Si la transformation digitale était un processus déjà bien enclenché pour bon nombre d’entreprises, il aura fallu attendre la pandémie du covid 19 pour que le marché de la signature électronique fasse un réel bond en avant. Découvrons ensemble quels sont les (nombreux) avantages de la signature électronique.
Quelques chiffres sur la signature électronique
Voici notre infographie représentant le marché de la signature électronique. Si la pandémie a permis à bon nombre d’entreprises de s’équiper en logiciels de signature électronique pour maintenir leur activité, il est désormais davantage question de la sécurité des solutions choisies.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Comme nous l’avons écrit plus haut, en raison de la crise sanitaire du covid-19, les entreprises se sont équipées en solutions de signatures électroniques. Mais dans la précipitation certains points indispensables n’ont pas assez été pris en compte. En effet, au vu de la sensibilité des contenus qui transitent par ces différents outils, l’aspect sécuritaire permettant protection et valeur légale aux documents signés doit figurer au premier rang des critères de sélection.
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La sécurité est donc notre avantage n°1 :
Grâce à un système de clés de chiffrement et des processus complets d’identification, la signature numérique garantit à la fois l’authenticité de la signature et l’intégrité du document. Il est donc impossible de falsifier la signature électronique et/ou de modifier le document qui lui est associé.
Avantage n°2 : booste l’efficacité
Le gain de temps généré par la mise en place d’une solution de signature électronique est considérable ! En plus d’offrir une traçabilité claire optimisant le suivi des transactions, la signature numérique permet de réduire les processus de transmissions, en internes comme à l’externe, de façon drastique. Oubliez l’impression, la numérisation, les coursiers et les allées et venues répétées pour récolter les signatures. Aux oubliettes également l’archivage physique ! Grâce à un outil de signature électronique sécurisé et performant, retrouvez facilement votre dossier de preuves au sein d’une plateforme intuitive et protégée.
Avantage n°3 : la conformité juridique
La valeur légale de la signature électronique n’est plus à prouver. Celle-ci est notamment reconnue au travers du règlement européen eIDAS. Ce dernier instaure un cadre européen en matière d’identification électronique et de service de confiance afin d’offrir la possibilité aux entreprises de signer électroniquement leurs documents en toute légalité et sécurité. De plus, la signature électronique fournissant l’authenticité de l’acte et l’identité du signataire, celle-ci est plus difficilement invalidée en justice que son homologue manuscrite. En choisissant une solution en conformité avec la réglementation en vigueur, vous êtes assuré de respecter les obligations légales et donc d’être protégé au maximum.
Avantage n°4 : économique
Parmi les (nombreux) avantages de la signature numérique, la réduction des coûts d’impression, d’expédition et de traitement figure au premier plan. Grâce à l’utilisation d’un logiciel de signature numérique, la productivité des employés augmente en raison de la réduction du temps de traitement des demandes. Les collaborateurs peuvent ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajouté. En même temps cela réduit considérablement les coûts administratifs. Moins de consommation de papier, plus d’affranchissement, ni d’encres pour les impressions etc.
At last but not least, avantage n°5 : écologique
Le recours à une solution de signature électronique a également un impact très positif sur l’environnement et le développement durable de façon plus générale. La signature à distance diminue drastiquement les déplacements. En effet, la signature peut se faire à distance, à tout moment et partout. En plus de mettre un point final aux déplacements purement liés à la signature de documents, la signature électronique diminue aussi considérablement l’utilisation de papier. Plus besoin d’imprimer, de photocopier ou d’archiver physiquement vos documents. Vos contrats, mandats, baux, lettres ou tout autre acte, sont numérisés et sécurisés au sein d’une interface protégée.
Les avantages de la mise en place d’une solution de signature électronique en entreprise ne sont plus à prouver. Sécurisation des processus et des contenus, gain de temps, réduction des coûts, augmentation de la productivité et bon point écologique rythment désormais le quotidien des organisations qui ont su dématérialiser leurs parcours de signatures et opérer un virage de plus de leur transformation digitale.