1. BDU : un tremplin pour le dialogue social
Premier avantage de la base de données unique, et pas des moindres : la stimulation du dialogue social. Les délégués syndicaux, les membres du comité d’établissement et ceux du CHSCT pourront prendre connaissance des documents importants relatifs aux orientations stratégiques et à la situation financière de l’entreprise. Ils pourront ainsi participer aux discussions en possédant tous les éléments d’informations nécessaires.
2. BDU : une plus grande transparence
L’accès libre (bien que restreint à un certain nombre de personnes) aux documents transmis au CE offrira une plus grande transparence aux yeux des employés, ce qui renforcera l’éthique de l’entreprise.
3. BDU : une meilleure vue d’ensemble de l’entreprise
Les personnes autorisées à consulter la base de données unique pourront accéder à tous les documents qu’elle contient lorsqu’ils le souhaiteront. Par ailleurs, la centralisation des informations facilitera une meilleure compréhension globale de l’entreprise.
4. BDU : un instrument en faveur du travail collaboratif
L’accès sécurisé à des documents à caractère sensibles fera le bonheur des travailleurs nomades et des collaborateurs distants, qui auront la possibilité de consulter facilement les fichiers, n’importe quand et depuis n’importe où.
5. BDU : idéal pour consulter les orientations stratégiques de l’entreprise
La BDU constituera une excellente base pour la consultation annuelle obligatoire sur les orientations stratégiques de l’entreprise.
Base de Données Unique : Quels objectifs ?
- Rassembler toutes les informations transmises au Comité d’entreprise de manière récurrente ;
- constituer un support à la consultation annuelle du Comité d’entreprise sur les orientations stratégiques de l’entreprise
- offrir une vue d’ensemble de l’activité de l’entreprise et une meilleure transparence ;
- faciliter le partage de fichiers électroniques dans le cadre du travail collaboratif tout en garantissant une confidentialité maximale des données ;
- disposer d’informations régulièrement actualisées.
Contraintes & Opportunités des Base de Données Unique
La BDU a été conçue pour contribuer au développement durable et pour répondre à de nouveaux besoins associés au travail collaboratif, tel que le partage de fichiers en ligne. S’il est vrai que la BDU suppose quelques contraintes (principalement juridiques) pour les entreprises, elle leur offre aussi un éventail d’opportunités.
Les principales contraintes de la BDU
- Délai très court de mise en place ;
- obligation d’établir la BDU au niveau de l’Unité économique et sociale ;
- obligation de faciliter l’accès à tous les membres du CE et du CHSCT (titulaires et suppléants) ainsi qu’aux délégués syndicaux ;
- obligation de faciliter l’accès à tous les éléments d’information inclus dans la BDU ;
- obligation de mettre à jour régulièrement les informations (article R2323-1-6 du Code du travail) ;
- obligation de discrétion, en particulier concernant les informations à caractère confidentiel ;
- le classement des informations doit se faire de la façon la plus simple, dynamique et intelligible possible (articles R2323-1-3 et R2323-1-4 du Code du travail).
Développement durable, travail collaboratif : des opportunités à saisir
La mise en place de la BDU doit améliorer les relations sociales, la transparence et la compréhension globale des orientations stratégiques de l’entreprise. Elle doit également permettre un meilleur échange de fichiers en ligne entre collaborateurs. Par exemple, si l’entreprise fait appel à un expert-comptable externe, celui-ci peut rapidement accéder à tous les documents nécessaires à son diagnostic via la BDU. Si un travailleur nomade doit délivrer un rapport urgent, il peut le rédiger depuis n’importe où sur la base des informations contenues dans la BDU.
Base de Données Unique & sécurisation des données, une composante à ne pas prendre à la légère
BDU & contrôle des accès
La base de données unique doit contenir toutes les informations transmises de manière récurrente au comité d’entreprise, tels que les documents relatifs à la situation financière (bilans, rapports) ou aux orientations stratégiques de l’entreprise, ainsi que certaines informations issues du Code de commerce. La plupart des ces informations sont confidentielles. En adoptant une solution de partage de fichiers, vous disposez d’outils qui vous permettent de gérer l’accès aux documents. L’administrateur principal a la possibilité de créer des comptes administrateurs, et de fixer les modalités d’accès et d’utilisation des fichiers en fonction du poste occupé par l’utilisateur.
