La révolution technologique et l’apparition des TIC poussent les acteurs publics et privés à intégrer de nouveaux outils visant à optimiser la productivité. Parmi ceux-ci, l’extranet et l’intranet ont déjà été adoptés par grand nombre d’organisations. Souvent confondus, il convient de connaître le rôle de chacun afin de les utiliser à bon escient.
Extranet/Intranet : des collaborateurs différents
L’intranet et l’extranet sont tous deux des architectures de réseau qui utilisent un ou plusieurs serveurs via Internet pour mettre des collaborateurs en réseau. Le premier connecte des serveurs et des clients sur un réseau interne privé basé sur les protocoles TCP/IP et appartenant à une même entreprise ou organisation. Les utilisateurs se situent généralement au même endroit, bien qu’ils puissent aussi travailler à distance. Quant à l’extranet, il connecte l’entreprise ou l’organisation avec des clients enregistrés qui peuvent y accéder par l’intermédiaire d’un mot de passe. L’accès peut être limité à un certain nombre d’informations selon leurs besoins (par exemple la messagerie uniquement), le serveur leur fournit les données en temps réel.
Extranet/Intranet : des objectifs différents
L’intranet vise à faire circuler et à partager des informations entre les collaborateurs rapidement, où qu’ils se trouvent. L’intranet est utilisé pour les messageries, les carnets d’adresses, les forums, les gestions de projets ou les groupes de travail. L’extranet a pour but de relier plusieurs sites d’une même entreprise ou de connecter l’entreprise avec des partenaires externes ou des clients.
Les avantages d’un extranet sur le cloud
L’émergence de nouvelles formes de travail – notamment le travail collaboratif – pousse les entreprises et les administrations à adopter de nouvelles solutions capables de répondre aux besoins des acteurs impliqués dans leurs projets. Beaucoup relèvent le défi en se tournant vers les solutions extranet sur le Cloud.
- Optimisation du partage et de l’échange de fichiers : Un extranet est une plateforme virtuelle sur laquelle sont stockées toutes les informations liées à l’activité d’une entité ou à un projet concret. Les employés et les collaborateurs externes (nomades, clients, prestataires, filiales, presse…) peuvent y accéder facilement via Internet depuis n’importe quel poste. Chacun peut consulter les informations qu’il désire et stocker de nouveaux documents à tout moment, ils seront visualisés par les utilisateurs autorisés en temps réel. La centralisation des informations sur le Cloud augmente le rendement des collaborateurs, et renforce la cohésion des projets.
- Des solutions hautement sécurisées et confidentielles : Chaque utilisateur est enregistré et possède un mot de passe pour accéder à l’extranet. Il est possible de filtrer les données et de limiter l’accès à un certain nombre d’informations en fonction des utilisateurs : accès illimité pour les employés, accès limité à la messagerie ou aux documents associés à un projet pour les collaborateurs, etc. Le serveur enregistre chaque connexion et les administrateurs peuvent obtenir un rapport détaillé des activités de l’extranet.
Extranet Internet, pour un échange fiable de vos données
iExtranet, Extranet Internet, est une solution proposée par Oodrive pour mieux gérer le flux d’échanges numériques existant dans le cadre professionnel. Il s’agit d’un portail de travail collaboratif permettant le partage de fichiers de grande taille entre l’entreprise et ses différents interlocuteurs.
En interne comme en externe, iExtranet, Extranet Internet, vous permet de procéder au partage par courrier électronique de tous vos fichiers indépendamment de leur volume et de leur format. Par ailleurs, ce système est doté d’un niveau de sécurité renforcé et offre à son utilisateur une bonne traçabilité des échanges des fichiers. Il peut être manipulé aisément par un néophyte grâce notamment à sa simplicité et ses fonctionnalités intuitives.
Mode de fonctionnement
L’Extranet Internet d’Oodrive offre une double approche pour le partage de vos fichiers en ligne. Le partage en réseau est un moyen rapide de communiquer des documents entre toutes les entités en relation avec l’entreprise. Il s’agit en quelque sorte d’une plateforme d’échange de données fonctionnant de la même manière qu’un serveur.
Le principe apparaît alors simple, le serveur virtuel comprend une arborescence de dossiers et de sous-dossiers contenant chacun plusieurs types de fichiers de différentes tailles. L’accès à ces données et leur modification ne peut être fait que par un interlocuteur autorisé via un login et un mot de passe personnalisés.
Parallèlement, un partage par envoi de liens est également disponible. Grâce à cette fonction, il est possible d’envoyer directement par mail un fichier volumineux sans limite de taille ou de format.
Un outil facile à utiliser
Le succès de cette solution réside dans la simplicité de son utilisation. L’organisation intuitive de ses fonctionnalités rend sa manipulation aisée surtout pour les personnes ne disposant pas d’un bon niveau en informatique. Pour accéder à cette plateforme, il est seulement nécessaire d’avoir une connexion Internet.
Il n’y a rien de plus facile que sa prise en main, une aisance procurée par son interface ergonomique et simplifiée. L’Extranet Internet ne demande aucune installation de logiciel ni autre paramétrage pour pouvoir fonctionner. Son accès se fait juste par l’insertion de vos codes utilisateurs dans les cases prévues à cet effet.