Il y a des réunions plus importantes que d’autres. À l’image des instances de gouvernance, véritables piliers de la stratégie où chaque information donnée, chaque prise de parole, peut influer sur la direction prise par l’entreprise et sur ses résultats. Il est donc primordial de préparer ces instances avec soin pour ne rien laisser au hasard. Mais il est tout aussi crucial de veiller à la sécurité et à la confidentialité de tout ce qui est dit, fait, distribué ou partagé à cette occasion. Et pour cela, vous avez besoin d’un outil dédié, capable de répondre au double défi de l’organisation et de la protection des données. En d’autres termes, vous avez besoin d’une Board Room virtuelle sécurisée.
Sécuriser les instances de gouvernance : une obligation
La question de la sécurité des échanges dans le cadre des instances de gouvernance s’impose aux dirigeants. Au-delà de la problématique de l’organisation des réunions (Comités de Direction, Conseils d’Administration et Conseils de Surveillance), c’est la protection des données et des documents échangés avant et pendant ces instances qui représente le plus gros défi.
En effet, les informations exploitées à l’occasion d’une réunion de gouvernance sont d’une importance cruciale pour l’entreprise. Il peut s’agir de données financières ou stratégiques ayant un impact direct sur l’avenir de l’organisation. De secrets de fabrique ou de savoir-faire qui déterminent sa valeur commerciale. Ou d’échanges entre les membres des instances dirigeantes qu’il est capital de ne pas voir fuiter. Autant d’informations qui ne doivent surtout pas quitter le cénacle des participants.
Problème : les communications relatives aux instances de gouvernance continuent d’être traitées par le biais du papier (c’est la solution a priori la plus simple) et des emails (c’est l’option la plus pratique, notamment lorsque les participants ont du mal à faire concorder leurs plannings ou lorsqu’ils sont dispersés géographiquement). Deux supports malheureusement trop peu sécurisés. Les risques de perte de données, de vol ou de suppression involontaire sont élevés. Pour garantir la sécurité et la confidentialité de ces échanges, les organisations ont besoin d’une solution Cloud. Une solution capable d’accompagner tout le cycle de vie de leurs instances de gouvernance : une Board Room.
Dématérialiser, oui, mais en toute sécurité
La Board Room virtuelle est une solution dématérialisée, hébergée sur le Cloud. Elle a été conçue spécialement pour répondre aux besoins des instances de gouvernance, notamment pour assurer la confidentialité des échanges – avant, pendant et après les réunions.
Le domaine de la gouvernance n’échappe pas au défi de la dématérialisation. L’obligation de passer à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics a permis aux entreprises d’appréhender les bénéfices du « zéro papier ». C’est en toute logique qu’elles souhaitent étendre ce principe à d’autres strates de leur organisation… Jusqu’à injecter du virtuel au plus haut niveau : dans les instances de gouvernance. Non pas en organisant ces réunions sur des plateformes de visioconférence ou de gestion de projet – elles continuent de se tenir physiquement – mais en réduisant la quantité (vertigineuse) de documents papier qui circule à l’occasion de leur préparation. En moyenne, ce sont 12 300 pages qui sont produites par an, uniquement dans l’optique d’organiser ces réunions.
Faire face aux challenges de la dématérialisation
La dématérialisation, dans ce cas de figure, représente un challenge complexe. On ne parle pas ici de la simple transposition des documents sur des supports digitaux (l’email au lieu du papier), mais d’une transformation globale des processus de communication et de décision collective. En ce sens, une solution Cloud de type Board Room va plus loin qu’un banal échange de données par le biais du web. Elle permet de dématérialiser les instances de gouvernance tout en favorisant une meilleure organisation. Elle simplifie également les processus tout en sécurisant les échanges.