BDU & authentification
L’authentification a pour but de vérifier l’identité de l’utilisateur. Il existe plusieurs types d’authentification et le choix de l’entreprise dépend essentiellement du degré de confidentialité des documents. L’authentification simple repose sur un seul critère (l’introduction d’un mot de passe), tandis que l’authentification forte inclut d’autres facteurs afin de mieux protéger l’accès aux données.
Les aspects juridiques de la Base de Données Unique
Depuis le 15 juin 2014, la base de données unique (ou base de données économiques et sociales) est devenue une réalité pour les entreprises de plus de 300 salariés. Imaginé par les partenaires sociaux, ce nouvel outil se substitue tous les autres qui existaient jusqu’à présent. S’il est vrai que la BDU facilite le travail collaboratif et le partage des fichiers, sa mise en place est soumise à plusieurs contraintes juridiques visant à garantir son efficacité, une bonne transparence et la confidentialité des données les plus sensibles.
Les délais de mise en place de la BDU
Inscrite dans la loi de sécurisation de l’emploi depuis le 14 juin 2013, la BDU doit être mise en place :
- avant le 14 juin 2014 pour les entreprises de plus de 300 salariés ;
- avant le 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés.
Ces délais ne concernent que les informations relatives aux orientations stratégiques de l’entreprise. Les autres informations devront être introduites avant le 1er janvier 2017.
Quel support de base ?
La loi n’impose aucun support pour une BDU. Chaque entreprise est libre de choisir entre le support papier ou numérique. Toutefois, la plupart des entreprises s’orientent vers le support numérique. De cette façon, tous les collaborateurs de l’entreprise (employés, travailleurs nomades…) peuvent consulter et échanger des fichiers à tout moment et depuis n’importe où. Par ailleurs, les solutions de partage de fichiers en ligne intègrent des fonctionnalités qui renforcent la sécurité des données (horodatage, traçabilité, authentification forte, etc.).
Respect de délai imparti et des critères établis par la loi
La mise en place d’une base de données unique présente une double difficulté. En effet, la BDU doit tout d’abord être opérationnelle avant la date butoir. Mais ce n’est pas tout. Elle doit également remplir certaines conditions, liées notamment à l’accessibilité, aux documents introduits et à l’actualisation des informations. Pour rappel, la BDU doit être accessible aux représentants du personnel (CE, CHSCT et délégués syndicaux). En cas d’absence de base de données unique ou de non-conformité avec la loi, vous vous exposez à une amende de 3 750 € et à un an d’emprisonnement. Heureusement, il existe des solutions qui aident les entreprises à déployer leur BDU en accord avec la législation.
L’après BDES
La base de données unique remplace l’ancienne base de données économiques et sociales (BDES). La promulgation de cette nouvelle loi s’inscrit dans la promotion du développement durable des entreprises. Elle devrait offrir à tous les représentants du personnel une vision claire de la situation et des orientations stratégiques de l’entreprise.
BDU et BDES, quelles différences ?
Pourquoi deux appellations différentes ?
Cette base de données fut initialement nommée BDU, car il s’agit d’un instrument qui rassemble toutes les informations communiquées au comité d’entreprise et relatives aux orientations stratégiques de l’entreprise en un point unique, et auxquelles peuvent accéder tous les représentants du personnel. La BDU fut ensuite rebaptisée BDES, pour rappeler qu’elle devait comporter les informations économiques et sociales, autrement dit les informations transmises au CE.
Objectifs de la BDU/BDES
L’objectif principal de cette nouvelle base de données, qui doit être déployée d’ici le 14 juin 2015 par toutes les entreprises de plus de 50 salariés, est simple : faciliter aux représentants du personnel (membres du CE et du CHCST, délégués syndicaux) l’accès à tous les documents dont ils ont besoin pour prendre collégialement les grandes décisions stratégiques de l’entreprise. Ce nouveau dispositif permet en outre :
- un meilleur partage de fichiers entre collaborateurs (pour les entreprises qui optent pour le support numérique) ;
- une meilleure vue d’ensemble de l’entreprise ;
- un accès rapide aux informations sur une base régulière.
