Gain de temps, simplification des échanges, optimisation de l’expérience utilisateur, réduction des coûts… Les avantages attribués à la mise en place de la signature électronique sont nombreux et désormais bien connus. Si la crise sanitaire a considérablement développé le recours aux outils de signature électronique, des critères clés comme la sécurité des contenus ou la reconnaissance des prestataires utilisés ont été trop souvent oubliés. Or, ils sont bien sur indispensables à une utilisation réellement avantageuse et pérenne.
La signature électronique, c’est quoi ?
Une signature électronique diffère de son équivalent manuscrit, et pas seulement par son mode d’exécution. En effet, une signature en ligne n’est pas un geste, mais un procédé technique, qui suppose à la fois d’authentifier le signataire, de garantir l’intégrité du document, et de conférer à celui-ci une valeur juridique. Une fois réalisée (si, par exemple, vous venez de signer un PDF), cette signature numérique n’est pas visible : elle prend la forme d’une série de caractères cryptés. Ce n’est en aucun cas un simple « scan » d’une signature manuscrite ajoutée à un fichier informatique.
L’utilisation d’une solution de signature électronique va donc bien au-delà de l’apposition d’un nom sur un document : en authentifiant l’auteur (par le biais d’un certificat électronique) et en scellant le fichier de manière à pouvoir identifier une éventuelle modification par la suite, la signature numérique valide l’engagement du signataire tout en garantissant l’intégrité du document. Ce qui rend le fichier inaltérable, et la signature infalsifiable autant qu’irrévocable. En d’autres termes, une signature en ligne est encore plus fiable, et plus sécurisée, que son équivalent manuscrit.
Quelle est la valeur légale d’une signature numérique ?
La question est légitime. Si vous choisissez de signer un PDF, mettons un contrat de service, jouirez-vous de la même protection que si vous l’aviez signé sur papier ? La réponse est oui, dès lors que les conditions sont réunies.
En effet, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite. C’est le cas en France depuis la loi du 13 mars 2000, qui dispose qu’une signature en ligne engage le signataire de la même façon que sur papier. Avec une précision toutefois : sous réserve que soit utilisé « un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache » (Code civil, article 1367). C’est le cas également dans l’ensemble des pays membres de l’Union européenne, l’article du droit français étant la transcription des exigences du règlement eIDAS. Pour que les conditions soient réunies, il faut donc utiliser un outil de signature en ligne qui s’appuie sur l’obtention préalable, par le signataire, d’un certificat électronique au niveau de sécurité variable. Voilà pourquoi on parle aussi de « signature électronique certifiée ».
Certains outils de signature électronique vont bien plus loin que la garantie de la valeur légale de la signature en s’entourant de certifications et d’accréditations de haut niveau pour offrir un maximum de sécurité, et en déployant des fonctionnalités qui simplifient grandement la vie des entreprises.
Pourquoi choisir oodrive_sign comme outil de signature électronique certifiée ?
Pour qu’un outil de signature électronique offre un maximum de garanties, il doit disposer de qualifications et certifications attestant d’un certain niveau de sécurité préalablement recherché par votre entreprise. À ce titre, la solution oodrive_sign atteste du plus haut niveau en matière de sécurité informatique :
- SecNumCloud (un référentiel relatif aux prestataires de services informatiques en SaaS) ;
- RGS** (le Référentiel Général de Sécurité : un cadre réglementaire prévu pour instaurer la confiance dans les échanges au sein de l’administration et avec les citoyens) ;
- eIDAS (règlement qui formule des exigences relatives à la connaissance des moyens d’identification, dans le cadre notamment d’une signature électronique, au niveau européen) ;
- HDS (pour Hébergeur de Données de Santé, un certificat obligatoire pour une entreprise qui stocke des services ou des applications contenant des données personnelles relatives à la santé des utilisateurs) ;
- ISO 27001 (la norme internationale pour les systèmes de management de la sécurité de l’information).
En sus de ces garanties, oodrive_sign embarque un certain nombre de fonctionnalités susceptibles de simplifier le processus de signature électronique pour les utilisateurs : insertion de champs de personnalisation dans les contrats (Smartfields®), signature en ligne depuis n’importe quel appareil et n’importe où dans le monde, pilotage de l’activité et suivi des documents signés en temps réel, confidentialité des signataires, accompagnement technique et maintenance en continu.
Autant de fonctionnalités qui montrent que la valeur légale de la signature numérique n’est qu’une étape sur le chemin de la transformation digitale, et qu’un outil viable doit pouvoir être 100 % sécurisé ET pratique à utiliser !