Simplifier et sécuriser vos instances de gouvernance avec une Board Room
Vous l’aurez compris : une Board Room vise à digitaliser en grande patrie le cycle des réunions du Top Management. D’une part en simplifiant l’organisation et le reporting, d’autre part en protégeant les données critiques. Cette Board Room prend la forme d’un espace (virtuel) sécurisé. Il centralise l’ensemble des mouvements relatifs aux instances de gouvernance – documents, échanges et participants. Elle facilite le travail préparatoire (envoi d’invitations aux membres, consultation et annotation des documents, définition de l’ordre du jour, échanges entre participants) tout en offrant une grande souplesse d’utilisation (sur desktop ou sur mobile), puis propose de mettre le compte-rendu de la réunion à disposition sur le même espace virtuel.
Les bénéfices d’une Board Room ne vous sont pas inconnus : ce sont ceux des solutions de dématérialisation. Vous y gagnez du temps, de l’espace de stockage et de l’argent (au-delà des frais de coursier évités, c’est surtout une manière de faire des économies à long terme en supprimant les scories habituelles qui plombent les instances de gouvernance : indisponibilité des participants, documents non reçus, pertes ou vols d’informations critiques, etc.).
Mais le principal avantage d’une Board Room, c’est sa réponse au plus grand défi de la dématérialisation des instances de gouvernance : la sécurité. Les documents sont centralisés dans une « bulle » virtuelle à l’abri de toute influence extérieure. Ils sont accessibles uniquement depuis une interface web ou une application mobile, même hors connexion. Les accès sont protégés par un dispositif d’authentification forte. Cela nécessite au moins deux facteurs d’authentification, dont un dispositif électronique détenu par le demandeur, comme le SMS. Seules les personnes autorisées peuvent consulter ces documents. À l’intérieur de cette « bulle », les données sont chiffrées. Enfin, solution SaaS oblige, tous les documents sont hébergés sur le Cloud, dans des datacenters sécurisés indépendants du réseau de l’entreprise. Aucun risque que des yeux indiscrets se posent sur des données ultraconfidentielles !
Choisir sa Board Room avec pertinence
Reste à prendre en compte une ultime problématique. Pour qu’une Board Room réponde précisément aux besoins de vos instances de gouvernance, encore faut-il la choisir avec pertinence. Pour cela, vous devez définir en amont vos critères de sélection en fonction de vos problématiques. Quelques exemples :
- La prise en main. Si les participants ne maîtrisent pas les subtilités des outils digitaux, mieux vaut opter pour une solution intuitive, qui améliore la productivité plutôt que de la freiner.
- La mobilité. La nomadisation est un bienfait. Mais elle génère de nouveaux défis liés à la sécurisation des données consultées lors des déplacements. Une simple connexion depuis un terminal inadapté, ou passant par un réseau non sécurisé, pourrait avoir des conséquences funestes.
- La dispersion géographique. 34 % des entreprises travaillent avec un Comité de direction multinational (1). Réunir les participants quand ils exercent dans les mêmes locaux n’est déjà pas facile. Mais le problème se pose avec d’autant plus d’acuité lorsqu’ils sont dispersés aux quatre coins du globe.
- Les engagements en matière de sécurité. La confidentialité et l’intégrité des données ne dépendent pas que de la Board Room choisie, mais aussi des engagements du prestataire. C’est pourquoi, au-delà des fonctionnalités offertes par la solution en elle-même, vous devez vous intéresser de près à son éditeur. Et veiller à ce qu’il ait adopté des normes de sécurité qui vous conviennent – la norme ISO 27001 étant l’une des plus exigeantes à l’heure actuelle.
Il est recommandé de se tourner vers une Board Room qui répond à tous ces critères, et pour cela privilégier un outil conçu spécifiquement pour les instances de gouvernance – comme oodrive_meeting, la solution de dématérialisation des instances de gouvernance d’oodrive.
Oodrive vous accompagne
Gagner en efficacité et en simplicité tout en mettant l’accent sur les exigences de sécurité. Telle est la promesse tenue par la Board Room BoardNox. Une solution qui va bien plus loin que ses bénéfices immédiats. Car une salle de réunion virtuelle sert également de locomotive pour le train de la transformation digitale. Par son biais, la gouvernance de l’entreprise montre la voie de la dématérialisation, conduit le changement, et invite tous les collaborateurs à monter à bord.
(1) http://info.accelus.thomsonreuters.com/Board-Governance-Report-2014?cid=Blog