Le partage de fichiers en ligne est une action particulièrement courante et nécessaire pour la majorité des collaborateurs et collaboratrices. Que cela s’opère en interne ou à l’externe, pouvoir partager des documents en ligne en toute sécurité est une condition indispensable à la bonne gestion et à la réussite des projets.
Les enjeux du partage de fichiers en ligne
La dématérialisation des processus d’entreprise impose désormais le recours à une solution de partage de fichiers en ligne. Mais les données, actif stratégique principal de bon nombre d’organisations dont la valeur ne cesse d’augmenter, nécessitent un environnement sécurisé et une simplicité d’utilisation.
La sécurité du partage de fichiers en ligne
Si le partage de fichiers en ligne est une action des plus communes pour la plupart des salariés, il est important de recourir à une solution souveraine et sécurisée. Retrouvez à ce propos, notre article sur les différentes solutions de partage de fichiers en ligne. Les entreprises prenant davantage conscience de la sensibilité du contenu qu’elles détiennent, les collaborateurs ont besoin de pouvoir s’échanger des documents via un écosystème de confiance, où l’intégrité des données est une des prérogatives principales de la solution retenue. L’ANSSI, Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information, répertorie d’ailleurs les solutions les plus sécurisées grâce à la remise par ses soins de qualifications et certifications.
Voici quelques chiffres clés attestant de l’intérêt pour les entreprises, de recourir à une solution sécurisée, certifiée par les normes et qualifications en vigueur.
Partager facilement des fichiers en ligne
En plus de la sécurisation du partage de fichiers en ligne, un autre axe important à considérer est l’utilisation d’une solution de collaboration intuitive. En effet, si les collaborateurs et collaboratrices prennent rapidement l’outil en main, leur adhésion est presque gagnée. Celle-ci étant plus qu’indispensable au bon déploiement de la solution ce qui influera directement sur la sécurité des contenus plus ou moins sensibles de l’entreprise.
Il est important pour les collaborateurs et collaboratrices d’utiliser une solution intuitive et sécurisée pour :
- Retrouver ses fichiers stockés, quelque soit leur emplacement
- Collaborer sur des documents ou dossiers sensibles avec des interlocuteurs internes ou externes à l’organisation
- Partager des fichiers volumineux sans limite de taille depuis la messagerie ou l’espace personnel sécurisé en ligne
- Synchroniser les fichiers et dossiers de son poste de travail afin de s’assurer d’accéder aux dernières versions à tout moment
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Focus sur les contenus sensibles d’entreprise
La notion de « contenus sensibles » et tous les enjeux entourant leur bonne gestion, commence à être comprise par les décisionnaires. Le risque cyber, lié à l’augmentation du nombre de cyberattaques et à leur complexité grandissante, apporte un nouveau regarde sur la gestion des contenus d’entreprise. La plupart des salariés manipulent, qu’ils le sachent ou non, un nombre bien plus important de contenus dits « sensibles » qu’ils ne le pensent. Voici un récapitulatif de ce qui peut être considéré comme du contenu sensible d’entreprise, ayant chacun bien évidemment un degré de criticité qui lui est propre :
- Les données d’ordre personnel : les informations privées de vos collaborateurs, mais aussi vos partenaires, vos fournisseurs, vos clients et prospects, etc.
- Les contenus « métier » : ces documents de travail ou industriels, élaborés pour et au nom de l’entreprise, et qui peuvent révéler un savoir-faire, des secrets de fabrication, des documents de propriété intellectuelle, des méthodes de conception, des plans de production, des prototypes, etc.
- Les contenus ou documents stratégiques et organisationnels : il s’agit de toutes ces ressources émanant des instances de gouvernance et qui touchent au cœur de l’entreprise, les décisions stratégiques, les grandes orientations, les projets de recrutement, les synthèses R&D, etc.
- Les contenus ou documents économiques et financiers : particulièrement critiques, ils incluent vos documents de trésorerie, les montages financiers, les rémunérations, les politiques tarifaires, les conditions d’achat auprès des fournisseurs, les budgets prévisionnels, etc.
- Les données légales : toute information liée aux contraintes légales ou de conformité (RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données, Bâle II, etc.).
Par leur nature, ces documents vont avoir un niveau de criticité différent et nécessiter plus ou moins de mises à jour, d’intervenants, de partages. Et ces spécificités peuvent être gérées par la solution de partage retenue. Il existe aussi beaucoup d’autres avantages à la mise en place d’un logiciel de partage de fichiers en ligne.
Le partage de fichiers sensibles en ligne, bien que quotidien, est une action encore trop « banale » pour la majorité des salariés. La dématérialisation étant un processus plus qu’enclenché pour la plupart des entreprises, renforcée par les nouvelles adaptations organisationnelles liées au covid-19, la sécurisation des contenus en ligne se fait plus que pressante. Pour cela, point de solutions gratuites, point de solutions étrangères soumises à des lois extraterritoriales pour le moins aléatoires. Il est désormais nécessaire d’apporter une attention particulière à la sécurité des solutions retenues mais aussi à leur souveraineté.