L’archivage électronique est le dernier et sans doute la plus importante étape dans le processus de dématérialisation. La conservation électronique des documents est indispensable pour une entreprise pour garantir la pérennité et l’intégrité des documents, mais surtout de constituer des éléments de preuve en cas de litige. Des tiers de confiance proposent des solutions de conservation de document en mode SaaS qui sont conformes à la norme NFZ42-013.Les avantages de la conservation électronique des documents sont multiples. L’entreprise peut accéder à tout moment à ses documents et les consulter sur le long terme. Elle peut aussi déterminer le temps de conservation des données.
Les objectifs de la conservation électronique des documents
L’archivage électronique des documents correspond à la restitution intègre et fidèle de l’information pour rester identique à l’origine. L’archivage électronique permet la conservation des informations ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques pour toutes personnes (morales/physiques/privées/publiques) sans exception. Archiver des documents électroniques permet de garantir des pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs et de produire des actes juridiques valant preuve en cas de litige. Dans une entreprise, la conservation électronique des documents permet de garantir la valeur probante d’un document dématérialisé accompagné d’une signature électronique. En fonction de sa typologie, les documents peuvent être archivés pour des durées variant de 5 à 60 ans.
Il convient cependant de distinguer le stockage de la sauvegarde. Le stockage est le fait d’archiver des contenus électroniques dans le but de les utiliser ultérieurement. La sauvegarde est la duplication des contenus électroniques sur différents serveurs dans un but de renforcer leur sécurité. Le stockage des fichiers est limité sur le disque dur de son ordinateur tandis que la sauvegarde s’effectue généralement sur un disque dur externe ou un site de sauvegarde en ligne (coffre-fort électronique).L’archivage électronique des documents s’appuie sur la norme AFNOR NFZ42-013 qui a été publiée en juillet 1999 et révisée en décembre 2001.
Une conservation active des documents
L’archivage électronique des documents varie selon la nature de ces derniers. Pour la facture électronique par exemple, l’article 17 de la LFR pour 2002 prévoit des modalités spécifiques sur la transmission et la conservation des factures. C’est le cas pour l’auto-facturation, la sous-traitance de la facturation, les exigences en matière d’archivage, etc. L’archivage électronique est ainsi un type de conservation active pouvant garantir la restitution de l’identification de l’auteur et de l’intégrité des données. Mais pour garantir la sécurité et la durabilité des données électroniques, l’archivage électronique doit suivre l’évolution de la technologie. Les clés de 128 bits sont une référence en cryptographie, mais il se peut qu’elles puissent présenter une faille dans les années à venir. Ainsi, une resignature périodique du document électronique serait l’une des solutions pour assurer la sécurité et l’intégrité du document. Mais d’autres moyens proposés par les tiers de confiance peuvent aussi assurer cette intégrité comme la mise en place d’une conservation active des documents électroniques avec un support de conservation qui change dans le temps.