolution avec la transformation numérique ». Un bouleversement perçu de façon « plutôt positive ». Au-delà des aspects technologiques (l’usage de nouveaux équipements et de nouveaux logiciels), les collaborateurs perçoivent dans la transformation numérique l’occasion de développer de nouvelles façons de travailler et de nouvelles compétences.