Lors de l’établissement d’un document, l’apposition d’une date est très importante car elle sert de référence pour les autres. Dans le cadre officiel, le cachet de la poste faisant foi est la référence pour une correspondance externe à une organisation. En interne, un tampon dateur est le plus souvent utilisé. Avec l’avènement de l’internet et le développement de l’informatique, tracer les événements liés à un document nécessite l’horodatage de ce dernier.
L’horodatage est, en fait, un dispositif qui consiste à lier une date et une heure à un événement, à une information ou à une donnée informatique. Il sert à déterminer l’instant a laquelle est réalisée une action.
L’horodatage d’un document doit être fait par un tiers horodateur de confiance ou par une autorité d’horodatage. Il s’agit de l’équivalent de la poste qui appose son cachet sur un document manuscrit. Cette autorité délivre un jeton d’horodatage qui scellera le document en le datant. Cette action permet de se protéger contre toute contestation sur le contenu d’un document et permet aussi de certifier la non-altération de celui-ci depuis la date d’horodatage jusqu’à la nouvelle action.
L’ensemble des actions menées sur un document détermine l’étape où il se situe dans son cycle de vie. Ce dernier décrit le cheminement chronologique d’un document. Quatre étapes sont généralement considérées dans le cycle de vie : la création, la gestion, la diffusion et la conservation.
La création d’un document numérique peut se faire automatiquement ou manuellement. Il peut être créé directement sous format électronique ou être une copie d’un document papier par numérisation. L’horodatage est utile à ce stade pour certifier la date de création du document et peut être utilisé comme preuve d’antériorité ou preuve de respect des délais légaux.
La gestion d’un document numérique englobe la gestion de droits d’accès, son authenticité et son évolution. Les deux dernières sont les plus concernées par l’horodatage. En effet, l’authenticité d’un document numérique est garantie par une signature électronique associée à un horodatage. La non-altération du document est cautionnée par le jeton d’horodatage qui le selle. Par ailleurs, l’horodatage est important dans le traçage de l’évolution d’un document parce qu’il permet de déterminer le moment lié à chaque modification effectuée et de conserver l’intégrité des versions antérieures. Il permet donc d’avoir un historique des modifications subies par le document.
Lors de la diffusion d’un document numérique, il faut donner l’assurance à son destinataire qu’il a reçu la version recherchée et qu’il est authentique. Comme il a été cité précédemment, l’horodatage permet de satisfaire cette attente car non seulement il offre la possibilité de tracer les actions menées sur le document mais il le protège également contre toute éventuelle altération. L’horodatage sert aussi d’accusé de réception opposable lorsqu’elle est effectuée par une autorité d’horodatage.
Enfin lors de la conservation des documents numériques, l’horodatage d’un document permet de respecter les délais légaux d’archivage d’un document. Il permet de se prémunir contre la destruction des documents avant les périodes d’archivage légal et protège ainsi des conflits avec la justice.
L’utilisation de l’horodatage est donc importante pour tracer les événements attachés au cycle de vie d’un document numérique.