Un email qui refuse de partir à cause d’une pièce jointe trop volumineuse, c’est agaçant. Pour les particuliers, ce n’est qu’un petit souci. Mais pour les entreprises, cet écueil peut avoir des conséquences majeures sur l’activité, la productivité et in fine le chiffre d’affaires. En effet, dès lors que votre organisation manipule et partage en continu des documents lourds, le transfert de fichiers volumineux est une problématique avec laquelle vos collaborateurs doivent composer au quotidien. Pour y remédier, il existe des solutions professionnelles permettant de transmettre des documents de toutes tailles avec un maximum de sécurité. Voici pourquoi vous en avez (forcément) besoin.
La double problématique des fichiers volumineux
Quand on parle de poste de travail digitalisé, on n’entend pas seulement une banale connexion Internet ou une application calendrier pour remplacer les feuilles volantes. La digital workplace ne s’arrête pas au bureau du collaborateur : elle s’étend aussi à la communication, au travail collaboratif… Et au partage de documents avec ses collègues, clients et partenaires – une conséquence majeure de la digitalisation des échanges et des processus métiers.
S’il s’agit simplement d’envoyer des emails et quelques PDF, la question du poids des documents ne se pose pas. Mais dès qu’il faut expédier des fichiers plus volumineux, les écueils se multiplient. Les boîtes mails n’autorisent que des volumes limités, entre 5 et 10 Mo, jusqu’à 25 Mo pour les plus généreuses d’entre elles. Le transfert FTP nécessite l’installation de logiciels spécifiques. Les solutions de transfert de fichiers volumineux gratuites sont limitées en taille ou en nombre d’envois mensuels par utilisateur. Quant aux outils de stockage sur le Cloud, s’ils proposent des volumes plus importants dans leurs versions payantes, ils fonctionnent via la création d’un compte personnel – une contrainte réelle pour la personne qui reçoit le partage.
Le problème du transfert de fichiers volumineux se pose aussi en matière de sécurité. Les messageries et les solutions gratuites n’offrent que peu (ou pas) de protection. Le fait de cliquer sur un lien pour télécharger un fichier prête le flanc à toutes sortes de virus et de cyber-intrusions. Pour ce qui est des espaces de stockage en ligne, outre l’absence de chiffrement des données, il faut savoir que les serveurs qui hébergent les données sont installés dans des pays (comme les États-Unis) où le respect de la confidentialité des informations n’est pas aussi strictement appliqué qu’en Europe.
Autant dire que ces solutions de transfert de fichiers volumineux ne sont adaptées ni en termes de poids, ni en termes d’exigences de sécurité. Deux écueils qui doivent vous pousser à considérer l’idée d’une solution professionnelle, conçue expressément pour répondre aux besoins des entreprises.
Une solution professionnelle de transfert de fichiers volumineux, pour quoi faire ?
En matière de transfert de fichiers volumineux comme dans nombre d’autres cas de figure, vous avez tout intérêt à vous orienter du côté des solutions pertinentes, conçues pour les organisations et moulées sur leurs besoins. En l’occurrence, une solution professionnelle présente les avantages suivants :
- La transmission de tous les types de fichiers par email, sans que leur poids (en Mo ou en Go) ne pose problème, sans limites imposées par période de temps ou par utilisateur, et sans avoir besoin de former les collaborateurs.
- La simplicité de prise en main via une interface intuitive, car tout le monde ne peut pas être expert en informatique (une réflexion qui vaut pour le destinataire comme pour l’émetteur).
- Le transfert de fichiers volumineux de façon simple et rapide, via la création de liens de téléchargement. Le destinataire reçoit un email l’invitant à cliquer pour télécharger le document, celui-ci étant hébergé sur un espace de stockage en ligne.
- La polyvalence de la solution, adaptée à la grande variété des machines et des systèmes d’exploitation (Windows, Linux, MacOS…).
- Le stockage des fichiers sur un espace Cloud sécurisé qui sert également de plateforme collaborative, permettant de déposer des fichiers, de les consulter, de les modifier, de les annoter et de les partager.
