Dans certaines situations, type fusion-acquisition, les entreprises diffusent, partagent et consultent une quantité très importante d’informations. Certaines hautement confidentielles. Lorsqu’il s’agit de traiter des sujets sensibles, la sécurité des données est une problématique majeure. Mais pas seulement. Alors, quelle est la solution la plus adaptée pour améliorer, accélérer et simplifier le partage de ces informations sensibles ? Découvrez plus en détail la data room virtuelle et pourquoi c’est un outil indispensable pour les fusions/acquisitions.
Pour s’assurer que des informations ne sortent pas d’un cadre précis, il existe des outils destinés aux entreprises et qui permettent d’échanger simplement et de manière sécurisée (authentification forte par SMS, chiffrement, etc.). La data room virtuelle par exemple, dont l’utilisation concerne particulièrement les opérations de haut de bilan (fusions, acquisitions, cessions, levées de fonds, opérations immobilières) permet de stocker un grand nombre de documents tout en autorisant leur consultation de façon maîtrisée.
Une data room, autrement désignée « chambre des données », est un espace dans lequel sont stockées des données, principalement des fichiers volumineux à caractère confidentiel. Bien qu’une data room puisse dans certains cas bénéficier aux petites entreprises, cette solution est surtout utilisée dans le cadre de grandes opérations (fusion, acquisition).
Dans le cadre d’une fusion-acquisition, la dataroomvirtuelle permet à un vendeur (de société ou d’actifs de société) de mettre à disposition des acquéreurs potentiels l’ensemble des informations nécessaires à l’opération. Chacun a accès aux mêmes informations. Ces derniers pourront donc les consulter pour ensuite faire une offre d’achat. Échanger des documents sensibles dans ce genre de situation ne peut pas se faire via un simple email qui n’est pas un outil de communication suffisamment sécurisé.
Data room virtuelle : avoir les bons éléments à disposition
Pour finaliser une opération de fusion-acquisition, l’acquéreur a besoin d’avoir toutes les informations à sa disposition. Et grâce à une data room virtuelle, il pourra les obtenir rapidement et simplement notamment via un module de questions/réponses (Q&A). Au moment de la création de la data room (ouverte pour une période donnée), le cédant désigne des experts qui auront chacun un dossier (juridique, compta, social, etc) à leur charge. Ce sont ces experts qui auront notamment pour mission de répondre aux questions des acheteurs.
Avec une data room virtuelle, l’administrateur garde la main sur les droits d’accès au module. Il a également la possibilité de mettre en place un système de modération. Il peut par exemple bloquer une question, y répondre lui-même ou la transférer à un expert. Les questions sont privées par défaut, mais elles peuvent être rendues publiques par le gestionnaire de la plateforme ou l’expert du dossier. Dans ce cas, tous les acquéreurs potentiels auront la même information à disposition.
Une analyse fine des informations liées à la fusion-acquisition
Un projet de grande envergure telle qu’une fusion implique une documentation dense (comptable, juridique, administrative, clients, fournisseurs, concurrence, etc.) et l’implication de nombreux acteurs. La gestion numérique permet de simplifier le processus.
Avoir recours à des outils comme la data room virtuelle permet d’avoir accès à des statistiques précises sur l’état de santé du projet et l’activité des différents intervenants. Un module de reporting est un élément très important pour le vendeur. Ce dernier saura précisément quels documents ont été consultés ou téléchargés, par qui et pendant combien de temps. Il pourra alors orienter la négociation en fonction de ces informations. L’administrateur peut exporter des rapports sur mesure et étudier avec minutie tous les mouvements au sein de la data room virtuelle.
Garantir la sécurité des données liées à la fusion-acquisition
Une data room virtuelle est à « usage unique ». Elle ne sert que pour une seule opération. Sa durée de vie est donc de courte durée. Et une fois le dossier de fusion-acquisition finalisé, se pose la question de la restitution des données. Elles sont très précieuses pour une entreprise et doivent donc être protégées. En 2015, un groupe de pirates informatique avait infiltré plusieurs dizaines de sociétés. Leur objectif était d’accéder à toutes les informations concernant les offres imminentes de fusions-acquisitions. Il est donc très important d’avoir recours à une solution offrant le maximum de garanties en matière de sécurité. Cela passe par le choix d’un prestataire de confiance comme Oodrive.