En avril 2015, le groupe Oodrive, en partenariat avec le Conseil National des Compagnies d’Experts de Justice et la Chancellerie, a lancé officiellement Opalexe, plateforme de dématérialisation de l’expertise judiciaire. Elle permet à tout expert titulaire d’une carte d’expert avec certificat électronique d’accéder à un espace sécurisé pour échanger des documents avec les autres acteurs de l’expertise (barreau, juridiction, justiciable, etc).
Opalexe incarne une volonté plus globale de la justice d’aller vers la modernisation. L’expertise dématérialisée, outre sa dimension innovante, apporte de nombreux bénéfices tant aux professionnels qu’aux justiciables.
1. Opalexe garantit l’identité des participants
Pour accéder à la plateforme de dématérialisation, il est nécessaire de posséder un certificat électronique. Ce certificat agit comme une véritable carte d’identité numérique : il est délivré par un « Tiers de Confiance », organisme habilité par le gouvernement. Le Tiers de Confiance vérifie l’identité physique de la personne et s’en porte garant afin que le certificat ait la même valeur qu’une pièce d’identité officielle.
2. Opalexe préserve la sécurité des échanges
La maîtrise des accès par le biais du certificat électronique permet, au-delà de l’identité des participants, d’assurer le secret de l’expertise car nul ne peut prendre connaissance de son contenu à moins d’avoir été ajouté à une expertise ouverte. Cette sécurité s’accompagne d’autres mesures, comme l’horodatage des actions effectuées sur la plateforme : on dispose ainsi d’une traçabilité rigoureuse des échanges.
3. La plateforme permet de réduire le volume de documents papier
Une expertise représente un volume considérable de documents : rapports, photos, notes de l’expert, dires à expert. A titre d’exemple, un dossier d’expertise moyen aurait une épaisseur de 40 cm dans le domaine industriel. On imagine aisément les implications du papier : photocopies nombreuses, manque de lisibilité parfois, affranchissement et envoi des pièces aux parties, sans compter la problématique du stockage. En effet, les dossiers des experts doivent être conservés pendant 30 ans, un volume de documents difficile à gérer au format papier.
Opalexe réduit considérablement ces volumes, au profit de documents numériques plus lisibles mais aussi plus faciles à échanger et à stocker.
4. Elle facilite le travail de l’expert
Un expert peut mettre un document à disposition de l’ensemble des parties (barreau, justiciables, juridiction) en une seule action, au lieu de consacrer du temps à la reprographie et à l’envoi des dossiers. Il gagne ainsi en productivité. Par ailleurs, Opalexe permet de placer des annotations sur les documents, visibles uniquement par l’expert : elles remplacent le traditionnel post-it papier et favorisent le travail en ligne.
5. Elle respecte le principe du contradictoire
Un expert de justice est soumis au principe du contradictoire : chaque partie prenante d’un dossier doit pouvoir prendre connaissance des faits et arguments et y répondre en temps utile. Les communications avec la partie adverse doivent en conséquence être fluides et complètes. En effet, le non-respect du principe du contradictoire peut entraîner la nullité du dossier. Une plateforme comme Opalexe, reconnue par le Ministère de la Justice, garantit le respect de cette obligation.
6. Elle limite voire évite les dires tardifs
Dans le cadre d’une expertise, chaque partie peut effectuer, par le biais de son avocat, une observation ou une réclamation à l’expert. Cela peut être l’occasion de demander des réponses à des questions non résolues, de signifier un désaccord qui n’a pu être exprimé auparavant. Ce document, transmis à l’ensemble des parties, s’appelle un « dire à expert ».
Avec les supports papier, il n’était pas rare d’avoir des « dires tardifs », c’est-à-dire envoyés tardivement par rapport à la date de dépôt du dossier au tribunal. Soit par une volonté délibérée de l’une des parties dans un contexte conflictuel, soit en raison des aléas de l’acheminement du courrier. L’expertise dématérialisée horodatant chaque document, il devient ainsi plus facile de démontrer le caractère tardif d’un dire à expert ou de prouver le non-respect d’un délai fixé pour la formulation des dires.
7. Elle réduit les délais de traitement des dossiers
En s’affranchissant des délais d’acheminement du courrier grâce à une plateforme en ligne, en évitant de consacrer du temps à la photocopie des pièces, en assurant la transmission simultanée des documents à tous les intervenants d’un dossier, on gagne en rapidité. Rappelons à ce sujet que l’expertise n’est pas une profession mais une activité exercée par un professionnel spécialiste de son domaine : tout temps gagné sur ces tâches administratives est donc un temps qu’il peut mettre à profit sur des missions à forte valeur ajoutée.
Opalexe ouvre la voie à une expertise civile plus fluide, pour l’expert comme pour le justiciable. Reste à guider chacun dans cette transformation numérique : au-delà des impératifs techniques en jeu, la conduite du changement représente un défi à part entière !