Les contenus de la Base de Données Unique
Au regard de la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013, toutes les entreprises sont tenues de mettre en place une base de données unique (BDU), un outil d’informations sociales et économiques visant à favoriser le développement durable. Ce nouveau dispositif présente de nombreux avantages, notamment une optimisation de l’échange et du partage de fichiers en ligne entre collaborateurs travaillant sur un même projet. Si le délai de mise en place de la BDU diffère selon la taille de l’entreprise, son contenu, lui, est le même pour toutes.
La BDU, le back up du comité d’entreprise
La BDU doit contenir « tous les éléments d’information transmis de manière récurrente au CE ». Concrètement, doivent être inclus dans la BDU :
- Les informations relatives à la situation financière de l’entreprise et qui peuvent figurer dans des rapports ou des bilans. Il peut s’agir d’informations liées à une consultation ou transmises au cours d’une consultation ;
- Les informations utilisées pour définir les orientations stratégiques de l’entreprise ;
- Les informations transmises au CHSCT et au CE ;
- Les informations issues d’autres codes (par exemple le Code de commerce) lorsque le Code du travail prévoit qu’elles doivent être transmises au CE de manière récurrente.
Introduction progressive des autres éléments d’informations
Les entreprises de plus de 300 salariés avaient jusqu’au 14 juin 2014 pour introduire dans leur BDU ces éléments d’information. Celles de moins de 300 salariés disposent d’un an de plus pour se mettre aux normes. Quant aux autres informations, elles devront être insérées progressivement d’ici le 31 décembre 2016.
Qui a accès à la Base de Données Unique ?
La base de données unique est un outil de communication d’informations sociales et économiques obligatoire pour les entreprises. Elle rassemble tous les éléments d’information transmis de manière récurrente au Comité d’entreprise. La centralisation des données relatives aux orientations stratégiques de l’entreprise répond aux besoins liés au travail collaboratif. Elle permet à des collaborateurs internes (employés) ou externes (experts-comptables, travailleurs nomades) de partager des fichiers en ligne rapidement et depuis n’importe où. Cependant, afin de garantir une confidentialité maximale des données les plus sensibles, l’accès à la BDU doit être contrôlé et limité à un certain nombre d’acteurs.
Un accès défini par la loi
L’accessibilité à la BDU est un point clairement défini par la loi du 14 juin 2013. Seuls peuvent avoir accès à la BDU :
- les membres du Comité d’entreprise (CE) titulaires et suppléants ;
- les délégués syndicaux ;
- les membres du comité d’établissement ;
- les membres du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ;
- les délégués du personnel, uniquement en l’absence de CE.
Les modalités d’accès à la BDU
La BDU doit être accessible en permanence à toutes les personnes habilitées désirant consulter ou partager des fichiers en ligne. Toutefois, pour des raisons pratiques, l’entreprise n’est pas obligée d’ouvrir l’accès à la BDU 24h/24 7j/7. Il appartient à l’employeur d’établir les conditions d’accès à la BDU. Il doit cependant s’assurer que les restrictions d’accès ne pénalisent pas les élus dans l’exercice de leurs compétences.
La notion de RSE et son application à la BDU
La responsabilité sociétale des entreprises (RSE) est un concept qui invite les entreprises à accorder une importance particulière aux enjeux sociaux, économiques et environnementaux dans le développement de leur activité. Mentionnée pour la première fois dans les années 1960 sous l’impulsion de la société civile, la RSE ne suscite un réel intérêt de la part des organisations privées et publiques que depuis les années 1990. L’émergence de nouvelles formes de travail (travail collaboratif, télétravail) et la préoccupation croissante pour l’environnement ont contribué à l’essor de la RSE. Afin d’en assurer la pérennité, plusieurs outils ont été mis à disposition des entreprises ces dernières décennies, notamment la BDU.
La RSE, un engagement pour le développement durable
La Commission européenne définit la RSE comme étant « une responsabilité des entreprises vis-à-vis des effets qu’elles exercent sur la société ». La responsabilité sociétale inclut les questions relatives à la gouvernance, aux conditions de travail, à l’environnement, aux droits de l’Homme, aux consommateurs, aux pratiques commerciales et aux consommateurs. Toute entreprise doit tenir compte de ces différents aspects dans ses orientations stratégiques.