A l’ère de la transition vers le tout numérique, comment s’assurer de la valeur et de l’authenticité des documents comptables numérisés et archivés par une entreprise ?
L’éditeur Eurécia, qui propose une palette de solutions permettant d’accompagner les TPE et les PME dans leur transformation digitale, leur offre désormais la possibilité d’éditer de manière dématérialisée des justificatifs à valeur probante pour les notes de frais des collaborateurs. Cette nouvelle fonctionnalité a été développée en partenariat avec Oodrive, spécialiste des solutions cloud de partage, de sauvegarde et de signature électronique.
Comment cela fonctionne ?
La fonctionnalité proposée sur la plateforme de gestion administrative du personnel et de gestion des talents d’Eurécia permet aux entreprises, à la fois de numériser rapidement et de manière sécurisée les documents justificatifs des collaborateurs, de les convertir en PDF et de les faire horodater et signer numériquement. Ces justificatifs seront alors reconnus comme ayant la même valeur juridique que les originaux.
Il suffit tout simplement aux salariés de photographier leurs documents depuis leur smartphone et de transmettre leur note de frais. Ils gagnent alors en efficacité pour renseigner leurs dépenses et pour être plus rapidement remboursés.
Qu’est-ce que cela change pour l’entreprise ?
Pour l’entreprise, l’ensemble des justificatifs dématérialisés des collaborateurs conserve une valeur probante et est désormais centralisé sur une seule et même plateforme. Elle est alors délestée de l’archivage papier de ces justificatifs. L’audit interne est ainsi simplifié. Les documents sont directement consultables et exportables en cas de besoin, par exemple lors des contrôles par l’URSSAF.
En s’appuyant sur CertEurope, première autorité de certification en France, Eurécia garantit aux entreprises un gain en productivité, tout en assurant la valeur probante des justificatifs grâce au respect de la réglementation en vigueur (application de l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales et du règlement eIDAS). Archivage numérique, horodatage, signature électronique, certification de l’authenticité et de l’intégrité des documents grâce au cachet serveur RGS**, stockage sur des serveurs certifiés ISO 27001 & conformes Tier III… Eurécia a mis en place un processus de dématérialisation en phase avec la législation en vigueur.
L’entreprise continuera d’apporter de nouvelles fonctionnalités à ses clients et utilisateurs en s’appuyant sur les meilleures technologies du marché.
Pour plus d’information sur la solution proposée par Eurécia et Oodrive, cliquez ici