Ranger, classer et exploiter ses photos quand on n’en possède que quelques centaines, ce n’est déjà pas facile. Mais quand ces ressources se comptent en dizaines, voire en centaines de milliers, leur gestion s’apparente à un véritable casse-tête ! Dans certains métiers, en effet, les images sont des outils de travail à part entière. Elles constituent de puissants leviers de communication et de branding. Alors, dès qu’un utilisateur perd de précieuses heures pour remettre la main sur un visuel précis, c’est toute l’entreprise qui fonctionne au ralenti. La solution ? Adopter un logiciel photothèque pour optimiser la gestion de vos actifs numériques. Si vous ne connaissez pas encore cet outil, voici quatre questions pour en découvrir toutes les facettes.
Qu’est-ce qu’un logiciel photothèque ?
Vous travaillez avec des images ? Les photos sont des ressources cruciales pour votre entreprise ? Vous possédez sans doute une photothèque immense, contenant des dizaines ou des centaines de milliers d’actifs. Sa gestion quotidienne représente un véritable défi : elle est chronophage, complexe, fastidieuse et potentiellement frustrante. Une simple recherche peut prendre des heures. Quant à trouver une information sur les droits d’exploitation d’une ressource, c’est un coup à finir la journée en avalant un cachet d’aspirine.
Un logiciel photothèque permet de s’épargner toutes ces peines. Cet outil prend en charge les tâches relatives à la gestion d’une bibliothèque d’images virtuelles : tri, classement, stockage, traitement, recherche, exploitation, diffusion et archivage. Même la phase d’indexation est laissée aux bons soins du logiciel photothèque. Quand on sait qu’elle consiste à assigner des mots-clés à chaque ressource pour pouvoir l’identifier et la retrouver aisément, et qu’elle peut rapidement se transformer en cauchemar pour le responsable de la bibliothèque d’images, on comprendra toute l’utilité de cette solution.
Notez qu’un logiciel photothèque peut également servir à convertir les fichiers dans le format désiré, à effectuer des retouches, à gérer les options de partage, et même à définir les droits d’accès des utilisateurs en fonction de leur niveau d’autorisation – afin d’éviter toute exploitation indue des ressources.
Pourquoi est-ce indispensable ?
L’image est le Graal de la communication. À lui seul, un visuel peut faire toute la différence entre un contenu que l’on regarde et un autre que l’on ignore. Les articles illustrés par une image comptabilisent 94 % de vues en plus que ceux qui n’en ont pas (1). Sur Facebook, les publications qui embarquent des visuels génèrent 2,3 fois plus d’engagement que les autres (2). Il est donc naturel que les entreprises aient besoin de compter sur un grand nombre de ressources visuelles, notamment dans certains secteurs comme le digital, l’immobilier, la publicité, le e-commerce, le tourisme ou le marketing – pour ne citer que ceux-là.
Problème : avec le développement du numérique et la multiplication des sources (achat sur des banques d’images, téléchargement sur les moteurs de recherche, prises de vues professionnelles, prises de vues réalisées par les collaborateurs à l’aide de simples smartphones), les volumes d’images ont connu une hausse exponentielle. Leur gestion quotidienne s’est donc transformée en casse-tête. Plus grave : alors que la diffusion des images fait partie intégrante de la stratégie de communication des entreprises, les questions liées à la sécurisation des données et au respect des droits d’exploitation deviennent de plus en plus prégnantes.
Le logiciel photothèque est indispensable en ce qu’il permet de répondre à ces problématiques, tout en apportant ses propres atouts.
Quels sont les avantages d’un logiciel photothèque ?
Un gestionnaire d’images est donc incontournable, d’accord. Mais, concrètement, quels sont les avantages qu’il apporte à votre entreprise, à part le gain de temps ?
Adopter un logiciel photothèque permet de :
- Rechercher plus efficacement les images. Outre l’indexation automatisée, vous pouvez compter sur un moteur de recherche intuitif et efficient pour trouver les actifs en quelques clics.
- Centraliser toutes vos ressources visuelles pour en simplifier l’accès. Vous n’avez plus qu’une seule plateforme – votre logiciel photothèque – sur laquelle tous les collaborateurs viennent puiser les actifs dont ils ont besoin. Au passage, vous évitez les doublons.
- Rationaliser vos coûts d’exploitation. Regroupés en un même endroit, vos actifs visuels coûtent moins cher à stocker, à chercher, à transformer et à exploiter.
- Augmenter l’efficacité des utilisateurs. La prise en charge des tâches récurrentes par l’outil et la simplification des processus contribuent à dégager du temps pour les collaborateurs. Conséquence : leur productivité bondit !
- Réduire les risques d’exploitation illégitime. En définissant les accès en fonction des droits des utilisateurs via un simple paramétrage de votre logiciel photothèque, vous évitez des complications juridiques dues à une utilisation inadéquate des images.
Comment choisir le bon gestionnaire de photos ?
Reste à savoir comment sélectionner votre logiciel photothèque, puisqu’il en existe un grand nombre. À ce titre, vous avez deux solutions : opter pour un outil puissant capable de tout faire, même si vous ne l’utilisez qu’à 20 ou 30 % de ses capacités. Ou faire le point sur vos besoins exacts afin de vous diriger vers une solution adaptée.
Inutile de préciser que la seconde option est la plus pertinente. Le choix d’un logiciel photothèque doit se faire en fonction des critères les plus pertinents pour votre structure : volume de ressources à indexer et à stocker, formats utilisés lors de la diffusion, options de mobilité (proposer l’accès à l’outil depuis les smartphones et les tablettes des collaborateurs), aspect évolutif de la solution (possibilité de l’upgrader pour répondre à vos futurs besoins), etc. Si vous exploitez des ressources créées par d’autres, une gestion pointue du copyright et des droits d’utilisation peut s’avérer indispensable.
En outre, plus votre logiciel photothèque sera adapté aux besoins de l’entreprise, plus il sera bien accepté (et bien utilisé) par les collaborateurs. Ce qui lui permettra de révéler tout son potentiel !
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(1) https://www.inboundvalue.com/blog/statistiques-strategie-marketing
(2) https://blog.hubspot.fr/marketing/chiffres-reseaux-sociaux