- La sécurisation du stockage et du partage. C’est l’un des principaux avantages d’une solution professionnelle de transfert de fichiers volumineux : la protection des fichiers concerne aussi bien les envois (système de chiffrement des données, antivirus intégré qui scanne les documents ajoutés), le stockage (sur des serveurs sécurisés), les accès (gestion des droits des utilisateurs, procédure d’authentification…) et le suivi des actions (options de traçabilité des connexions et des envois proposées au propriétaire du fichier).
- La confidentialité des données. À condition de choisir une solution de transfert de fichiers volumineux qui héberge les données de ses clients en France, la confidentialité de celles-ci est pleinement respectée. La législation européenne offre un maximum de protection pour les informations stockées sur le Cloud, garantissant aux entreprises l’absence d’yeux indiscrets. Ce n’est pas le cas pour les serveurs installés dans les pays hors-Union européenne.
- Le contrôle des envois. Il est possible de configurer de nombreux paramètres de manière à garder un œil sur les envois : plafond de téléchargements autorisés, période d’accès limitée dans le temps, partage en lecture seule sans possibilité de télécharger le document, etc. Des alertes permettent également d’être prévenu lorsque le destinataire reçoit le document et quand il l’a lu, ce qui simplifie les opérations de suivi et de relance.
- L’intégration aisée au SI. Une solution professionnelle est prévue pour se fondre dans un système existant, notamment en s’intégrant au poste de travail à travers un plugin de messagerie qui permet d’envoyer des fichiers volumineux depuis une boîte mail traditionnelle (comme Outlook) ou via des clients lourds en quelques clics. Cela, en toute transparence pour l’utilisateur.
On le voit : une solution professionnelle de transfert de fichiers volumineux est particulièrement adaptée aux entreprises qui manipulent et échangent de gros fichiers au quotidien. Reste à savoir vers quel outil se diriger.
PostFiles : le partage de fichiers lourds en toute sécurité
PostFiles, la solution de transfert de fichiers volumineux proposée par Oodrive, c’est un peu la quintessence des outils professionnels de partage. On y retrouve toutes les fonctionnalités qui rendent ces outils indispensables : le partage de fichiers lourds (plus de 100 Go), la conversion automatique des fichiers insérés en pièce jointe dans les mails en liens de téléchargement (sans manipulation complexe), la simplicité de prise en main, le stockage des fichiers en ligne, la possibilité d’y accéder depuis n’importe quel appareil, et la synchronisation automatique des fichiers – quand quelqu’un ajoute, supprime ou modifie un document, ces changements sont immédiatement pris en compte sur le Cloud.
Là où PostFiles va plus loin, c’est en matière de sécurité. Cette solution de transfert de fichiers volumineux permet :
- De sécuriser les partages de fichiers via le chiffrement des données, l’intégration d’un antivirus et l’envoi d’un message d’alerte en cas d’accès non autorisé ;
- De contrôler les accès à l’espace de stockage via un système d’identification unique (SSO) ;
- De gérer les droits des utilisateurs;
- De superviser les accès à la plateforme (traçabilité des actions) ;
- De définir les paramètres de sécurité en accord avec la politique de sécurité de votre organisation ;
- De garantir la confidentialité des données en les hébergeant sur le territoire français, vous permettant de bénéficier du cadre législatif européen en la matière.
- De renforcer le contrôle de la DSI sur l’utilisation de la solution en interne, afin de garantir une implémentation conforme aux bonnes pratiques en vigueur, notamment en termes de sécurité (pour la DSI elle-même) et en termes de fonctionnalités (pour les utilisateurs).
Opter pour une solution de transfert de fichiers volumineux est une excellente chose. Mais pas question de mettre la main sur le premier outil qui vient : il est important de choisir la solution qui répond le mieux à vos besoins en matière de stockage et de partage, tout en étant adaptée aux exigences de sécurité propres à votre entreprise.
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