Tandis que la transformation numérique des entreprises s’accélère, la gestion de leurs actifs digitaux prend une toute autre envergure. Le marché du DAM pèse aujourd’hui 2,44 milliards de dollars et devrait tripler d’ici 2022. En France, le Digital Asset Management représente près de 50 millions d’euros. Ces chiffres illustrent bien la nécessité plus que croissante pour les entreprises de donner un cadre pour organiser, réguler et sécuriser le flot de leur production de contenus de plus en plus hétérogènes. A cette nécessité de gestion des ressources numériques s’ajoute celle de la sécurisation des contenus devant la recrudescence du nombre de cyberattaques.
Qu’est-ce qu’un logiciel DAM ?
A quoi sert le Digital Asset Management ?
Le principal objectif d’une solution DAM est de permettre aux entreprises de tirer le meilleur profit des différents actifs à leur disposition, grâce notamment à une gestion et une coordination optimisées des contenus. Une solution DAM est in fine un logiciel de valorisation des ressources d’entreprises prenant en charge vos actifs numériques sur tout leur cycle de vie. Plutôt que comme simple outil de gestion, le DAM se pense désormais comme une solution collaborative qui doit allier simplicité d’utilisation et sécurité. Auparavant réservées aux grandes structures, le DAM est désormais une nécessité pour les PME et TPE avec entre autres, le développement éclair des supports marketing.
Concrètement, une solution de Digital Asset Management vous permet de :
- Centraliser
- Stocker
- Annoter
- Indexer
- Rechercher
- Et diffuser vos actifs numériques d’entreprise.
Qui est concerné par le DAM ?
Pour répondre à cette question nous pensons bien sûr en premier lieu aux équipes marketing. Celles-ci sont amenées à créer, stocker, indexer ou encore diffuser régulièrement de nombreuses ressources. Mais le Digital Asset Management a un panel d’utilisateurs et d’utilisatrices bien plus large. En effet, pour résumer, le DAM s’adresse à toutes les entités d’une entreprise susceptibles tirer profit d’une solution de gestion d’actifs numériques. Et par actifs numériques s’entend une exhaustivité de formats (PDF, JPG, PNG, Gifs, vidéos, mp4…) pour tous types de documents (marketing, financiers, juridiques, créatifs, techniques…). Et c’est pour répondre à ce besoin croissant du nombre d’utilisateurs que les logiciel DAM se font de plus en plus précieux pour les organisations. Une telle transversalité nécessite non seulement une centralisation des ressources numériques de l’entreprise mais également leur optimisation tout au long de leur cycle de vie.
Le DAM vous intéresse mais sa mise en place vous angoisse. Vous vous posez de nombreuses questions au sujet de l’installation d’une telle solution au sein de votre organisation. Comment va se dérouler ce projet ? Quels en sont les prérequis ? Comment constituer une équipe projet ? Cet outil peut-il répondre aux enjeux de technicité et de sécurité ?
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Quels sont les avantages d’un logiciel DAM (digital asset management)
Gain de temps
Recourir à une solution de Digital Asset Management vous fera sans aucun doute gagner un temps précieux. Or, en entreprise nous le savons, le temps c’est de l’argent !
Vous observerez tout d’abord un gain de temps en matière de recherche. Grâce à une plateforme DAM, la recherche de fichiers est moins chronophage pour les équipes puisque ceux-ci sont centralisés et leur indexation optimisée. Cela permet donc aux collaborateurs et collaboratrices de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Concrètement, les structures qui mettent en place un système de gestion des actifs numériques peuvent économiser jusqu’à deux tiers du temps de recherche passé auparavant. (Source : Guide to measuring DAM ROI, 2019) Aussi, le gain de temps est constaté sur les problématiques de transferts et de téléchargements. La solution DAM convertit automatiquement les actifs à la bonne taille et à la bonne résolution pour tous les canaux.
Gain de productivité
La mise en place d’un logiciel DAM (Digital Asset Management) peut aider les entreprises à réduire considérablement le délai entre la création et la livraison des actifs. Selon une étude Netcentric réalisée en 2019, cela peut accélérer de 47% la création de nouveaux actifs, améliorant de fait la productivité et l’efficacité opérationnelle. Grâce entre autres à la centralisation, à l’indexation et à l’optimisation de recherche, nous constatons une diminution des coûts de recréation d’actifs en éliminant les efforts redondants, en réduisant le nombre d’actifs crées mais jamais utilisés et en améliorant la réutilisation de ces mêmes ressources numériques. Autre avantage en matière de productivité, l‘accès facile et permanent au fichiers critiques permet aux membres des équipes de travailler plus efficacement et d’accéder au marché plus rapidement. La production de contenus est dynamisée grâce à des workflow plus rapides. En conséquence, nous pouvons affirmer que l’utilisation d’une solution de Digital Asset Management améliore la collaboration en éliminant les goulets d’étranglement et les silos « superflus » qui retardent généralement les projets.
