Les technologies numériques ont bousculé nos façons de penser, d’agir, de communiquer, de consommer… et de travailler. Au sein des entreprises, la transformation digitale constitue un bouleversement majeur qui touche l’ensemble des fonctions, des services et des collaborateurs : tout le monde tire parti des bénéfices offerts par les innovations appliquées aux outils et aux processus. Découvrez à ce sujet les nombreux enjeux qui entourent les Digital workplace en entreprise. Cette digitalisation profite également aux réunions. Organisées en présentiel, celles-ci représentent un investissement en temps qui, en termes d’efficacité et de rentabilité, ne se justifie plus. Or, pour une réunion de gouvernance notamment (mais pas seulement), le « simple » recours à un outil de visioconférence ne suffit pas : il faut tenir compte d’enjeux majeurs liés à la planification, à la sécurité des données et au partage sécurisé des contenus sensibles. Et, pour cela, disposer du bon outil de digitalisation des réunions.
Digitalisation des réunions : pourquoi c’est indispensable ?
En quelques décennies, la salle de réunion n’a quasiment pas évolué. Une grande table au centre, où trône un téléphone mains libres. Des chaises installées tout autour, généralement inconfortables. Un paperboard blanc ou, pour les plus chanceux, un vidéoprojecteur vieillissant. Et quantité d’accessoires inutiles mais que l’on croit indispensables.
La transformation numérique, un passage obligé
Le passage à la digital workplace ou plus spécifiquement aux réunions virtuelles, représente un grand bond en avant. Un bond devenu nécessaire, parce qu’induit par ce vaste mouvement de fond qu’est la transformation numérique, dans laquelle sont engagées les entreprises dans leur grande majorité. Cette transformation porte des enjeux technologiques (troquer le papier contre des supports dématérialisés), mais aussi sociétaux, économiques, organisationnels et métiers : il s’agit non pas seulement d’implémenter des outils, mais de modifier en profondeur les modes de travail pour satisfaire des clients de plus en plus exigeants, garder un avantage concurrentiel, optimiser les processus internes, offrir de meilleures conditions de travail, et gagner en efficacité.
Mais pour cueillir pleinement les fruits de la transformation numérique, celle-ci doit s’appliquer à toutes les composantes de l’entreprise – y compris en optant pour la digitalisation des réunions – et impliquer les bons outils. À savoir : ceux qui permettent de répondre aux enjeux de la sécurité des données et du partage sécurisé des documents, en particulier, comme on le verra, dans le cadre d’une réunion de gouvernance.
La crise sanitaire comme accélérateur de la digitalisation
Ce bond en avant résulte également d’un contexte particulier lié à la crise sanitaire. Depuis mars 2020, celle-ci a brusquement accéléré la digitalisation des entreprises : le Covid-19 aurait ainsi fait gagner 3 ans aux organisations en matière de transformation numérique, et jusqu’à 7 ans en tenant compte de la digitalisation des offres de produits et de services. Une poussée ressentie deux fois plus fort dans des secteurs stratégiques comme la santé, les services financiers et professionnels, ou l’industrie pharmaceutique.
La crise sanitaire a, en effet, produit trois changements majeurs :
- L’évolution des attentes des consommateurs ;
- L’augmentation de la demande de produits et de services prodigués en ligne ;
- La hausse du travail à distance et des besoins afférents en matière de collaboration, de communication et de partage des informations.
Ce dernier point est essentiel. Nous sommes passés de 7 % de salariés en télétravail en novembre 2019 à 24 % en moyenne en avril 2020 (et jusqu’à 41 % des actifs en Île-de-France). Alors qu’il faut un an en moyenne pour mettre en place le télétravail dans une entreprise, 11 jours ont suffi pendant le premier confinement pour y parvenir, compte tenu des contraintes.
Dans ce contexte, la digitalisation a joué un rôle majeur en permettant aux collaborateurs de communiquer et en maintenant la cohésion au sein des équipes. Il a fallu également organiser en distanciel les habituelles réunions (du « point mensuel » entre commerciaux à la réunion de gouvernance – comité de direction, conseil d’administration, etc.) afin de conserver la direction stratégique et de continuer à prendre des décisions collectivement.
Quels sont les grands enjeux liés à la digitalisation des réunions ?
Ce processus de digitalisation des réunions, au sein des entreprises, doit néanmoins tenir compte de grands enjeux ayant trait au gain de temps, à la planification, et à la sécurité des données et des contenus sensibles. Des enjeux particulièrement aigus dans le cadre d’une réunion de gouvernance, durant laquelle sont partagés des documents extrêmement confidentiels. Consultez à ce sujet l’article de l’ANSSI : Cybersécurité, faire face à la menace : la stratégie française.
- Le gain de temps. Les réunions sont encore très souvent jugées improductives et inefficaces. Les dirigeants passent en moyenne 23 heures par semaine en réunion, contre moins de 10 heures il y a cinquante ans. Une majorité de cadres estiment que ces réunions les empêchent d’achever leur propre travail et qu’elles se font au détriment de la réflexion. Une perte de temps qui n’est pas liée seulement à la tenue de la réunion en elle-même : il faut aussi prendre en compte l’organisation et la préparation, surtout lorsque le top management est convoqué (73 % des entreprises ont besoin d’au moins trois jours pour constituer le boardbook), ainsi que les déplacements des participants qui ne sont pas tous géographiquement présents. L’enjeu de la digitalisation est ici lié à l’efficacité avec laquelle ces réunions peuvent se dérouler en ligne, en faisant gagner du temps et sans impliquer de déplacements inutiles.
- La planification. Les problématiques relatives au planning des participants et à leur mobilité sont particulièrement vivaces. C’est encore plus vrai d’une réunion de gouvernance : 34 % des entreprises travaillent avec un comité de direction multinational. Une dispersion qui ne remet pas en cause les présupposés de ce type de rassemblement : définir un ordre du jour, établir des priorités, inviter les participants suffisamment tôt, réunir les documents indispensables et les mettre à disposition, permettre les échanges préliminaires à la réunion de gouvernance – de quoi arriver le jour J en étant parfaitement préparé. La digitalisation via un outil dédié, en proposant un espace sécurisé, contribue à optimiser l’organisation de la réunion et à garantir l’accès de tous les participants aux documents importants.
- La sécurité. C’est un enjeu essentiel dans le cadre de la digitalisation, encore plus lorsqu’il s’agit d’une réunion de gouvernance. Les documents échangés sont, en effet, d’ordre confidentiel et stratégique. En somme : ce sont des contenus sensibles. Un outil de digitalisation doit donc créer un environnement propice à la sécurité des données, et permettre le partage sécurisé des informations en amont de la réunion et pendant son déroulement.
À ces trois enjeux, il faut en ajouter un autre, moins vivace sans doute, mais non dénué d’importance : l’exemplarité. La digitalisation d’une réunion de gouvernance contribue aussi à montrer la voie en matière de transformation numérique. Car une stratégie digitale n’est crédible que si elle est vécue par ses dirigeants, et évangélisée auprès des collaborateurs. Or, l’outil de travail par excellence des dirigeants, c’est la réunion !
Sources :
- McKinsey, « How Covid-19 has pushed companies over the technology tipping point – and transformed business forever », octobre 2020.
- Dares, « Quels sont les salariés concernés par le télétravail ? », novembre 2019.
- Odoxa, « Baromètre des économies régionales… confinées », 2020.
- Havard Business Review, « Stop the Meeting Madness », 2017.
- Thomson Reuters, « The evolving role of the global board », 2014.