Base de Données Unique : quels objectifs et quelles solutions pour faciliter la mise en place de ce projet au sein des organisations ?
Née avec la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013, la base de données unique (BDU) est une base de données économiques et sociales. Elle permet de mettre à disposition des instances représentatives du personnel, en permanence, l’ensemble des informations qui leur sont nécessaires pour exercer leur droit de consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise.
Le contenu de cette base est légèrement différent selon que l’entreprise emploie plus ou moins de 300 salariés (cf. Articles R 2323-1-3 à R 2323-1-5 du code du travail).
Le décret n°2013-1305 paru le 31 décembre 2013 précise le calendrier de mise en place de la Base de Données Unique:
- le 14 juin 2014 pour les entreprises de plus de 300 salariés
- le 14 juin 2015 pour les entreprises employant entre 50 et 299 salariés.
Bien que la loi n’interdise pas le support papier, la plupart des entreprises optent pour la dématérialisation.
En effet, la dématérialisation présente de nombreux avantages. Elle permet notamment à toutes les parties prenantes et potentiels experts consultés dans le cadre d’un projet en particulier, d’accéder à toutes les informations dont ils ont besoin, où qu’ils soient.
Par ailleurs, l’adoption d’une solution de partage de fichiers permet également de gérer l’archivage électronique des documents mais également de contrôler et gérer plus facilement les droits d’accès. On retrouve dans la BDU des documents relatifs à la situation financière (bilans, rapports) ou aux orientations stratégiques de l’entreprise, ainsi que certaines informations issues du Code de commerce. La sécurité des données est donc un élément clé en raison du caractère confidentiel des informations qui y sont stockées.
L’authentification est aussi un élément primordial car elle à pour objectif de vérifier l’identité de l’utilisateur. Il existe plusieurs types d’authentification et le choix de l’entreprise dépend essentiellement du degré de confidentialité des documents stockés. L’authentification simple repose sur un seul critère (identification par mot de passe), tandis que l’authentification forte inclut d’autres facteurs afin de mieux protéger l’accès aux données (authentification par sms par exemple).
Autre avantage de la mise en place d’une BDU dématérialisée : la réduction des coûts liés au traitement et à l’impression de tous les documents qui doivent être partagés au sein de l’entreprise mais également à l’extérieur.
En conclusion, la BDU dématérialisée représente de nombreux avantages tant pour les utilisateurs que pour les organisations car les solutions de partage de fichiers offrent des outils permettant de gérer l’accès aux documents, de façon simple et totalement sécurisée.