Gain de sécurité
Du moment qu’une entreprise collecte, stocke et/ou diffuse des actifs numériques, la question de la sécurisation des contenus se pose. Dans le but d’éviter la perte ou la dégradation de vos ressources, votre solution DAM (Digital Asset Management) se doit de gérer cet aspect sécuritaire. Un logiciel de Digital Asset Management est conçu pour garantir un niveau de sécurité maximal. Il permet, par exemple, d’établir une hiérarchie des droits d’accès en fonction des utilisateurs et des utilisatrices, et protège les médias grâce à un système de tatouage numérique.
Le DAM gère également toutes les métadonnées associées à une ressource ; comme les informations sur les droits pour les contenus sous licence par exemple. A ce propos, toujours selon l’étude Netcentric réalisée en 2019, la mise en place d’une solution DAM réduirait de 23% le risque juridique lié à l’utilisation d’actifs erronés ou non approuvés, en les protégeant contre une diffusion accidentelle ou un vol, et assurant par la même occasion la conformité des licences.
La notion de sécurité concerne également la bonne utilisation de vos actifs numériques via une gestion d’accès optimisée se basant sur le postulat suivant : tous les usagers du DAM n’ont pas vocation à manipuler ou à accéder à toutes les ressources numériques de l’entreprise. C’est pourquoi, la gestion des accès aux différents actifs numériques couplée à l’élaboration de reportings sur l’utilisation des ressources assure sécurité et transparence.
Autre pierre angulaire de la sécurisation de vos contenus : l’hébergement
Pour ce faire, deux possibilités s’offrent à vous : un hébergement sur les serveurs de l’entreprise ou bien un stockage géré par votre prestataire DAM. Dans ce cas, il est primordial de vérifier trois points :
- Le data center de votre prestataire doit garantir un très haut niveau de sécurité
- L’hébergement doit se trouver sur le territoire français ou européen, de sorte à garantir la souveraineté numérique de vos données
- Votre choix doit aussi se faire en fonction du niveau de sécurité de l’infrastructure propre à votre entreprise et de votre politique interne de gestion
Valorisation de vos assets numériques
Nous pourrions résumer les avantages que comporte un logiciel de Digital Asset Management par la phrase suivante : le DAM valorise tous vos assets digitaux. La nécessité d’une gestion centralisée et optimisée des ressources numériques ne fait plus débat pour la majorité des entreprises. Les chiffres évoqués en introduction le prouvent amplement. Mais au-delà de se rendre indispensable, la mise en place d’une solution DAM donne implicitement de la valeur à vos actifs numériques. Mieux exploités, utilisés et diffusés, vos médias sont autant d’atouts pour faire performer votre image de marque. Le DAM vous assure une gestion sécurisée et plus collaborative, une meilleure communication ainsi qu’une hausse de productivité, et ce tout au long du cycle de vie de vos actifs numériques.
Conduite de projet : DAM, les 6 étapes clés
- 1ère étape
Cette première étape de conduite de projet pour la mise en place d’une solution DAM (Digital Asset Management) consiste à définir vos objectifs et vos besoins puis faire valider la stratégie retenue par la direction. Réalisez ensuite un inventaire de tous vos médias pour terminer par mettre en place votre équipe projet. Durant cette première phase, les ressources humaines mobilisées sont généralement la ou le chef de projet DAM, les services Communication et Marketing, un ou une documentaliste éventuellement, le service Juridique, le service Informatique et plus spécifiquement, la Direction des Systèmes d’Information.
- 2ème étape
Organisez une réunion de lancement de projet à la signature du projet afin de fluidifier la communication et amorcer une conduite de changement avec toutes les parties prenantes, plus ou moins engagées, mais toutes concernées. Vous avez la possibilité de faire appel à un consultant en externe si besoin.
- 3ème étape
Phase de workshops d’études et d’analyse. C’est durant cette phase que tous les acteurs du projet seront le plus sollicités.
- 4ème étape
Livraison d’un cahier des spécifications techniques et fonctionnelles. Celui-ci doit être validé par toutes les parties prenantes, il s’agit du fil conducteur de votre projet DAM.
- 5ème étape
Place à la catégorisation du contenu, à l’éditorialisation et au design du Front Office. Sachez que votre plateforme DAM doit être à la fois ergonomique et structurée, mettant en valeur tous les médias.
- 6ème étape
Enfin, la phase d’installation et de paramétrage de l’outil est assurée par votre prestataire DAM.
Face à ces nombreux avantages, opter pour la mise en place d’une solution DAM (Digital Asset Management) c’est investir dans une solution d’avenir ! Aujourd’hui, le Digital Asset Management valorise tous types de ressources numériques grâce à une optimisation et une sécurisation de leur gestion, et ce tout au long de leur cycle de vie. Demain, les technologies d’intelligence artificielle, notamment dans le domaine du machine learning vont modifier en profondeur les usages. Le deep learning permettra entre autres d’optimiser les modes de recherche avec une indexation précise et automatisée des actifs numériques.