Le travail collaboratif est de plus en plus plébiscité dans les organisations, publiques comme privées. Et pour cause, ses bénéfices sont assez clairs pour les salariés comme pour les dirigeants. Cette tendance à plus d’échanges et d’agilité est aujourd’hui portée par la transformation numérique. En effet, de plus en plus, les entreprises intègrent les nouvelles technologies dans leurs activités quotidiennes afin d’améliorer leurs process et à terme leur croissance.
Gain de temps, flexibilité, meilleure productivité… Les bénéfices d’une entreprise collaborative et du travail distant sont nombreux et bien identifiés au sein des entreprises. L’étude réalisée par Fabernovel Institute et BAP révèle que 80% des salariés travaillant dans de grandes entreprises affirment qu’ils aimeraient collaborer plus souvent. L’étude montre également que pour bien collaborer il n’est pas nécessaire de partager le même espace en permanence.
Une étude réalisée par Fuze a montré un intérêt pour le travail à la demande au niveau mondial. 89% des personnes interrogées déclarent que travailler de manière flexible devrait être la règle et non l’exception. 84% des salariés estiment qu’ils pourraient être plus productifs en dehors du bureau. Encore faut-il disposer des bons outils.
Des équipes plus efficaces grâce à l’entreprise collaborative
Le développement de l’entreprise collaborativen’est pas un projet anodin au sein d’une entreprise. Pour le mener à bien, il ne faut pas minimiser l’importance du choix de l’outil qui sera adopté par l’ensemble des collaborateurs.
En effet, pour favoriser une meilleure gestion des documents vous devez vous équiper d’une plateforme accessible partout, tout le temps et permettant une centralisation de l’information. Cette solution doit permettre à chacun de gagner en efficacité et de collaborer simplement avec des interlocuteurs internes comme externes.
Profiter de la souplesse offerte par les solutions cloud
Oodrive propose trois modes d’hébergement adaptés aux contraintes métier et aux exigences de sécurité des entreprises (SaaS, Cloud privé et On-Premises). Et ce n’est pas un hasard. En effet, accepter de confier ses données à un prestataire n’est pas toujours une décision facile à prendre pour une entreprise. Les préoccupations relatives à la sécurité expliquent pour beaucoup les réticences qui persistent. Pourtant, il est possible de passer au cloud sans mettre ses données ou son système d’information en danger. Il faut simplement choisir la solution adaptée à ses besoins.
Entreprise collaborative et sécurité des données sensibles
Une étude de RSM menée en partenariat avec les European Business Awards auprès des instances de direction de 597 entreprises de 33 pays européens a révélé que 39% des grandes entreprises admettent avoir été victimes d’une cyberattaque. De plus, 70% des entreprises estiment être exposées à un risque en matière de cybercriminalité. Protéger son système d’information et ses données n’est plus une option. En matière de travail collaboratif, il est indispensable également de choisir une solution qui offre des garanties fortes en ce qui concerne la sécurité.
La simplicité d’utilisation et la fluidité dans les projets ne doivent pas faire oublier la sécurité des données qui seront traitées et stockées dans la solution de travail collaboratif. Avec une solution comme celle proposée par Oodrive vous définissez, via la console de supervision, les règles de sécurité communes aux utilisateurs. Vous pouvez également contrôler les données pratiques et auditer l’usage de l’application.
Voici les éléments sur lesquels il faut être attentif en matière de sécurité :
- Sécurité des accès : chiffrement des mots de passe, authentification forte à deux facteurs
- Sécurité des fichiers stockés et des transferts : compression et chiffrement des données, boîtier HSM en option pour stocker les clés de chiffrement
- Hébergement des données en France, dans le cadre égal européen le plus protecteur pour les données des entreprises
Quelles fonctionnalités attendre au sein de votre entreprise collaborative ?
Une entreprise collaborative permet aux collaborateurs de mettre en commun leurs connaissances et leurs compétences afin d’atteindre un même objectif, de mener à bien un projet commun. Et ce sont notamment les outils de travail collaboratif en ligne qui permettent d’y parvenir. Le travail collaboratif favorise les échanges et le décloisonnement entre les différents services d’une entreprise. Mais tous les outils ne se valent pas. Pour profiter pleinement des avantages du travail collaboratif, voici les fonctionnalités indispensables que doit proposer la solution choisie :
- Navigation simplifiée gérant les arborescences les plus complexes
- Possibilité d’attribuer des droits sur son compte afin de déléguer la gestion de l’espace en cas d’absence
- Edition et modification par plusieurs intervenants et en temps réel des documents Office
- Dossiers d’équipe collaboratifs ou partage de fichiers via un partage par mail, en lecture seule, par lien
- Programmation de résumés d’activités, par le créateur du partage et ses destinataires
- Outil de transfert avancé : prend en charge tout type de fichier et dossier, peu importe le volume à uploader/downloader
- Application mobile et outils de synchronisation
