Dans le monde de l’entreprise d’aujourd’hui, les collaborateurs cherchent à être productifs tout en étant de plus en plus mobiles. Le temps où il fallait être derrière un bureau pour signer un contrat ou traiter avec des prestataires basés à l’étranger est révolu. A l’ère du Cloud, les outils de synchronisation de fichiers, appelés Sync & Share (Synchronisation et partage) répondent parfaitement à ces nouveaux usages. Ils sont au cœur du poste de travail digital (Digital workplace), et grâce à eux, les documents professionnels sont accessibles partout et tout le temps. Un vrai facteur d’efficacité.
Accéder à ses documents synchronisés en mobilité
Prise de rendez-vous, conférence téléphonique avec un client, un fournisseur, un partenaire lors d’un déplacement… Les situations dans lesquelles un collaborateur doit accéder à ses documents professionnels ne manquent pas. La synchronisation lui permet d’avoir tout ce dont il a besoin dans ces situations, où qu’il soit. Il peut placer ses données au sein d’un espace sécurisé, synchronisé sur son poste de travail, sa tablette, son Smartphone. Terminé le temps des « Je vous rappelle quand je suis au bureau ».
Les appareils nomades sont partout. Et ils sont devenus indispensables à la vie des entreprises. A l’heure actuelle, en France, chaque professionnel possède en moyenne plus de deux terminaux mobiles. D’après une étude réalisée par IDC et Bouygues Telecom, deux salariés sur trois affirment que ces appareils leurs permettent de profiter de toutes les situations de mobilité dans lesquelles ils peuvent se trouver (rendez-vous professionnels, transports en commun, etc.) pour travailler. Le collaborateur d’aujourd’hui optimise son temps de travail. Les trains et les cafés sont devenus des espaces de coworking !
Synchronisation de fichiers : Une information à jour en temps réel
Souvent, les documents s’échangent par email. Mais un même document peut être modifié des dizaines de fois avant d’être validé. Dans une entreprise, chacun perd beaucoup de temps à gérer, numéroter, dater les différentes versions d’un même document, à retrouver la version la plus récente. La synchronisation permet de gagner du temps sur ces questions. Chaque collaborateur accède directement à la dernière version de ses documents.
Travailler avec des interlocuteurs internes et externes
Les outils de synchronisation de fichiers tels que PostFiles permettent aux entreprises de consulter, modifier sans contrainte de temps, de lieu et d’accès au réseau tous leurs documents. Ils offrent aussi la possibilité aux utilisateurs de partager ces documents. Dans le cadre d’un projet, ils peuvent les organiser dans un dossier et en autoriser l’accès à un nombre restreint d’interlocuteurs (clients, fournisseurs, partenaires, etc.). De cette façon, chacun aura accès aux mêmes informations grâce aux dernières versions des fichiers déposés sur la plateforme. Les ajouts, les changements et les suppressions sont automatiquement pris en compte, enregistrés et visibles sur l’ensemble des périphériques.
La combinaison des fonctions de synchronisation et de partage permet aux personnes travaillant sur un même projet de collaborer plus efficacement et en toute transparence.
Des outils adaptés aux contraintes des entreprises
Des phénomènes comme le shadow IT ou le BYOD (Bring Your Own Device) montrent qu’au sein des entreprises, les outils grands publics – souvent gratuits – sont assez largement utilisés. Et ils semblent répondre aux besoins des entreprises pour plus de souplesse et d’efficacité. Mais ils ne sont pas adaptés à certaines contraintes des entreprises :
- La sécurité
C’est un élément essentiel dans les entreprises. Elles souhaitent profiter de la souplesse du Cloud, sans pour autant mettre en danger leur patrimoine en devenant la cible de pirates informatiques. Cela passe notamment par le choix d’une solution offrant les garanties maximales dans ce domaine. Garanties qu’une solution grand public ne peut pas apporter. Pour sécuriser leurs fichiers, les entreprises pourront, grâce à des solutions adaptées, définir des niveaux d’accès pour l’ensemble des collaborateurs. L’administrateur d’un tel outil sera en mesure de définir des règles de sécurité en adéquation avec la politique de l’entreprise. Seules les personnes autorisées pourront avoir accès aux documents et travailler en toute confiance, dans un cadre maîtrisé.
- Les performances
Les solutions professionnelles doivent aussi permettre de synchroniser des fichiers ou es répertoires volumineux, sans limite de taille. Pour cela, elles utilisent des technologies d’optimisation de transfert adaptées et automatisées, qui offrent par exemple des mécanismes de reprise automatique en cas de coupure réseau.
- L’hébergement des données
Avant de choisir telle ou telle solution, l’entreprise doit savoir où ses données seront hébergées. Elles seront mieux protégées si elles restent au sein de l’Union Européenne. En effet, le cadre légal européen est le plus protecteur pour les données des entreprises. Certains éditeurs de logiciels comme Oodrive garantissent un hébergement en France et en Europe.